Post Merger Integration parallel zum Tagesgeschäft – geht nicht? Geht doch!

Ob Pharmaunternehmen erfolgreich sind und ihre Wachstumsziele erreichen, ist in der Regel davon abhängig, dass sie eine erfolgversprechende Pipeline und ein spezialisiertes Produktportfolio haben. Nicht immer lässt sich dies organisch erreichen. Oft braucht es Zukäufe neuer Wirkstoffe oder ganzer Unternehmen. Dabei steht und fällt der Erfolg einer Fusion von Unternehmen mit der Post Merger Integration. Wie ein Unternehmenszusammenschluss möglichst reibungslos vonstattengehen kann, erläutert unsere Interim Managerin in diesem Beitrag.

In diesem Beitrag erfahren Sie,

• warum Post Merger Integrationen individuelle Herausforderungen sind,
• warum bei der Post Merger Integration unzählige Entscheidungen zu treffen sind,
• warum keine Post Merger Integration der anderen gleicht,
• warum Transparenz bei der Post Merger Integration unverzichtbar ist,
• was für PMI-Projekte geeignete Interim Manager:innen auszeichnet,
• wie Interim Professionals die Post Merger Integration unterstützen,
• warum Interim Management ein Erfolgsfaktor bei der Post Merger Integration ist und
• wie eine reibungslose Post Merger Integration gelingt.

Warum sind Post Merger Integrationen individuelle Herausforderungen?

Was in kleinen und mittelständischen Pharmafirmen nur vereinzelt vorkommt, gehört für große Konzerne zum Tagesgeschäft: ein Unternehmenszusammenschluss. Während ein Unternehmen Patente, Lizenzen oder komplette Firmen erwirbt, erweitert ein anderes sein Geschäftsmodell durch den Zukauf eines innovativen Start-ups. Eben, weil sich Übernahmen stark unterscheiden, ist ein Vorgehen nach Schema F bei der Post Merger Integration (PMI) wenig zielführend. Es braucht individuelle Herangehensweisen, in deren Kern es zumeist darum geht, zwei Unternehmen einschließlich ihrer Produkte, Prozesse und Mitarbeitenden wirtschaftlich und operativ ganzheitlich zu integrieren – und zwar möglichst unbemerkt und störungsfrei für das Tagesgeschäft.

Warum sind bei der Post Merger Integration unzählige Entscheidungen zu treffen?

Je nach Art des Unternehmenszusammenschlusses gibt es große Unterschiede, was die Komplexität von PMI-Projekten betrifft – von der Einbindung einer kleinen Einheit bis hin zur Integration mehrerer Produktionswerke. Was alle Merger eint: Es sind unzählige Entscheidungen zu treffen, die ebenso kleinteilig wie vielschichtig sind.

• Ist es sinnvoll, erfahrene Mitarbeitende, langjährige Lieferanten und funktionierende Prozesse zu übernehmen? Sind alle Geschäftsbeziehungen fortzuführen?
• Sind Produktions- oder Unternehmensstandorte zu verlagern? Wie wirkt sich dies auf Integrations- und Unternehmensziele aus?
• Welche Folgen hat die Fusion hinsichtlich empfindlicher Lieferketten?
• Welche Assets sind aus Wettbewerbsgründen noch vor dem Closing zu veräußern? Wie lässt sich die erforderliche Trennung von Personal, Prozessen und Daten ohne negative Implikationen auf die Fusion sicherstellen?
• An welchen Stellen ist Outsourcing sinnvoll? Welche Tätigkeiten lassen sich inhouse besser erledigen?
• Und was bedeutet der Zusammenschluss eigentlich für die Mitarbeitenden auf beiden Seiten?

In der Regel beginnen die Vorbereitungen für die Post Merger Integration erst nach dem offiziellen Eigentumsübergang. Doch mit den Vorarbeiten bis dahin zu warten, wäre fatal. Fühlen sich Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten, Partner und andere Stakeholder nicht ausreichend informiert, ruft dies Unsicherheit hervor – ein optimaler Nährboden für Gerüchte und Spekulationen.

Warum gleicht keine Post Merger Integration der anderen?

Die Fusion von Unternehmen hat häufig das Ziel, neben den Assets auch die fachliche Expertise des akquirierten Unternehmens zu erhalten. Darum sind Personalthemen bei der Post Merger Integration sehr wichtig. Eine erste Maßnahme besteht darin, die geplante Übernahme so früh wie möglich zu kommunizieren – auch, wenn der offizielle Termin für das Closing noch nicht feststeht – und die Mitarbeitenden regelmäßig über das weitere Vorgehen sowie bereits Erreichtes zu informieren. Sind entsprechende Kommunikationskanäle etabliert, ist die Post Merger Integration auf mindestens zwei Ebenen vorzubereiten:

• Technologisch/prozessual: Es gilt, Systeme zu integrieren, Prozesse zu modellieren, Daten zu konsolidieren und zentral verfügbar zu machen.
• Kulturell/kommunikativ: Die Mitarbeitenden sind von Beginn an ins Boot zu holen, eine transparente Kommunikation ist während des gesamten Projekts sicherzustellen. Dabei sind professionelles Projekt- und Change-Management unverzichtbar.

Welche strategischen und operativen Maßnahmen zu ergreifen sind, hängt von der individuellen Ausgangssituation der Unternehmen ab. KMU sind beim Unternehmenszusammenschluss nämlich mit anderen Herausforderungen konfrontiert als Konzerne.

Post Merger Integration: Herausforderungen für kleinere und mittelständische Unternehmen

• Erachten die Post Merger Integrationen als singuläres Projekt. Darum sind ihnen die damit verbundenen Aufgaben und Herausforderungen zumeist fremd.
• Befinden sich mit ihrer Datenhistorie teilweise noch an der Schwelle von analogen zu digitalen Prozessen.
• Üblicherweise hat weder die Geschäftsführung noch die einzelne Fachabteilung eine genaue Vorstellung davon, was genau bei der Post Merger Integration zu tun ist.
• Dementsprechend erkennt das Unternehmen recht schnell, dass es zusätzlich externe Unterstützung und fachliche Expertise benötigt.

Post Merger Integration: Herausforderungen für international tätige Konzerne

• Viele sind mit Post Merger Integrationen vertraut und gehen davon aus, alle PMI-Projekte könnten auf dieselbe Art und Weise erfolgen. Doch globale Erfahrungen und Best Practices lassen sich wegen landes- und firmenspezifischer Unterschiede (z. B. Vertragsrecht) nicht übertragen.
• Geschieht die Post Merger Integration ohne Berücksichtigung individueller Spezifika, ist die Gefahr groß, dass sie scheitert oder zumindest das Tagesgeschäft massiv stört.
• Üblicherweise ist das Management in die Post Merger Integration nicht im Detail involviert.
• Häufig unterstützen flexibel einsetzbare, externe Spezialist:innen die Post Merger Integration.

Warum ist Transparenz bei der Post Merger Integration unverzichtbar?

Unabhängig davon, ob zwei mittelständische Unternehmen fusionieren oder sich ein Konzern beteiligt – es hat sich bewährt, auf interdisziplinäre Projektteams zu setzen, denen sowohl eigene Mitarbeitende als auch externe Fachleute angehören. Der Vorteil: Während interne Projektleiter mit bestehenden Prozessen und Stakeholdern vertraut sind, hinterfragen außenstehende Interim Managerinnen und Manager historisch gewachsene Routinen, zeigen neue Perspektiven auf, bringen ergänzendes Fachwissen ein und unterstützen die Post Merger Integration operativ. Hierfür muss das Pharmaunternehmen mit offenen Karten spielen. Damit externe Fachleute eine bedarfsgerechte Roadmap für die Post Merger Integration erarbeiten und deren Umsetzung effektiv vorantreiben können, brauchen sie einen vollständigen Überblick über die Ausgangslage und etwaige Hürden. Das heißt: Unternehmen, welche für die Post Merger Integration externe Fachleute hinzuziehen, sollten ihnen Zugriff auf sensible Informationen gewähren.

Checkliste: Was zeichnet für PMI-Projekte geeignete Interim Manager:innen aus?

💡Haben Erfahrung mit PMI-Projekten.
💡Wissen, wie pharmaspezifische Anforderungen umzusetzen sind.
💡Kennen sich mit Prozessintegration und -monitoring aus.
💡Sind exzellente agile Projektmanager:innen.
💡Behalten stets den Überblick.
💡Orchestrieren verschiedenste Workstreams.
💡Pflegen eine stake- und valueholdergerechte Kommunikation.

Wie unterstützen Interim Professionals die Post Merger Integration?

Manches mittelständische Pharmaunternehmen gelangt zur Einschätzung, es könne die Post Merger Integration allein bewältigen. Erfahrungsgemäß zeigt sich jedoch, dass die Geschäftsführung oder Projektleitung mit den Prozessen in den Fachbereichen nicht gut genug vertraut ist, während Sachbearbeitende die strategische Roadmap nicht kennen. Konzerne hingegen stehen vor einer anders gelagerten Herausforderung: Globalen PMI-Projektteams fehlt häufig das Wissen um lokale Gegebenheiten – etwa bezüglich des nationalen Gesellschafts-, Arbeits- und Steuerrechts. So oder so: Externe Fachleute wissen, was zu tun ist, und halten die Fäden in der Hand – in allen Bereichen der Post Merger Integration. Die folgenden fünf Herausforderungen zu bewältigen, zählt zu den Kernaufgaben bei der Fusion von Unternehmen:

1. Kernaufgabe beim Unternehmenszusammenschluss: Mitarbeitende mitnehmen

Auch, wenn das Ziel eines Mergers zumeist darin besteht, Wachstum zu generieren und Gewinne zu maximieren, ist es das Personal, welches den Zusammenschluss mitträgt. Die Mitarbeitenden des gekauften Unternehmens stehen der Post Merger Integration häufig mit Skepsis gegenüber – zuweilen sogar ablehnend. Darum ist es entscheidend, die Belegschaft beider Firmen in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Zum Beispiel wünschen sich Mitarbeitende und Führungskräfte gleichermaßen eine zeitnahe und transparente Kommunikation im Hinblick auf ihre zukünftige Rolle. Diese und viele weitere PMI-Aspekte frühzeitig zu besprechen, erhöht die Akzeptanz gegenüber der Fusion und eröffnet Perspektiven für eine aktive Gestaltung der eigenen Zukunft im neuen Unternehmen.

2. Kernaufgabe beim Unternehmenszusammenschluss: Ein professionelles Team mit Führungspotenzial schaffen

Die meisten Mitarbeitenden in der Pharmaindustrie sind Fachleute. Ob inhaltliche Schnittstellen zu anderen Abteilungen bestehen oder ob es Abhängigkeiten gibt, wissen viele nicht. Weil bereichsübergreifende Projekte vielerorts eher eine Ausnahme sind, fehlt in weiten Teilen der Belegschaft häufig das Bewusstsein für übergreifende Themen und Prozesse. Spezialisierte Interim Managerinnen und Manager schaffen zunächst ein wechselseitiges Verständnis füreinander und fördern ein gemeinsames Hinwirken auf das definierte Projektziel. So können Mitarbeitende im Verlauf eines Unternehmenszusammenschlusses übergreifende Themen identifizieren und zusammen (weiter-)entwickeln. Denn das teaminterne Zusammenspiel ist entscheidend für den Erfolg zielgerichteter Fusionen von Unternehmen.

3. Kernaufgabe beim Unternehmenszusammenschluss: Bestehende Verträge überprüfen

Wesentlich bei der Post Merger Integration ist das Vertragsmanagement. Es gilt, sich zunächst einen vollständigen Überblick über alle lokalen und globalen Verträge des zu integrierenden Unternehmens zu verschaffen. Zudem sind sie gegen das bestehende Vertrags- und Leistungsspektrum des Käufers abzugleichen. Auf dieser Basis erhalten Unternehmen dann individuelle Empfehlungen:

• Bei welchen Verträgen ist eine unveränderte Übernahme sinnvoll?
• Welche Kontrakte sind an welchen Stellen anzupassen? Oder gar komplett neu aufzusetzen?
• Gibt es Vertragsbeziehungen, die beendet werden sollten?

Dabei ist es wichtig, einen Konsens zwischen den betroffenen Fachbereichen zu erzielen. Das kommunikative Fingerspitzengefühl und die Neutralität von Interim Manager:innen sind dafür unverzichtbar.

4. Kernaufgabe beim Unternehmenszusammenschluss: Daten konsolidieren

In der Regel ist die Geschäftsführung oder das Management in das operative Datenmanagement nicht involviert, gibt jedoch den strategischen und finanziellen Rahmen dafür vor. Je nachdem, inwiefern die Prozesse in beiden Pharmaunternehmen bereits digitalisiert sind, können externe Fachleute eine Situation vorfinden, in der Verträge und andere wichtige Dokumente in Aktenordnern abgelegt und womöglich bei einer Anwaltskanzlei gelagert sind. Bei anderen Post Merger Integrationen kann es vorkommen, dass beide Firmen eine Vielzahl ähnlicher Systeme betreiben. Hier besteht die Herausforderung darin, die Systeme zu integrieren, die darin befindlichen Daten zu konsolidieren und zentral verfügbar zu machen. Um beide Aufgaben zu bewältigen, braucht es weniger IT-Fachwissen, sondern eine Person, die den Überblick über nationale Datenschutzgesetze und die Prozesse, für welche diese Daten relevant sind, behält – und zwar aus Anwendersicht. Die eigentliche Datenkonsolidierung erfolgt dann in Projektteams, die kleine Aufgabenpakete abarbeiten. Bei besonders heiklen Themen, etwa das Kartellrecht betreffend, sollten die Teams möglichst klein sein. So sinkt das Risiko, dass unternehmenskritische Informationen an die Öffentlichkeit gelangen.

5. Kernaufgabe beim Unternehmenszusammenschluss: Die Fusion als Chance zur Optimierung nutzen

Wegen der jahrzehntelangen Geschichte vieler Pharmaunternehmen haben es Interim Manager:innen häufig mit historisch gewachsenen Strukturen und etablierten Workflows zu tun. Selbst, wenn diese für die Mitarbeitenden gut funktionieren, sind sie teilweise ineffizient. Arbeiten sich externe Fachleute in Verträge, Abläufe, Abteilungsstrukturen, Teamprofile und dergleichen ein, ergibt sich unweigerlich Verbesserungsbedarf. Unternehmen profitieren daher von dem Augenmerk, das eine Post Merger Integration auf Prozesse lenkt, und können ihre Strukturen zielgerichtet optimieren.

Warum ist Interim Management ein Erfolgsfaktor bei der Post Merger Integration?

Interim Manager:innen, die Post Merger Integrationen als externe Projektleitung unterstützen, sind erfolgsrelevant, weil sie

• als zusätzliche personelle Ressource fungieren. Das erlaubt dem Unternehmen, sich auf das operative Tagesgeschäft zu fokussieren.
• langjährige Erfahrung einbringen. Sie sind mit der Komplexität einer Post Merger Integration vertraut und sorgen aufgrund ihres fachlichen Know-hows für ein effektives und effizientes Vorankommen.
• Lösungen nicht nur erarbeiten, sondern auch operativ umsetzen.
• unabhängig vom jeweiligen Unternehmen und damit objektiv agieren. Als Außenstehende haben sie keinerlei Interessenkonflikte und eröffnen neue Blickwinkel. Zudem nehmen sie als neutrale Ansprechpersonen etwaige Sorgen auf und vermitteln zwischen den Parteien.
• die Brücke schlagen zwischen den unternehmerischen Zielen der Geschäftsführung und der operativen Integration von Prozessen sowie Mitarbeitenden, weil sie sowohl mit den operativen als auch den strategischen Herausforderungen der Post Merger Integration vertraut sind. Zudem pflegen sie eine zielgruppenadäquate Kommunikation.

Wie gelingt eine reibungslose Post Merger Integration?

Die Fusion von zwei Unternehmen aus der Pharmabranche ist eine komplexe Herausforderung, die gut vorbereitet, kommuniziert und umgesetzt sein will. Auf Post Merger Integration spezialisierte Interim Managerinnen und Manager unterstützen auf allen Ebenen. Damit einhergehend gilt es, ausreichend personelle Ressourcen bereitzustellen – intern wie extern. Denn die Größe beider Firmen, die Komplexität des Zusammenschlusses und die Integrationsgeschwindigkeit beeinflussen den Ressourcenbedarf, den Unternehmen regelmäßig unterschätzen, erheblich. Wer sich frühzeitig um externe Hilfe bemüht, erhöht seine Erfolgschancen deutlich. Denn neben der reibungslosen Post Merger Integration soll nicht nur das Tagesgeschäft unbeeinträchtigt weiterlaufen. Es ist auch sicherzustellen, dass Entscheidungen mit langen Vorlaufzeiten rechtzeitig getroffen werden, etwa im Hinblick auf Produktneueinführungen, die Personalplanung oder Kongressteilnahmen. Unsicherheiten und Wissenslücken bezüglich der Planungen und Prozesse des zu integrierenden Unternehmens lassen sich bei einer Fusion von Unternehmen kaum vermeiden. Es gilt, gleichermaßen professionell wie agil damit umzugehen und passgenaue Lösungen zu entwickeln – für die Zeit während des Mergers, aber auch darüber hinaus. Bei all dem muss die Versorgungssicherheit der Patienten mit Arzneimitteln gesichert sein – trotz etwaiger Standortverlagerungen von Produktionsstätten und lieferkettenspezifischen Anpassungen. Mit externen Fachleuten erreichen Pharmaunternehmen eine reibungslose Post Merger Integration und ein störungsfreies Daily Business.

Dieser Beitrag ist zuerst im Branchenspecial „Pharma und Medizintechnik“ erschienen. Die vollständige Publikation steht zum Download für Sie bereit. Jetzt die Broschüre kostenlos herunterladen und mehr über Value Chain Management, Kreislaufwirtschaft, Omnichannel-Marketing, datengetriebenes Arbeiten und Automatisierung in der Medizintechnik erfahren!