Das Denken und Handeln innerhalb von Abteilungen ist ein weit verbreiteter Missstand. Organisatorische Silos und Prozessbrüche gibt es in allen Branchen und unabhängig von der Unternehmensgröße. Sicherlich wachsen Prozesse und etablieren sich bei der Belegschaft. Doch spätestens, wenn Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation systemseitig aufrüsten oder von unvorhergesehenen Ereignissen überrascht werden, stoßen traditionelle Workflows an ihre Grenzen. Neben ineffizienten Prozessen und einem heterogenen Datenbestand ist das Silodenken mit weiteren Nachteilen verbunden. Das zumeist unbewusste Fehlen eines abteilungsübergreifenden Verständnisses für das gemeinsame Arbeiten geht zulasten der ganzheitlichen Unternehmensplanung. Um Synergiepotenziale zu heben, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und Kosten zu senken, braucht es einen umfassenden unternehmerischen Ansatz: das Value Chain Management. Was es damit auf sich hat und warum Value Chain Management ohne professionelles Sales and Operations Planning (S&OP) nicht funktioniert, erläutert unser Interim Manager in diesem Beitrag.
In diesem Beitrag erfahren Sie,
- was Value Chain Management ist,
- welche Rolle Sales and Operations Planning (S&OP) im Value Chain Management spielt,
- wie sich ein S&OP-Prozess schrittweise einführen lässt,
- welche Erfolgsfaktoren es im Value Chain Management gibt,
- welche Vorteile professionelles Value Chain Management eröffnet und
- warum Value Chain Management ein fortlaufender Prozess ist.
Was ist Value Chain Management?
Der Fokus des Value Chain Managements liegt auf der Optimierung und Integration aller Aktivitäten und Ressourcen, die zur Schaffung, Produktion und Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen erforderlich sind. Value Chain Management betrachtet die gesamte Wertschöpfungskette einschließlich Lieferanten, Herstellern, Distributoren, Händlern und Kunden. Ziel aller Maßnahmen ist, neben dem Kundenwert auch die Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit zu steigern. Wichtig ist, dass sämtliche Optimierungsbestrebungen im Rahmen eines strukturierten Projektmanagements erfolgen.
💡 Expertentipp
Denken Sie bei der ganzheitlichen Optimierung in Wertschöpfungsketten und nicht in herkömmlichen Funktionen. So erhöhen Sie die Transparenz in Ihrem Unternehmen und verbessern die interne wie externe Kommunikation. Zudem können Sie schon heute die Kapazitäts- und Lagerengpässe von morgen berücksichtigen.
Welche Rolle spielt Sales and Operations Planning (S&OP) im Value Chain Management?
Bereichsübergreifend zu planen, ist ein zentraler Bestandteil des Value Chain Managements. Beim Sales and Operations Planning (S&OP) geht es darum, die Absatz- und Produktionsplanung in Unternehmensbereiche wie Logistik, Marketing, Vertrieb und Finanzen ebenso wie in die Prozesse der Kundennachfrage, Beschaffung, Fertigung, Kapazitäts- und Bestandsplanung auf Augenhöhe zu integrieren. Mit einem derartigen Absatz- und Produktionsplanungsabgleich können sich Unternehmen von Ihren Wettbewerbern abheben. Denn nur, wenn alle Planungsprozesse wie ein Schweizer Uhrwerk präzise ineinandergreifen, ist sichergestellt, dass zum Beispiel die benötigten Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstehen. Vor allem bei unerwarteten Ereignissen wie einer Pandemie ist ein funktionierender S&OP-Prozess unverzichtbar.
Wie lässt sich ein S&OP-Prozess schrittweise einführen?
1. Schritt: Verständnis schaffen
Sales and Operations Planning ist ein integrierter Prozess, der Vertrieb, Betrieb, Finanzen und andere Funktionen eines Unternehmens umfasst. Dabei ist sicherzustellen, dass das Top-Management und alle relevanten Abteilungen ein grundlegendes Verständnis für den Zweck und die Vorteile der integrierten Absatz- und Produktionsplanung haben.
2. Schritt: Team zusammenstellen
Idealerweise gibt es eine S&OP-Steuerungsgruppe, die mit Vertreter:innen aus Vertrieb, Produktion, Beschaffung, Finanzen und anderen Abteilungen sowie einer Projektleitung besetzt ist. Dieses interdisziplinäre Team verantwortet die Modellierung, Umsetzung und Überwachung des S&OP-Prozesses.
3. Schritt: Ziele und Erwartungen festlegen
Wichtig ist einerseits, die Ziele und Erwartungen an den S&OP-Prozess zu definieren, wie etwa Lieferleistung verbessern, Lagerbestände abbauen, Ressourcen besser auslasten und Kundenzufriedenheit erhöhen. Andererseits gilt es, diese Ziele an alle Beteiligten zu kommunizieren, um ein gemeinsames Hinwirken auf deren Erreichen zu bewirken.
4. Schritt: Daten und Systeme vorbereiten
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die erforderlichen Daten und Systeme für einen effektiven S&OP-Prozess verfügen – von Vertriebsdaten über Informationen hinsichtlich Produktionsplanung und -kapazitäten bis hin zu Lagerbestands- und Finanzdaten. Insbesondere für große Konzerne mit Produktionsstätten und Vertriebsstandorten in mehreren Ländern ist eine konsistente Datenbasis zwingend erforderlich.
5. Schritt: Prozess designen
Die Steuerungsgruppe ist gefordert, einen passgenauen S&OP-Prozess zu modellieren, der heutige und zukünftige Anforderungen des Unternehmens berücksichtigt. In die Konzeption des Workflows sind Geschäftsmodelle, Produktlebenszyklen, Produktsegmente und andere relevante Faktoren einzubeziehen. Begleitende Workshops erlauben, die Schritte, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne für die Prozesseinführung festzulegen.
6. Schritt: Mitarbeitende schulen
Es ist unabdingbar, das am S&OP-Prozess beteiligte Personal zu schulen, etwa im Hinblick auf dessen Durchführung, die Nutzung von Tools und die entsprechende Kommunikation. Zudem sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Mitarbeitenden das notwendige Wissen und die erforderlichen Fähigkeiten haben, die angedachte Verantwortung zu übernehmen und die ihnen übertragenen Aufgaben bestmöglich auszuführen.
7. Schritt: Projekt pilotieren
Der modellierte S&OP-Prozess sollte zunächst als Pilotprojekt mit einem geeigneten Use Case in einer Geschäftseinheit starten. Dies erlaubt, etwaige Herausforderungen zu identifizieren und den Geschäftsablauf entsprechend zu optimieren, bevor er unternehmensweit zur Umsetzung kommt. Dabei sollten Firmen den S&OP-Prozess als elementaren Bestandteil der Unternehmenskultur in allen relevanten Bereichen zu verankern. So lässt eine abteilungsübergreifend funktionierende Zusammenarbeit sicherstellen.
8. Schritt: Kontinuierlich verbessern
S&OP ist ein sich ständig weiterentwickelnder Prozess. Darum braucht es Routinen für regelmäßige Überprüfungen und Bewertungen, um Optimierungsmöglichkeiten identifizieren und zielführende Anpassungen vornehmen zu können.
Welche Erfolgsfaktoren gibt es im Value Chain Management?
Produzierende Unternehmen, die ihr VCM bisher noch nicht professionalisiert haben, sind gut beraten, dieses Vorhaben mit Unterstützung mithilfe eines erfahrenen Interim Professionals in Angriff zu nehmen – zumal die Komplexität des Value Chain Managements analog zur Unternehmensgröße steigt. Auf Value Chain Management und Sales and Operations Planning spezialisierte Expert:innen unterstützen zielführend bei der Einführung eines maßgeschneiderten S&OP-Prozesses:
- Strategisch: Da Value Chain Management alle primär am Fertigungsprozess beteiligten Unternehmensbereiche betrifft, arbeitet der Interim Manager oder die Managerin mit den entsprechenden Vertretern eine gemeinsame Strategie aus und stellt einen Konsens hinsichtlich ihrer Umsetzung her. Unverzichtbar ist ein begleitendes Change Management. Neben der Führungsriege sind auch die betroffenen Mitarbeitenden von Beginn an einzubeziehen. Eine transparente und wertschätzende Kommunikation sowie das Aufzeigen von Vorteilen sind besonders entscheidend, um eine breite Akzeptanz innerhalb der Belegschaft zu erreichen.
- Technologisch: In Zeiten von Big Data und Digitalisierung gelingt Value Chain Management nur mit starken Systemen und verlässlichen Daten. Prinzipiell braucht es für Value Chain Management und Sales and Operations Planning die richtigen Datenpunkte. Damit eine technologische Lösung ihr volles Potenzial entfaltet, sind – je nach Systemlandschaft – die Daten zentral zu konsolidieren. Auf Basis einer einzigen Single Source of Truth erhalten Unternehmen einen 360-Grad-Blick auf ihre Wertschöpfungskette und können sie im Hinblick auf prozessuale Abhängigkeiten, produktionsspezifische Engpässe, ineffiziente Workflows, fehlerhafte Forecasts und vieles mehr detailliert betrachten. Daten zu aggregieren und zu visualisieren, macht etwaige Optimierungspotenziale leichter erkennbar.
- Personell: Für die Umsetzung eines initialen Value-Chain-Management-Projekts stellt der Interim Professional ein interdisziplinäres beziehungsweise fachbereichsübergreifendes Team zusammen. Als externe Projektleitung behält er oder sie den Überblick und koordiniert die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen. Zudem erarbeitet die Interim Führungskraft gemeinsam mit dem Team Dokumentationen, Prozessbeschreibungen, Schulungsunterlagen sowie Ablaufdiagramme und begleitet die betroffenen Organisationseinheiten und Mitarbeitenden.
Welche Vorteile eröffnet professionelles Value Chain Management?
Unternehmen profitieren in vielerlei Hinsicht, wenn sie ihr Value Chain Management professionalisieren. Das sind die größten Vorteile in der Übersicht:
- Durch die enge Koordination der verschiedenen Aktivitäten entlang der Wertschöpfungskette lassen sich Engpässe und Ineffizienzen minimieren.
- Ein effektives Value Chain Management ermöglicht eine präzisere Ressourcenplanung.
- Effizienzsteigerungen in der Wertschöpfungskette führen oft zu Kosteneinsparungen im zweistelligen Prozentbereich.
- Durch die Verknüpfung von Lieferanten, Herstellern und Kunden lassen sich Innovationen gemeinsam leichter entwickeln.
- Die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Dienstleistungen erhöht die Kundenzufriedenheit.
- Schließlich eröffnet Value Chain Management einen signifikanten Wettbewerbsvorteil.
Warum ist Value Chain Management ein fortlaufender Prozess?
Die Optimierung der Wertschöpfungskette ist kein einmaliges Projekt, sondern eine Aufgabe, an der Unternehmen kontinuierlich arbeiten sollten. Die eingeführten und integrierten IT-Systeme erlauben, die neuen Prozesse zu monitoren. Valide Daten bilden die Grundlage, auf der Firmen nach einer gewissen Zeit überprüfen können, ob das Value Chain Management im stressigen Tagesgeschäft wie gewünscht funktioniert – oder ob Anpassungen erforderlich sind. Das erlaubt, alle ineffizienten Prozesse innerhalb der Wertschöpfungskette schrittweise zu eliminieren und so den Vorsprung gegenüber der Konkurrenz weiter auszubauen. Zudem lassen sich durch den Rückgriff auf verlässliche Analysen im Bedarfsfall mögliche Alternativszenarien entwickeln.
Die Zeit ist reif für Value Chain Management
Der Wandel zum wertorientierten Unternehmen geht mit einem neuen Mindset und einer veränderten Arbeitsweise einher: Anstatt im engen Korsett von Abteilungsgrenzen zu agieren, rückt die Wertschöpfungskette ins Zentrum der strategischen und operativen Unternehmensführung. Prozesse entlang der Wertschöpfungskette ganzheitlich zu optimieren, erhöht die firmeninterne Transparenz, verbessert die interne wie externe Kommunikation und ermöglicht eine daten- sowie faktenbasierte Entscheidungsfindung. Schließlich können Firmen kapazitäts- sowie Lagerengpässe rechtzeitig erkennen und entsprechende Vorkehrungen treffen. Zugleich erhöhen Unternehmen ihre Resilienz. Da Value Chain Management die Steigerung des Kundenwerts zum Ziel hat, sind die Anforderungen und Bedürfnisse der Kundschaft das Maß, an dem sich die eigene Produkt- und Serviceentwicklung orientiert. Dieser Masterplan bleibt bestehen, selbst wenn sich absatz- und produktionsspezifische Rahmenbedingungen unerwartet ändern sollten. Eine derart resiliente Wertschöpfungskette erhöht die Widerstandsfähigkeit des gesamten Unternehmens und eröffnet zugleich viele Verbesserungsoptionen, die über den reinen Güteraustausch hinausgehen. Darum ist die Transformation zum wertorientierten Unternehmen kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein „Must-have“.
Dieser Beitrag ist zuerst im Branchenspecial „Pharma und Medizintechnik“ erschienen. Die vollständige Publikation steht zum Download für Sie bereit. Jetzt die Broschüre kostenlos herunterladen und mehr über Kreislaufwirtschaft, Post Merger Integration, Omnichannel-Marketing, datengetriebenes Arbeiten und Automatisierung in der Medizintechnik erfahren!
