Reorganisation des Rechnungswesens in einem international tätigen Maschinenbauunternehmen

Das Projekt in Stichworten:

Mandat 1:

• Übernahme der Leitung Finanzen
• Gestaltung und Überwachung der Rechnungslegung nach US-GAAP, der Bilanzierung und des Berichtswesens
• Aufsicht über und Optimierung der Bereiche Finanzwesen/Controlling

Mandat 2:

• Unterstützung und Beratung des Unternehmens bei der Integration in die neue Unternehmensgruppe sowie Umstellung auf IFRS inkl. Einführung neuer IFRS Standards

Mandat 3:

• Unterstützung und Beratung des Unternehmens bei Vorbereitung und Erstellung HGB-Abschluss 2017 der Hauptgesellschaft sowie mehrerer kleiner Beteiligungsgesellschaften
• Post Merger Integration neue Konzernstruktur
• Unterstützung und Beratung bei der Einführung der IFRS-Standards IFRS 15 und IFRS 16
• Diverse Prozessoptimierungen bei Abläufen im Shared Service Center Deutschland.

Mandat 4:

• Restrukturierung Bereich General Ledger im FSSC Deutschland
• Interim Finance Director und Übergabe an neue Funktionsinhaber
• Begleitung Verlagerung der Nebenbuchhaltung nach Osteuropa
• Abspaltung eines Geschäftsbereichs
• Erfolgreiche Funktionsübergabe der eigenen Tätigkeiten an neue Funktionsinhabe

Der Interim Manager wurde wiederholt von einem Tochterunternehmen eines bei Projektstart US-amerikanischen und später finnischen Konzerns mit der schrittweisen Reorganisation des Rechnungswesens und Unterstützung in Sondersituationen beauftragt. Insgesamt übernahm der Finanzexperte aufeinanderfolgend 4 Interim Mandate.

1. Interim Mandat: Innerbetriebliche Strukturen für Jahresabschlüsse neu organisieren

Das international tätige Maschinenbauunternehmen hatte zum Zeitpunkt der Auftragsübernahme eine sehr problematische Jahresabschlusserstellung durchgemacht.

Eine große Anzahl von Leitungsfunktionen im Bereich Finanz- und Rechnungswesen (Hauptbuch) hatte das Unternehmen verlassen. Darüber hinaus wurden gleichzeitig Shared-Service-Funktionen aufgebaut. Zudem gab es unklare Konzernvorgaben bei extrem engen Zeitvorgaben. Daher stand die termingenaue Abgabe der Daten lange auf der Kippe. Innerhalb der Belegschaft gab es erhebliche Unruhe. Die krankheitsbedingten Ausfälle lagen auf hohem Niveau. Um den Jahresabschluss überhaupt liefern zu können, wurden über eine deutsche Beratungsgesellschaft mehrere Consultants beschäftigt, die bei der Jahresabschlusserstellung und auch im normalen operativen Geschäft Unterstützung leisteten. Darüber hinaus wurden mehrere Interim-Manager in der Funktion von Bilanzbuchhaltern sowie Zeitarbeitskräfte eingesetzt.

Um diesen Zustand abzustellen, engagierte das Unternehmen den Interim Manager. Er erhielt den Auftrag, die innerbetrieblichen Strukturen im Finanz- und Rechnungswesen neu zu organisieren. Das Ziel: Die eigenen Mitarbeiter sollen in die Lage versetzt werden, Jahresabschlüsse weitgehend selbstständig zu erstellen. Die bis dato tätigen Berater sollten nach und nach abgelöst werden.

Abteilungen im Finanz- und Rechnungswesen neu geordnet

Bei der Analyse der Abteilungsstrukturen fiel dem Interim Manager auf, dass viele Tätigkeiten im Bereich der Nebenbücher nicht in den Bereichen bearbeitet wurden, in denen sie üblicherweise angesiedelt sind. Die betroffenen Prozesse integrierte der Interim Manager in die entsprechenden Bereiche und initiierte, dass die Personalstärke bedarfsgerecht angepasst wurde.

Mitarbeiter für höher qualifizierte Tätigkeiten befähigt

Darüber hinaus überzeugte und befähigte der Interim Manager Mitarbeiter des Hauptbuchs, sich in neue Prozesse einzubringen. Aus dem Bereich Nebenbuch versetzte er Mitarbeiter mit erfolgversprechender Arbeitsweise in den Bereich Hauptbuch und gab ihnen die Chance, sich hier weiter zu qualifizieren.

Monatliche US-GAAP Abschlüsse werden termintreu abgegeben

Reorganisation und Positionswechsel führten zu einem erheblichen Motivationsschub. Im Ergebnis konnten Interim Manager und Team nunmehr gewährleisten, dass die monatlichen US-GAAP Abschlüsse in hoher Qualität und termintreu abgegeben werden.

Zum Ende dieses Mandats konnte der Interim Manager noch vor dem Jahresende den Bereich in einem stabilen Zustand an die neue Finanzdirektorin übergeben.

2. Interim Mandat: Anpassungen des Reportings nach Firmenübernahme

Anfang 2017 wurde die Gesellschaft von einem finnischen Konzern übernommen. Damit einhergehend musste innerhalb kürzester Zeit das Berichtswesen von US-GAAP auf IFRS umgestellt und eine Eröffnungsbilanz aufgestellt werden. Aus steuerlichen Gründen wurde ein Rumpfwirtschaftsjahr zum 31.03.2017 eingelegt, ein weiteres zum 31.12.2017. Das ermöglichte es, wieder zum üblichen Kalenderjahr zurückzukehren. Der Abschluss zum 31.03.2017 wurde von einer Beratungsgesellschaft durchgeführt. Die neu eingestellte Finanzdirektorin benötigte Unterstützung in dieser Phase, weil sie für diese vielfältigen und komplexen Aufgaben noch nicht lange genug im Unternehmen war. Daher wurde der Interim Manager als mit der Materie vertrauter Finanzexperte erneut mandatiert.

Hyperion-System eingeführt und Umstellung auf IFRS

In enger Zusammenarbeit mit den finnischen Kollegen wurde das neue Hyperion-System eingeführt und die Reportingprozesse angeglichen. Bestehende Bewertungsunterschiede zwischen altem US-GAAP und neuem IFRS wurden ermittelt und angepasst. Die Reportingdeadlines waren nicht gravierend unterschiedlich. Das machte die Umstellung leichter. Darüber hinaus gab es für die innerquartärlichen Abschlüsse starke Erleichterungen. Das wiederum nahm den Termindruck aus den Abteilungen.

Quartalsbericht trotz extremer Komplexität termingenau und in hoher Qualität fertiggestellt

Der Quartalsbericht zum ersten Quartal wurde trotz extremer Komplexität termingenau und in hoher Qualität fertiggestellt. Der Abschluss des Rumpfgeschäftsjahres wurde dank guter Zusammenarbeit mit dem externen Berater vorbereitet und den neuen Wirtschaftsprüfern zur Prüfung übergeben. Anschließend wurde die bevorstehende Aufsichtsratssitzung mit der Geschäftsführung vorbereitet. Im Zuge dieser Arbeiten hat der Interim-Manager der Geschäftsführung nahegelegt, die Erstellung der handelsrechtlichen Abschlüsse wieder zurück ins Unternehmen zu verlagern, um eine größere Transparenz zu schaffen.

Das interne Kontrollsystem der Gruppe wurde gemäß den Richtlinien für den Bereich Finanzen eingeführt und die notwendigen Zuständigkeiten neu festgelegt.

3. Interim Mandat: Implementierung des Reporting- und Konsolidierungstools LucaNet

Nach der erfolgreichen Übernahme durch die finnische Gruppe engagierte das Unternehmen den Interim Manager erneut, um die Jahresabschlusserstellung zu optimieren.

Bis dato stellte sich die Jahresabschlusserstellung extrem komplex, zeitaufwendig und intransparent dar. Beispielsweise wurden Daten aus vier verschiedenen SAP-Systemen zusammengeführt. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, schlug der Interim Manager vor, ein datenbankgestütztes Tool einzusetzen.     

Erfolgreiche Zusammenführung der Daten für Jahresabschlüsse

Im Dezember 2017 fiel der Startschuss zur Implementierung des Reporting- und Konsolidierungstools LucaNet. Das System sollte zur Beschleunigung und zur Transparenz der Jahresabschlüsse nach HGB alle Daten der vier SAP-Systeme auf einer Plattform zusammenfassen. Der erste Schritt war das Customizing der Organisationselemente, dann folgte das Kontenmapping auf die Bilanz- und GuV-Struktur. Anschließend wurde der HGB-Abschluss des ersten Rumpfgeschäftsjahres nachgebildet, um korrekte Vergleichszahlen zu haben. Typische Excel-Fehler kamen nun nicht mehr vor, der handelsrechtliche Abschluss zum 31.12.2017 wurde termingerecht erstellt. Es wurden Kosten von rd. 80.000 € eingespart. Die Wirtschaftsprüfer der Gesellschaft waren mit der Prüfung hochzufrieden.

4. Interim Mandat:

Mitte 2018 hat die Finanzdirektorin das Unternehmen wieder verlassen. Zu diesem Zeitpunkt befand sich das Unternehmen mitten in einem Projekt zur Verlagerung der Nebenbuchhaltung (Debitoren, Kreditoren, Banken, Anlagenbuchhaltung, Reisekosten) in ein Shared Service Center nach Osteuropa. Außerdem wurde die Abspaltung zweier Geschäftsbereiche in eine andere Gesellschaft vorbereitet. Der Projektleiter der Verlagerung bat den Interim Manager, die vakante Position des Finanzdirektors zeitweise zu übernehmen. Zeitgleich suchte der Interim Manager nach einer geeigneten Nachfolge und unterstützte beim Neuaufbau des Bereichs.

Durch den Outsourcing-Prozess und den Weggang der Bereichsleiterin war große Unruhe im Finanz- und Rechnungswesen entstanden. Der Interim Manager beruhigte die Lage, indem er. Intensive Gespräche mit den eigenen Mitarbeitern und mit den Kollegen aus Osteuropa führte. Den vom Stellenabbau betroffenen Mitarbeitern wurden faire Angebote unterbreitet.

Auf Betreiben des Interim Managers wurde das Konzept für den Bereich der Anlagenbuchhaltung noch einmal überdacht. Aus organisatorischen Gründen wurden 1,5 Arbeitsplätze (von ursprünglich 3) im Bereich Anlagenbuchhaltung in Deutschland belassen. Im Dezember 2018 sind die letzten Mitarbeiter ausgeschieden, seitdem werden die Tätigkeiten im Shared Service Center in Osteuropa ausgeführt.

Der Interim Manager war außerdem mit einer rückwirkenden Abspaltung von einem der beiden Geschäftsbereiche befasst. Hierzu musste für die abgebende Gesellschaft eine Eröffnungsbilanz auf den 1.1.2018 erstellt werden. Gleichzeitig musste sichergestellt werden, dass die handelsrechtlichen Jahresabschlüsse beider Gesellschaften ohne Probleme erstellt werden konnten. Da alle Geschäftsbereiche über eigene SAP-Buchungskreise verfügten, konnte über die LucaNet-Software relativ einfach eine Lösung gefunden werden. Der Jahresabschluss 2018 der abgebenden Gesellschaft wurde im März 2019 fertiggestellt. Der Jahresabschluss der aufnehmenden Gesellschaft erfolgte im April 2019.

Im Juli 2018 erarbeitete der Interim Manager zusammen mit dem Projektleiter ein neues Konzept für die künftige Struktur der Buchhaltung in Deutschland. Dieses Konzept sieht vor, statt eines Finanzdirektors zwei Team Manager Accounting für die jeweils zu betreuenden Gesellschaften einzustellen. Das Unternehmen hat dem zugestimmt und beauftragte den Interim Manager, ein entsprechendes Profil zu erarbeiten und anschließend mit einer Personalberatungsgesellschaft die Suche zu starten. Diese Suche lief im August an. Im Oktober startete bereits der erste Kandidat, Anfang 2019 der zweite. Die Einarbeitung durch den Interim Manager verlief schnell und erfolgreich, weil beide Kandidaten breite Erfahrung mitbrachten.

Ergebnis des Gesamtprojektes:

Das Rechnungswesen der Gesellschaft ist jetzt mit erfahrenen Managern neu aufgestellt. Viele Arbeitsabläufe sind wesentlich effizienter eingestellt. Das Team ist hoch motiviert und kann die vielfältigen Aufgaben, die in Zukunft kommen werden (u. a. Harmonisierung der SAP-Systeme auf einen konzerneinheitlichen Standard) zielgerichtet angehen. Darüber hinaus ist die derzeitige Mitarbeiterstruktur so ausgerichtet, bei kommenden strukturellen Anpassungen flexible Lösungen anbieten zu können.