Endlich ist die vakante Stelle besetzt. Jetzt kommt es darauf an, neue Beschäftigte in das Unternehmen zu integrieren. Es ist zu kurz gedacht, dabei nur auf Standardprozesse zu setzen. Es kommt darauf an, dass neue Mitarbeitende sich wohlfühlen – idealerweise vom ersten Tag an. Wie Sie das erreichen? Tipps dazu im Themenspecial „Erfolgreiches Onboarding ist viel mehr als ein Prozess“.
Onboarding darf sich nicht nur auf die Effizienz fokussieren
Onboarding ist kein Selbstläufer: Es birgt auch die Gefahr des Scheiterns. Effiziente Onboarding-Prozesse sind obligatorischer Bestandteil der HR-Arbeit. Dies findet seine Begründung vor allem in den hohen direkten und indirekten Kosten, die Identifizierung, Bindung und Einstellung eines neuen Mitarbeiters verursachen. Gleichzeitig lohnt es sich sehr wohl, nicht nur auf die Effizienz zu fokussieren. Denn erfolgreiches Onboarding darf nicht nur auf den organisatorisch-informellen Teil der Integrationsphase zielen, sondern muss auch auf die affektiven Aspekte umfassend einbeziehen.
Erfolgreiches Onboarding: Der „erste Eindruck“ stellt die Weichen
Der viel zitierte „erste Eindruck“ spielt auch in einem neuen Arbeitsverhältnis eine entscheidende Rolle. Er ist mitunter an hohe Erwartungen geknüpft. Je nach Lebenslauf haben neue Mitarbeitende in der bisherigen Karriere bereits funktionierende Einarbeitungsprozesse kennengelernt - oder wurden auf ganzer Linie enttäuscht. Unabhängig von diesen Vorerfahrungen ist die Erwartung groß, einen wertschätzenden und erfolgreichen Einarbeitungsprozess erleben zu dürfen. Das bedarf eines außerordentlichen Engagements aller Beteiligten.
Es ist deshalb unerlässlich, Einarbeitung und soziale Integration zu professionalisieren. Das trägt der Tatsache Rechnung, dass gerade die frühen Erfahrungen in einem Unternehmen einen langfristigen Effekt auf die Fähigkeit neuer Mitarbeitender haben, in der schnelllebigen Arbeitswelt neuen Herausforderungen zu begegnen.
Unverstandene oder enttäuschte Erwartungen führen zu Unzufriedenheit
Das Ziel des Onboarding-Prozesses ist es, den Mitarbeiter gezielt in den einzelnen Phasen der Integration in das neue Arbeitsumfeld zu unterstützen. Der neue Kollege kommt mit bestimmten Erwartungen in das Unternehmen. Nicht immer ist alles so, wie er es sich vorgestellt hat. Nun kommt es darauf an, wie mit diesen Diskrepanzen umgegangen wird. Vieles ist erklärbar und wird dann verstanden. Was unverstanden bleibt, führt zu Frustration und Unzufriedenheit.
Erfolgreiche Identifikation mit der Unternehmenskultur befördern
Ein erster Schritt hierfür kann die erfolgreiche Identifikation mit der Unternehmenskultur darstellen. Hier ist bereits der erste Orientierungstag eine Weichenstellung, da er das Wahrnehmungsbild über das Unternehmen entscheidend prägt und oftmals lange in der Erinnerung verankert bleibt. In den weiteren Schritten sind dann die Abläufe zu erläutern und die Erwartungen der Vorgesetzten offenzulegen. Weiter sind die Ziele, die das Unternehmen mit der Beschäftigung des Mitarbeiters verfolgt, zu vermitteln und die Integration in das soziale Geflecht des Unternehmens zu unterstützen.
Einarbeitungsphasen sind stark von Emotionen geprägt
Dabei sollte das Ziel sein, eine größtmögliche Übereinstimmung zwischen der Wahrnehmung des Mitarbeiters und den in der Findungsphase kommunizierten Versprechen des Unternehmens herzustellen. Authentizität spielt eine entscheidende Rolle, da sie für die meisten Arbeitnehmer unmittelbar erfahrbar ist und im Wesentlichen ihre Emotionen während der Einarbeitungsphase prägt. Daher sind neben organisatorischen vor allem weiche Faktoren in der Onboarding-Phase zu berücksichtigen. Dabei sind die Ansprüche der unterschiedlichen Zielgruppen vielfältig und bedürfen zum Teil einer individuellen Planung.
Onboarding prägt Motivationsstruktur und emotionalen Bindungsgrad
Aber ganz gleich, ob gesonderte Maßnahmen für spezielle Zielgruppen oder einheitlicher Integrationsprozess: Wichtig ist, dass sich die in der Findungsphase umworbenen Talente auch in der Arbeitsrealität im Unternehmen wiederfinden und ihre persönlichen Leistungspotenziale innerhalb der Unternehmenskultur abrufen können. Dies bildet die Basis der künftigen Motivationsstruktur und definiert ihren emotionalen Bindungsgrad an das Unternehmen.
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