Wie kann ich als Mittelständler sozialverträglich Personal abbauen?

1.    Analysieren Sie den regionalen Arbeitsmarkt

Der regionale Arbeitsmarkt ist entscheidend für eine erste Analyse der aktuellen Vermittlungschancen und Abfindungshöhen.

Hier einige Fragen, zu denen für eine erste Einschätzung recherchiert werden sollte:

• Wie ist die Entwicklung der Arbeitslosenzahlen?
• Welche Branchen sind prägend?
• Sind Neuansiedelungen von Unternehmen geplant und/oder ist erkennbar, dass andere schwächeln?
• Welche Restrukturierungen gab es in den letzten Jahren, mit welchen Merkmalen?

Diese Recherchen können ohne Nennung des Unternehmens durch den Experten durchgeführt werden. Neben der Nutzung von digitalen Pressearchiven und dem eigenen Netzwerk wird er dabei auch direkt Kontakt zur Arbeitsagentur aufnehmen und ggf. bereits zu Transfergesellschaften, wenn diese in jüngster Vergangenheit ähnlich gelagerte Projekte durchgeführt haben.

Die so frühzeitig eingebunden Partner sind mit solchen Situationen vertraut, verstehen, dass dies in der Phase vor einer finalen Entscheidung des Unternehmens anonym und streng vertraulich verlaufen muss, und haben in dieser Sondierungsphase großes Interesse, ihr know-how in die Planungen einfließen zu lassen. In einer späteren Phase kann auf diese frühen Kontakte zeitsparend aufgebaut werden.

Aus dieser ersten Phase ergeben sich zudem wichtige Anhaltspunkte für zu erwartende Abfindungsfaktoren und Vermittlungschancen für die betroffene Belegschaft.

2.    Klären Sie die Verfügbarkeit von Transferkurzarbeitergeld

Bei ersten Sondierungen mit der Agentur für Arbeit kann ohne die Nennung des Unternehmens auch die Möglichkeit der Nutzung von Transferkurzarbeitergeld und ggf. weiterer Unterstützungsmöglichkeiten geklärt werden.

Die bei der Agentur für Arbeit für die Genehmigung von Transferkurzarbeitergeld zuständige Person hat in der Regel ein großes Interesse daran, frühzeitig in die Planungen der Vermittlungsunterstützung eingebunden zu werden. Sie wird das Unternehmen umfassend dazu beraten, welche Mittel zur Verfügung stehen und welche Voraussetzungen und Rahmenbedingungen dazu zu beachten sind.

Eine sogenannte Transferberatung ist Grundvoraussetzung für eine spätere Förderung. Die Vorgespräche machen dies zu einer Formalität, die nach Abschluss der Planungsphase zusammen mit Unternehmensvertretern durchgeführt werden kann.

Neben dem für die Finanzierung der Transfergesellschaft erforderlichen Transferkurzarbeitergeld können auch Weiterbildungskosten (teilweise oder vollständig) übernommen werden. Je früher der Beginn von Weiterbildungsmaßnahmen definiert und begonnen wird, desto mehr Fördermöglichkeiten gibt es.

Für ältere Beschäftigte kann eine Transfergesellschaft die Möglichkeit eines vorzeitigen Renteneintritts nach einer daran anschließenden 2-jährigen Bezugsdauer von Arbeitslosengeld bieten. Diese bis zu 3-jährigen „Brücken in die vorgezogene Altersrente“ sind für viele ältere Beschäftigte attraktiv. Für die Kommunikation und die spätere Umsetzung ist wichtig zu wissen, wie die regionale Arbeitsagentur damit umgeht, wenn in diesen Fällen seitens der Betroffenen kein oder nur sehr geringes Vermittlungsinteresse besteht.

Diese Vorgespräche ergeben Klarheit zu den Mindestanforderungen an die Ausstattung einer Transfergesellschaft, insb. zu Laufzeit, Qualifizierungsbudgets, Netto-Entgelt-Aufstockungen und sogenannte Sprinterprämien, mit denen eine frühzeitige Vermittlung in eine Folgebeschäftigung honoriert wird. Daraus ergeben sich wiederum belastbare Eckdaten für eine Kostenabschätzung der Maßnahme.

Die frühzeitige Einbindung der Arbeitsagentur erhöht zudem die Prozesssicherheit im Hinblick auf die Absicherung des Transferkurzarbeitergeldes und einer formal korrekten und zeitgerecht eingereichten Massenentlassungsanzeige.

3.    Analysieren Sie die Belegschaftsstruktur

Anhand von (anonymen) Beschäftigtendaten können verschiedene Umsetzungsszenarien bewertet werden. Dabei stehen die folgenden Aspekte im Vordergrund:

• Welche Auswirkung hätte eine Sozialauswahl?
  • Anhand von rechtssicheren Beispielen (z.B. aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts) kann ermittelt werden, wer im Falle von betriebsbedingten Kündigungen zuerst betroffen wäre.
  • Die im Personalsystem vorliegenden Daten zu den Arbeitsplätzen (Stellenbezeichnungen) sind ein erster Anhaltspunkt für Abgrenzungen von Beschäftigtengruppen. Eine frühzeitige Sichtung der dazu vorhandenen Datenlage ist eine wichtige Grundlage für die weitere Vorgehensplanung.
• Wie sind die Kündigungsfristen? Sind diese einzelvertraglich geregelt oder sind lediglich die gesetzlich bestimmten Mindestfristen (entspr. Betriebszugehörigkeit) zu beachten? Was würde dies für Auslauffristen und -kosten bedeuten?
  • Eine Transfergesellschaft bietet die Möglichkeit eines unmittelbaren Übertritts aller betroffenen Beschäftigten zum Zeitpunkt der Maßnahme (z.B. Verlagerung, Organisationsänderung, (Teil-)Schließung).
  • Die Kündigungsfristen werden in die Transfergesellschaft eingebracht, bestimmen die individuelle Mindestlaufzeit und leisten damit aus Unternehmenssicht einen großen Finanzierungsbeitrag für die Transfergesellschaft.
  • Die (individuelle) Mindest-Beschäftigungszeit in der Transfergesellschaft ist ein wichtiges Gestaltungselement bei einem Sozialplan. Oft wird dies z.B. durch die doppelte Kündigungsfrist bestimmt. Zusätzlich kann eine für alle geltende Mindestbeschäftigungszeit festgelegt werden. Da die maximale Beschäftigungszeit durch die maximale Förderdauer mit Transferkurzarbeitergeld von einem Jahr bestimmt wird, findet man in Sozialplänen oft Formulierungen der Art „Beschäftigungszeit in der Transfergesellschaft entspricht der doppelten Kündigungsfrist, maximal ein Jahr, mindestens vier Monate“.
  • Es ist wichtig, vor dem Eintritt in Verhandlungen zu einem Sozialplan die finanziellen Auswirkungen dieser Gestaltungsparameter zu kennen.
• Wie ist die Altersstruktur? Wie viele Beschäftigte kommen für eine Sonderregelung für rentennahe Jahrgänge in Frage?
  • Da Abfindungen eine angemessene Entschädigung für den Verlust des Arbeitsplatzes sein sollen, wird in Verhandlungen auch von Seiten der Arbeitnehmervertreter die Anwendung der maßgeblich von der Betriebszugehörigkeit bestimmten Abfindung für diese Altersgruppe nicht favorisiert. Statt demjenigen, der wenige Jahre vor der Rente steht aber auf sehr viele Beschäftigungsjahre zurückblicken kann, eine entsprechend sehr hohe Abfindung zuzubilligen, wechselt man vernünftiger Weise die Perspektive und orientiert sich für den finanziellen Ausgleich an der Zeit bis zu einem Renteneintritt. Die Anwendung entsprechender Formeln hat deutliche Auswirkungen auf die Gesamtkosten und ergibt Einsparpotential bzw. mehr Gestaltungsmöglichkeiten.
  • Eine Analyse von Beschäftigungsdauer, Lebensalter und Tätigkeit ermöglicht zudem eine qualitative Einschätzung zu Beschäftigungs- und Vermittlungschancen.

Anhand von Modellrechnungen mit Personalstrukturdaten mit Abfindungsfaktoren und den Gestaltungsoptionen für eine Transfergesellschaft kann ein anzusetzendes Budget für die Personalkosten der Restrukturierungsmaßnahme festgelegt werden.

Es entsteht das Grundgerüst für ein Personaldatensatz, anhand dessen in späteren Verhandlungen die Auswirkungen von Parameteränderungen schnell ermittelt werden können.

4. Holen Sie Angebote von Transfergesellschaften ein

Eine Recherche zu regional etablierten und zertifizierten Transfergesellschaften vertieft die Einschätzungen zur spezifischen Aufnahmefähigkeit des lokalen Arbeitsmarktes und liefert anhand von anonymisierten Daten einen verlässlichen Kostenrahmen.

• Die maßgeblichen Parameter für die Kosten der Transfergesellschaft bestimmen sich aus dem Monatsentgelt, der individuellen Laufzeit und einer üblichen Aufstockung des Transferkurzarbeitergeldes. Sobald ein erster Datensatz zu den vom Personallabbau betroffenen Beschäftigten vorliegt, kann eine Transfergesellschaft sehr schnell die sogenannten Remanenzkosten ermitteln, d.h. die Kosten, die unternehmensseitig zugeschossen werden müssen, um ein Nettoentgelt auf z.B. 80 Prozent des bisherigen Niveaus für die gesamte Zeit zu gewährleisten.
• Als grobe Orientierung dient die Faustformel „ein Monatsgehalt finanziert zwei Monate in der Beschäftigungsgesellschaft“. Daran wird deutlich, dass die durch die Kündigungsfristen bestimmten Auslaufkosten einen signifikanten Anteil der Kosten der Transfergesellschaft abdecken.
• Zusätzliche Kostenelemente ergeben sich aus den Verwaltungskosten, den Qualifizierungsbudgets und den Beratungsleistungen zur Unterstützung der beruflichen Neuorientierung. Während die Ermittlung der Lohnkosten bei allen Anbietern zu denselben Ergebnissen führen sollte, gibt es in der Gestaltung und der Höhe der eigentlichen Leistungen der Transfergesellschaft Unterschiede.
• Es empfiehlt sich die Einholung von Referenzen, bei denen neben der Beratungs- und Vermittlungsqualität auch die administrative Leistung erfragt werden sollte. Eine gute Transfergesellschaft organisiert die Abrechnung effizient und zuverlässig und verfolgt und berichtet die Vermittlungserfolge in monatlichen Statusmeetings. Die grundsätzliche Verwendung der durch frühzeitige Vermittlung freiwerdenden Mittel ist im Vorfeld zu klären und kann dann im Rahmen der Statusmeetings gemeinsam entschieden werden. Sie können z.B. für Härtefälle eingesetzt werden.

5. Vergleichen Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Umsetzungsmöglichkeiten

Zusammen mit Abfindungsmodellen ergeben sich verschiedene Umsetzungs-möglichkeiten, die im Hinblick auf Kosten, Rechtsrisiken und Zeitrahmen bewertet werden können. Sie erhalten eine qualifizierte Grundlage für eine unternehmerische Entscheidung zum Personalabbau.

Zu den großen Vorteilen der Transfergesellschaft gehört dabei, dass

• Beschäftigte zu einem bestimmten (gemeinsamen) Termin übertreten können – unabhängig von individuellen Kündigungsfristen. Dadurch werden sehr schnelle Freisetzungen möglich.
• Die Akzeptanz der Option Transfergesellschaft ist im Allgemeinen sehr hoch: Die Beschäftigten gewinnen Zeit zur beruflichen Neuorientierung und bleiben weiterhin in einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis ohne Nachteile für Renten- und Arbeitslosengeldansprüche.
• Aus Belegschaftsperspektive ergibt sich bei unternehmensseitig gleichem Gesamtbudget durch die zusätzlichen Fördermittel der Agentur für Arbeit auch ein finasnziell attraktiveres Angebot.
• Da der Weg in die Transfergesellschaft nur über den einvernehmlich abzuschließenden „dreiseitigen Vertrag“ (zwischen Unternehmen, Transfergesellschaft und Beschäftigtem) führt, haben Unternehmen maximale Rechtssicherheit.
• Das führt zu einer vergleichsweisen „ruhigen“ Umsetzung des Personalabbaus, der als sozialverträglich bezeichnet werden kann und zudem ein vergleichsweise positives Bild für die im Unternehmen verbleibenden Beschäftigten sowie in der Region hinterlässt: ein nicht zu unterschätzender Effekt! Die Berichterstattung in der Presse und die Reaktionen der Politik auf den Personalabbau werden durch die bereitgestellte Unterstützung deutlich anders ausfallen, als wenn es eine reine Abfindungslösung gibt und die Beschäftigten nach teilweise kurzen Kündigungsfristen „auf die Straße geschickt“ werden.
• Entgegen dem üblichen Vorurteil eines „hohen administrativen Aufwands, den mittelständische Unternehmen nicht erfüllen können“, zeigt sich im Gegenteil, dass durch die frühzeitige Einbeziehung der Transfergesellschaft in der Umsetzung keine zusätzliche Arbeitsbelastung auf die Unternehmen zukommt: die aufwändige Beratungsleistung nach Übergabe des Übertrittsangebotes (dreiseitiger Vertrag) wird von professionellen Experten wahrgenommen, die im erforderlichen Umfang bereitgestellt werden. Die Personalabteilung ist lediglich in der Schlussabrechnung (Resturlaube, Zeitsalden, Abfindungen) gefordert und in der Ausfertigung der Zeugnisse.
• Die „Planungs- und Vorbereitungshürde“ kann wie beschrieben durch einen Experten sehr schnell und diskret erledigt werden. Dadurch, dass dies ohne Nennung des Unternehmens erfolgen kann, sind diese Vorarbeiten sogar einfacher und schneller zu erledigen, als wenn sich die Aufmerksamkeit bereits in einer frühen Planungsphase auf das Unternehmen richtet.

6. Bereiten Sie eine Verhandlungs- und Kommunikationsstrategie vor

Vor Eintritt in Verhandlungen sollten Schlüsselpersonen (Betriebsrat, Gewerkschaft, Politik) ermittelt werden, die vorab zu informieren und für das Vorgehen gewonnen werden sollten.

Bürgermeister und ggf. Bundestagsabgeordnete schätzen es außerordentlich, wenn sie frühzeitig über die geplanten Maßnahmen, deren betriebswirtschaftlichen Grundlagen und der geplanten Umsetzungsschritte informiert werden. Sie sind damit auf später folgende Presseanfragen vorbereitet, können sich informiert zeigen, wissen aber auch, dass die Entscheidung und die Vorgehensplanung fundiert und professionell vorbereitet sind. Auch wenn die Vertraulichkeit dabei vorausgesetzt werden kann, sollte diese Informationen nicht mehr als zwei Tage vor der Information der Belegschaft erfolgen.

Man sollte auf Presseanfragen vorbereitet sein und ein entsprechendes Statement bereithalten. Mit einer Transfergesellschaft wird die häufig benutzte Formel der „Sozialverträglichkeit“ greifbar und der Fokus verschiebt sich schneller von dem Bestreiten der Notwendigkeit der Maßnahme zur Unterstützung bei der beruflichen Neuorientierung der Betroffenen.

Schließlich sind Schlüsselpersonen der Belegschaftsvertreter (Betriebsratsvorsitzende, Gewerkschaftsvertreter) in kleinerer Gesprächsrunde vorab zu informieren. Sie sollen die Chance haben, sich mit der neuen Situation vertraut zu machen, bevor sie sich auf größerer Bühne positionieren müssen. Mit der Option Transfergesellschaft kann das Unternehmen den Belegschaftsvertretern einen frühen Verhandlungserfolg zuschieben und man kann sich dazu verständigen, wann man dies als „vereinbart“ ansieht und wer die Kommunikation dazu vornimmt. Auch bei der finalen Auswahl der Transfergesellschaft sollte den Belegschaftsvertretern mindestens Mitsprache- und Veto-Recht eingeräumt werden.

Tatsächlich ist es wichtig, frühzeitig zu klären, ob eine Transfergesellschaft uneingeschränkt unterstützt wird oder ob es ablehnende Stimmen gibt. Das kann z.B. der Fall sein, wenn die betroffenen Beschäftigten über eine hohe Qualifizierung verfügen, sehr gute berufliche Perspektiven haben und der regionale Arbeitsmarkt sehr aufnahmefähig ist. Auch bei Einkommen oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze sind auf Kurzarbeit basierende Ansätze nicht populär.

Aber diese Punkte hätten bereits in den ersten Schritten der Experten-Analyse (s.o.) auffallen müssen...

Fazit: Ein sozialverträglicher Stellenabbau mit überschaubaren Kosten ist möglich

Bei der Planung eines verantwortungsvollen Stellenabbaus sollte man

• von einer Analyse des regionalen Arbeitsmarkts ausgehen,
• die Umsetzungsmöglichkeiten mit Blick auf die Belegschaftsstruktur klären
• und frühzeitig Kontakt mit der Arbeitsagentur aufnehmen: In Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit gibt es handfeste und finanzielle Unterstützung.

Insbesondere sollte die Nutzung einer Transfergesellschaft in Betracht gezogen werden. Denn Transfergesellschaften helfen, den Personalabbau schnell und planungssicher umzusetzen.

Auch wenn dieses Instrument häufig mit Großunternehmen in Verbindung gebracht wird und als aufwändig und teuer gilt, kann ein erfahrener Interim Manager die Vorteile dieses Umsetzungsweges mittelständischen Unternehmen zugänglich machen.

Nehmen Sie gerne Kontakt auf! Eine solide Grundlage für Verhandlungen mit Arbeitnehmervertretungen können wir innerhalb von zwei Wochen erarbeiten.