Finance Shared Service Center für einen internationalen Automobilzulieferer

Das Projekt in Stichworten:

• Aufbau- und Ablauforganisation für Finance Shared Service Center entwickelt
• Rollierende Liquiditätsplanung mit Mutterkonzern abgestimmt und eingeführt
• Kompetenzprofile erstellt und Team für die Finance-Funktionen aufgebaut
• Corona: Liquiditätssicherung, Sanierung und Überwachung der Insolvenzreife
• Gründung einer Transfergesellschaft und Verlagerungen in Niedriglohnländer
• Finance Shared Service Centers nach 6 Monaten erfolgreich in Betrieb

Der Interim Manager wurde von einem Zulieferer der Automobilbranche beauftragt, ein Finance Shared Service Center (FSSC) für insgesamt 7 deutsche Gesellschaften einzuführen. Zudem wurde er damit betraut, ein kompetentes Finance-Team aufzubauen und standardisierte Geschäftsprozesse für die Gesellschaften zu implementieren. Die Ermittlung des Finanzierungsbedarfs und ein transparentes Reporting über die wirtschaftliche Situation ergänzten die Aufgabenstellung. Die Einarbeitung einer fest angestellten Nachfolgerin in die Rolle der Finanzleitung rundete die Aufgabe des Interim Managers ab.

Kurz nach Projektbeginn kam eine weitere Herausforderung hinzu. Die Folgen der sich ausbreitenden Corona-Pandemie erforderten die Einführung einer verzahnten Finanzplanung zur Überwachung der Insolvenzreife.

Aufbau- und Ablauforganisation für Finance Shared Service Center entwickelt

Um eine effiziente Aufbau- und Ablauforganisation mit passenden Teammitgliedern und geeigneten Steuerungsinstrumenten zu schaffen, ermittelte der Interim Manager in Interviews den Bedarf bei allen relevanten Stakeholdern. Anschließend strukturierte er die Anforderungen an die Finanzfunktion und priorisierte die Aufgaben, unter anderem durch den Einsatz einer Stakeholder-Matrix. Im Anschluss erarbeitete er gemeinsam mit seinem Team einen umfassenden Projektplan.

Eines der hoch priorisierten Teilprojekte war die Implementierung eines aussagefähigen internen Management-Reportings. Dazu ermittelte und definierte er relevante Steuerungsgrößen. Eine Herausforderung bestand in einer nachvollziehbaren Überleitung von den externen Abschlüssen nach IFRS auf das interne Management-Reporting. Hierbei brachte der Interim Manager seine jahrelange Erfahrung in der Bilanzierung nach IFRS und HGB sowie in der Erstellung von Finanzplanungen ein. Die Verzahnung von Controlling und Accounting stellte er sicher, indem er harmonisierte Zeitleisten, aufeinander abgestimmte Abschlussaktivitäten sowie regelmäßige Abstimmungen einführte. Dokumentiert wurde der gesamte Prozess in einem Abschlusskalender, der auch die Verantwortlichkeiten beinhaltete.

Rollierende Liquiditätsplanung mit Mutterkonzern abgestimmt und eingeführt

Das Finance-Team im FSSC ermittelte die Liquidität der betreuten Unternehmen vorübergehend anhand einer nur rudimentär ausgestalteten Vorlage. Diese reicht nicht aus, um den zukünftigen Liquiditätsbedarf ausreichend zu quantifizieren. Der Interim Manager stimmte daher mit dem Mutterkonzern eine rollierende Liquiditätsplanung (Detailplanung für 10 Wochen und aggregiert für 12 Monate) ab. In Kombination mit den neuen Steuerungsinstrumenten konnten frühzeitig Maßnahmen zur Verbesserung der wirtschaftlichen Situation abgeleitet sowie der potenzielle Finanzbedarf identifiziert werden.

Kompetenzprofile erstellt und Team für die Finance-Funktion aufgebaut

Die Komplexität des Firmengeflechts sowie die Geschäftsmodelle der beteiligten Unternehmen erforderten für das neue Finance-Team eine Reihe von besonderen Kompetenzen. Neben fundierten Kenntnissen in der Bilanzierung nach IFRS beispielsweise waren aufgrund des „Start-up“-Charakters auch Agilität und Flexibilität gefragt. Der Interim Manager erstellte entsprechende Rollen- und Kompetenzprofile und begleitete außerdem die Auswahl bei den Einstellungen.

Um effiziente Abläufe im neuen FSSC sicherzustellen, entwickelte der Interim Manager ein Schulungskonzept. Die Schulungen umfassten die Teammitglieder des Finance SSC sowie die Mitarbeitenden aus Schnittstellenbereichen wie HR oder Operations. Die große Teilnehmendenzahl und der breite Querschnitt beförderten einen positiven Nebeneffekt: Die Mitarbeitenden entwickelten das Gefühl, „mitgenommen“ zu werden. Das stärkte das Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb der gesamten Organisation. 

Corona: Liquiditätssicherung, Sanierung und Überwachung der Insolvenzreife

Nach etwas mehr als 2 Monaten Projektlaufzeit stellte der Beginn der Corona-Pandemie das Projektteam vor neue Herausforderungen. Die Lage des Unternehmens verschlechterte sich in kurzer Zeit signifikant. In dieser Phase überprüfte der Interim Manager die Liquiditätsplanung nahezu täglich. Regelmäßige Kommunikation sowie vollständige Transparenz über die Finanzen sicherten das Vertrauen des Mutterkonzerns und bildeten die Grundlage für die Bereitstellung benötigter Finanzmittel.

Um eine mögliche Insolvenzreife frühzeitig zu erkennen, entwickelte der Interim Manager in Abstimmung mit der Geschäftsführung eine umfassende und verzahnte Finanzplanung (Bilanz, GuV, Liquiditätsplanung). Ausgehend von externen IFRS-Abschlüssen erstellte er eine Überleitung auf eine Finanzplanung nach handelsrechtlichen Vorschriften. Diese diente als Grundlage für die finale Beurteilung einer potenziellen Insolvenzreife.

Gründung einer Transfergesellschaft und Verlagerungen in Niedriglohnländer

Im gleichen Zeitraum erarbeitete der Interim Manger mit der Geschäftsführung und dem Mutterkonzern Maßnahmen zur Sanierung. Neben der Gründung einer Transfergesellschaft wurden operative Projekttätigen in Niedriglohnländer verlagert. Zusätzlich konnten Organisationsstrukturen verschlankt und die Kostenstruktur in Zusammenarbeit mit den wesentlichen Lieferanten angepasst werden.     

Finance Shared Service Center nach 6 Monaten erfolgreich in Betrieb genommen

Nach 6 Monaten war der Aufbau des neuen FSSC erfolgreich abgeschlossen. Mit einheitlichen Prozessen, standardisierter Berichterstattung und einem professionellen Finanzteam sind alle Voraussetzungen für Transparenz geschaffen. Das individuelle Coaching, die regelmäßigen Informationen und die Eigenwirksamkeit der Mitarbeitenden haben wesentlich zur Erreichung der Projektziele und der Mitarbeiterzufriedenheit beigetragen. Pünktlich zum Abschluss des Projektes konnte die Leitung der Finanzfunktion in die Hände der neu eingestellten und eingearbeiteten Leiterin Finanzen übergeben werden.

Die Beiträge des Interim Managers zur Sicherstellung der Liquidität haben erheblich dazu beigetragen, dass die Herausforderungen der Corona-Pandemie erfolgreich bewältigt werden konnten. Der CFO der vom FSSC betreuten Gesellschaften wurde durch die vielseitige Unterstützung des Interim Managers wesentlich entlastet und konnte seinen Fokus auf strategische Themen und den Aufbau weiterer Funktionen legen.