Wie optimiere ich den Onboarding-Prozess, um neue Mitarbeiter möglichst schnell zu integrieren?

1. Planen Sie das Onboarding eines neuen Mitarbeiters rechtzeitig und mit großer Sorgfalt vor dem ersten Arbeitstag

Nach der erfolgreichen Rekrutierung ist ein durchdachtes Onboarding mit einem entsprechenden Einarbeitungsplan die ideale Gelegenheit, um den positiven Eindruck, den Sie als Arbeitgeber und Unternehmen während Bewerbungsprozesses erzeugt haben, beim neuen Mitarbeiter weiter zu verstärken.

Binden Sie den neuen Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag aktiv ein, damit er seine künftigen Kollegen bzw. sein Team sowie das Unternehmen und dessen Prozesse besser kennenlernen kann: Stellen Sie beispielsweise wichtige Informationen zur künftigen Position im Unternehmen oder zur Abteilung zur Verfügung, laden Sie ihn zu Veranstaltungen ein und halten Sie in der Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag regelmäßig Kontakt.

Planen Sie den ersten Arbeitstag sorgfältig, um unschöne Überraschungen wie beispielsweise eine fehlende IT-Ausstattung oder einen unvorbereiteten Arbeitsplatz zu vermeiden.

Hilfreich ist es, für den neuen Kollegen im Vorfeld bereits einige Termine, zum Beispiel zum Kennenlernen wichtiger Entscheidungsträger oder für gemeinsame Mittagessen mit den Teammitgliedern, zu organisieren.

So gelingt es bereits in der ersten Arbeitswoche, ein internes Netzwerk aufzubauen, eine Vielzahl von Informationen zu erhalten und sich zu integrieren.

2. Unterstützen Sie neue Mitarbeiter durch die Vereinbarung von Zielen und regelmäßiges Feedback

Gerade in den ersten Wochen des Onboardingprozesses sollte eine fehlende Orientierung des neuen Mitarbeiters oder unklare Erwartungen des Arbeitgebers ihm gegenüber vermieden werden, da es sonst während des Onboardings schnell zu Frustration oder Enttäuschungen kommen kann.

Dies mündet nicht selten als Konsequenz in einer Kündigung während der Probezeit und zieht vermeidbare Kosten für das Unternehmen durch einen erneuten Rekrutierungsprozess nach sich.

Nehmen Sie sich sowohl als Führungskraft als auch als Personalabteilung während des Onboardings Zeit für den neuen Mitarbeiter, um gemeinsam Ziele zu definieren und Hilfestellung bei deren Erreichung zu bieten. Etablieren Sie während der Integrationsphase regelmäßige Feedbackgespräche, in denen Sie sich zu Fortschritten in der Einarbeitung sowie zu ersten Erfolgen in der neuen Position austauschen können und um gemeinsam mögliche Entwicklungsbedarfe frühzeitig zu identifizieren. Nutzen Sie auch die Möglichkeit, durch den neuen Mitarbeiter eine Rückmeldung zu Ihrem Onboarding-Prozess zu erhalten – was funktioniert bereits gut, was kann verbessert werden?

3. Implementieren Sie einen transparenten Prozess mit definierten Verantwortlichkeiten

Erstellen Sie einen genauen Einarbeitungsplan und untergliedern Sie den Onboarding-Prozess in unterschiedliche Phasen, um die unterschiedlichen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine beim bzw. während des Onboardings im Blick zu behalten:

• Was ist alles vor dem ersten Arbeitstag zu erledigen?
• Was ist für den neuen Kollegen in den ersten vier Arbeitswochen im Unternehmen wichtig?
• Wie wird die Probezeit durch die Führungskraft und den Mitarbeiter gemanagt, wie kann Ihre Personalabteilung dabei unterstützen?

Durch die Nutzung strukturierter Checklisten oder entsprechende Software-Lösungen können Sie alle am Einarbeitungsprozess Beteiligten, zumal in der Integrationsphase, organisatorisch und administrativ entlasten.

4. Bedenken Sie beim Onboarding nicht nur fachliche Aspekte

Um eine schnelle und erfolgreiche Integration in das neue Unternehmen zu ermöglichen, sollte der Onboarding-Prozess neben fachlichen Aspekten auch eine soziale Einbindung des neuen Mitarbeiters sowie die Vermittlung der Unternehmenskultur ermöglichen.

Beispielsweise kann durch Einführungsseminare die Geschichte des Unternehmens, seine Vision und seine Werte vermittelt werden, und neue Kollegen erhalten so von Anfang an die Möglichkeit, sich langfristig mit ihrem neuen Arbeitgeber und dem Unternehmen zu identifizieren.

Durch gemeinsame Workshops aller Neulinge im Unternehmen, informelle Treffen mit Kollegen unterschiedlicher Hierarchieebenen oder die Einbindung in Projektgruppen kann der Aufbau eines die Abteilungen übergreifenden Netzwerkes schnell gelingen.

Berücksichtigt werden sollte ebenfalls, dass nicht alle neuen Mitarbeiter die gleichen Erwartungen an „ihren“ Onboarding-Prozess haben. Ein langjähriger Experte wird andere Schwerpunkte als relevant in der Einarbeitung erachten als ein Trainee, ein Auszubildender oder ein neuer Kollege in einer Führungsposition.

Je passgenauer die sensible Phase des Onboardings gestaltet werden kann, desto schneller wird der neue Kollege operativ erfolgreich sein können und sich zugehörig fühlen.

5. Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Onboarding-Paten zur Seite

Zu Beginn ist alles neu und unbekannt – das Team, die Aufgaben, die internen Strukturen sowie die Kultur des Unternehmens.

Um dem neuen Mitarbeiter zu ermöglichen, seine Fragen zu stellen, ohne den Eindruck zu haben, anderen „auf die Nerven zu gehen“ oder sie „von der Arbeit abzuhalten“, hilft es, einen Paten zu Seite zu haben. Dieser kann dabei unterstützen, interne Abläufe zu verstehen, die Unternehmenskultur zu vermitteln und dabei helfen, ein internes Netzwerk aufzubauen.

Als Onboarding-Pate eignet sich ein hierarchisch gleichgestellter Kollege, der im Idealfall schon etwas länger im Unternehmen beschäftigt ist und Freude daran hat, sein Wissen und seine Erfahrungen mit dem Neuling im Unternehmen zu teilen. Gleichzeitig sollte der ausgewählte Pate eine positive Haltung gegenüber dem Unternehmen und dem neuen Kollegen haben sowie die Fähigkeit besitzen, konstruktives Feedback zu geben.