Neuaufbau der Kalkulation für eine Produktion mit hohen Fixkosten

Das Projekt in Stichworten

• Analyse des Kostenverhaltens und Identifikation differenzierter Kostentreiber
• Simulationsrechnungen für mehrstufige Kalkulation von Produkttypen erstellt
• Kalkulationsmodelle nach der 80/20-Regel auf weitere Produkte ausgedehnt
• Kalkulationen um Selbstkosten erweitert und mit Verkaufskalkulation verknüpft
• Neues ERP-System ermöglicht gewinnbringende Kalkulation der Preise

Ein mittelständischer Schweizer Produzent von Kosmetika für Supermärkte und Drogerieketten hatte hohe Fixkosten für Maschinen und Gebäudeanlagen. In einem Markt mit sehr knappen Margen war die Wirtschaftlichkeit der Produktion stark bedroht. Um mehr Transparenz über die Details in der Wertschöpfungskette zu gewinnen, führte das Unternehmen ein neues ERP-System ein. Der heutige Interim Manager wurde damit betraut, die Werteflussbuchungen im ERP-System inklusive einer transparenten Grenzkostenkalkulation bis zum Verkaufspreis vollständig neu aufzubauen.

Analyse des Kostenverhaltens und Identifikation differenzierter Kostentreiber

Die errechneten Herstellkosten waren im Vorsystem wenig verlässlich, da lediglich direkte Kosten und ein sich über die Produktionsstufen kumulierender Gemeinkostenzuschlag berücksichtigt wurden. Der Interim Manager erkannte schnell, dass die Firma für die einzelnen Produkte neben den Vollkosten auch die Grenzkosten kennen musste, um die Wirtschaftlichkeit von Aufträgen sicher einschätzen zu können.

Um zu realistischen Kosteneinschätzungen zu kommen, identifizierte der Interim Manager in Abstimmung mit den Abteilungsleitern erstmals Werte pro „Kostenstelle-Kostenart“ und klassifizierte sie im Verhältnis zur Produktionsmenge in die Kategorien „variabel“, „fix“ und „sprungfix“. Auf diese Weise gelang es, differenzierte Kostentreiber zu identifizieren.

Simulationsrechnungen für mehrstufige Kalkulation von Produkttypen erstellt

Auf Basis der Standardfunktionalitäten des ERP-Systems (Stückliste, Operationsplanschritte, Gemeinkostenzuschlagsarten, Stundensätze) setzte der Interim Manager in Excel anhand konkreter Produkte Kalkulationsmodellvarianten für die verschiedenen Gemeinkosten, die Rüstkosten sowie die direkten Material- und Personalkosten zusammen. Innerhalb von sechs Wochen entstanden aussagekräftige Kalkulationsmodelle für zehn Schlüsselprodukte mit einer klaren Unterscheidung nach fixen und variablen Kosten.

Kalkulationsmodelle nach der 80/20-Regel auf weitere Produkte ausgedehnt

Nachdem die Kalkulationsmodelle durch die Geschäftsleitung verabschiedet und vom Konzern bewilligt waren, entwickelte der Manager ad interim die Modelle weiter. Die Anwendung des Kalkulationsmodells auf die nach der 80/20-Regel wichtigeren Produkte ermöglichte es , die (nicht) absorbierten Gemeinkosten bei einer Anwendung der Kalkulation auf den ganzen Betrieb zu prüfen. Zudem wurden erweiterte Analysen zu „Bruttomargen zu Vollkosten“ und „Fixkostendeckungsbeiträgen“ pro Kunde möglich.

Mit diesem Schritt war der Weg frei für das Aufsetzen der Kontosteuerungen für die Werteflüsse und das Einpflegen der Produktionsplanschritte, der Artikelstücklisten und Ressourcen in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations.

Kalkulationen um Selbstkosten erweitert und mit Verkaufskalkulation verknüpft

Aufbauend auf der im ERP-System definierten Voll- und Grenzkostenkalkulation implementierte der Interim Manager das Zusatzmodul „Flexicalc“ von Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. Dieses Modul ermöglicht die Erweiterung der Herstellkalkulation bis zu den Selbstkosten und eine differenzierte Zuteilung von Entwicklungs-, Verkaufsabwicklungs- und Verwaltungsgemeinkosten auf die (kundenspezifischen) Artikel.

Nach dem Durchrechnen aller Artikel-Selbstkostenkalkulationen im ERP-System unterstützte der Interim Manager den Verkaufs- und Geschäftsleiter bezüglich der pro Kunde zu treffenden Maßnahmen (z. B. Verhandlungen zu Preisen und Losgrößen) und schulte die Verkaufsmitarbeitenden in der korrekten Anwendung der Verkaufskalkulation.

Neues ERP-System ermöglicht gewinnbringende Kalkulation der Preise

Nach gut sieben Monaten konnte der Interim Manager die Einführung des neuen ERP-Systems erfolgreich abschließen. Mit der Voll- und Grenzkostenrechnung bis zu den Selbstkosten war der Verkauf erstmals in der Lage, die Bruttomargen und Fixkostendeckungsbeiträge für jeden Auftrag in jeder Losgröße zu bestimmen. Das wirkte sich schnell sehr positiv auf die wirtschaftliche Lage aus: Das Unternehmen kehrte zu profitablen Finanzzahlen zurück.