Wie baut man eine Finanzfunktion auf?

Die Finanzfunktion eines stark wachsenden Unternehmens muss eine ganze Reihe von Herausforderungen bewältigen können:

• Sie muss fähig sein, die unternehmerische Entscheidungsfindung zu unterstützen. Dazu bedarf es eines strategischen Finanzmanagements, das über diverse Steuerungsmittel verfügt – und diese situationsadäquat einsetzen kann.
• Sie muss darüber hinaus ein Zahlenwerk bereitstellen können, das den gestiegenen Ansprüchen an Budgetierung, Cashflow-Planung und Liquiditätsmanagement genügt.
• Schließlich muss die Finanzabteilung Vertrauen bei den Kapitalgebern schaffen und aufrechthalten können. Wesentlich dafür ist ein regelmäßiges Reporting auf Basis des Zahlenwerks, das letzteres erläutert und mit ausformulierten Maßnahmenplänen versieht.

Scale-up-Unternehmen können die Finanzfunktion nicht mehr einem externen Steuerberater überlassen, der die Buchhaltung besorgt – so gut die Zusammenarbeit funktioniert haben mag.

Vielmehr müssen sie eine funktionierende Finanzabteilung aufbauen. Und das stellt die Frage, wie sich so ein Vorhaben umsetzen lässt.

Meinen Kund:innen rate ich zu folgendem Vorgehen:

1. Stellen Sie den IST-Zustand Ihrer Finanzabteilung fest

Am Anfang aller Überlegungen sollte die Analyse des IST-Zustandes stehen. Dabei stehen typischerweise die folgenden Fragen im Mittelpunkt:

• Wird Ihre Buchhaltung vom Steuerberater erledigt und falls ja, wie gestaltet sich die Zusammenarbeit?
• Haben Sie sonst bereits vereinzelt Finanzfunktionen im Unternehmen, auf denen Sie aufbauen können?
• Wie sieht Ihre IT-Landschaft aus? Bieten Ihre Systeme eine Finanzlösung an, die Sie nutzen könnten?

Je nach Reifegrade Ihrer Organisation werden Sie vielleicht andere Fragen stellen oder ergänzen wollen. Aber auf alle Fälle sollte die Analyse so weit getrieben werden, dass den weiteren Planungen eine klare Richtung vorgegeben wird.

2. Erstellen Sie ein Organigramm der zukünftigen Finanzfunktion

Bei der Planung der Aufbauorganisation der zukünftigen Finanzfunktion stehen vor allem diese drei Fragen im Vordergrund:

1. Welche organisatorischen Einheiten wollen Sie einrichten?
2. Wie wollen Sie die Aufgaben in Zukunft verteilen?
3. Wie soll die Kommunikation zwischen diese Einheiten verlaufen?

Eine Klärung dieser Fragen ist vor allem mit Blick auf den Fachkräftemangel wichtig. Denn nicht alle Funktionen und Rollen, die vielleicht nötig wären, werden mit hinreichend qualifiziertem Personal besetzt werden können.

Einen Ausweg bietet die Digitalisierung zentraler Prozesse: Mit einer klugen Planung der Aufbauorganisation können die richtigen Personen und die Automatisierung der entsprechenden Prozesse den Mangel ausgleichen.

Aber dazu braucht es eben eine gut durchdachte und vorausschauende Planung des zukünftigen Finanzbereichs.

3. Implementieren Sie effiziente Schnittstellen zu anderen Funktionen

Unklar definierte Schnittstellen zwischen der Finanzfunktion und anderen Unternehmensteilen wie dem Einkauf oder dem Vertrieb führen zu Problemen und Mehraufwand. Sorgen Sie deshalb dafür, dass die entsprechenden Abläufe als End-to-End-Prozesse gedacht und klar beschrieben werden.

Das kann zu Veränderungen im Unternehmen führen. Schließlich kann es durchaus sein, dass die bestehenden Strukturen besseren Schnittstellen im Wege stehen. Aber die sollten Sie nicht einfach hinnehmen: Prozesse sollten nicht an Strukturen angepasst werden, sondern diese an jene.

In jedem Fall sollten Sie aber die von Veränderungen betroffenen Funktionen zu Beteiligten machen und die Prozesse gemeinsam mit diesen entwickeln.

4. Besetzen Sie Ihre wichtigsten Funktionen top-down

Auch im Finanzbereich herrscht ein Mangel an Fachkräften. Stellen zu besetzen und Mitarbeiter:innen zu finden, ist daher nicht leicht.

Deshalb sollten Sie bei der Personalauswahl am besten top down vorgehen und die wichtigsten Funktionen zuerst besetzen. Aber das wird in der Regel nicht der CFO sein, weil die Besetzung des CFO in aller Regel am längsten dauert.

Fangen Sie bei der Besetzung daher gleich mit der nächsten Führungsebene an. Auf welche Funktion und Rolle Sie sich dabei zuerst konzentrieren sollten, ergibt sich aus der Situation, in der sich Ihr Unternehmen gerade befindet.

Überlegen Sie gut, welche Fähigkeiten Sie in der aktuellen Situation zuerst benötigen: Welche Kompetenzen müssen Sie aufbauen und welche Rollen müssen Sie haben, damit das Finanzteam den Prozess in sich gestalten kann?

5. Denken Sie bei der Stellenbesetzung die Digitalisierung immer mit

Ihr langfristiges Ziel sollte Finance-in-Echtzeit sein, was auf eine gute Integration von Warenfluss und Wertefluss hinausläuft – und für viele Unternehmen eine große Veränderung bedeutet.

Diese Veränderung umzusetzen ist auch Sache Ihres ERP-Anbieters.

Aber sie betrifft auch den Aufbau der Finanzabteilung. Denn bei der Besetzung von Stellen sollten Sie immer auch die anstehende Digitalisierung mit im Blick haben. Die Kandidat:innen, mit denen Sie sprechen, sollten bereits praktische Erfahrung mit digitalen Projekten haben. Entscheidend ist dabei das Mindset.

6. Kommunizieren Sie offen und klar Ihre Ziele  

Ihre Planungen werden sich unweigerlich auf verschiedene Stellen des Unternehmens auswirken, vor allem wenn Sie bereits einzelne Finanzfunktionen im Unternehmen haben.

Auch deshalb ist es wichtig, die mit dem Aufbau der Finanzabteilung verbundenen Ziele in einer möglichst frühen Phase der Planungen offen und klar zu kommunizieren und alle Betroffenen rechtzeitig in den Prozess einzubinden.

Insbesondere mit Ihrem Steuerberater sollten Sie frühzeitig besprechen, wie Sie die Buchhaltung ins Haus holen können. Die Frage ist hier nämlich nicht „ob“, sondern „wann“.

Immerhin: Auf dem Weg zum Ziel haben Sie mindestens einen starken Verbündeten. Das ist Ihr Wirtschaftsprüfer.

7. Stellen Sie ein erfahrenes Finanzteam zusammen

Transformation braucht erfahrenes Management, das belastbare Entscheidungen trifft: Wenn Sie es schaffen, ein intelligentes Finanzteam aufzubauen, das als solches nicht nur Erfahrung mitbringt, sondern auch im Zusammenspiel wirkt, haben Sie die Basis für eine erfolgreiche Transformation geschaffen.

Auf dem Weg dorthin können Sie einzelne Rollen auf Zeit besetzen, bis Sie passende Führungskräfte und Mitarbeiter:innen gefunden haben.

Punktuell kann es sich auch lohnen, Externe als Sparringspartner hinzuzuziehen, um bestimmte Vorhaben durchzudiskutieren.