Evaluation von HR-IT-Tools für einen globalen Mittelständler

Das Projekt in Stichworten:

• Evaluation von HR-IT-Tools für einen globalen Mittelständler
• Operative und strategische HR-Prozesse waren bisher nicht zentral gesteuert
• Anforderungen an das künftige IT-System ermittelt und Schnittstellen identifiziert
• Kunden von der Auswahl über Fragen bis zur Roadmap beraten und begleitet
• Markt evaluiert und klare Empfehlung für einen HR-IT-Anbieter ausgesprochen

Kunde des Interim Managers war ein Mittelständler aus Bayern. Der europäische Marktführer in seinem Segment beschäftigt weltweit mehr als 3.000 Mitarbeiter in 27 Ländern. Das Unternehmen hatte eine massive internationale Expansion hinter sich und die Situation war weiter von Wachstum geprägt. Nach einem Wechsel im HR-Management wurde die Entscheidung gefällt, die internationalen Prozesse zu vereinheitlichen und die strategischen Komponenten von Human Resources auszubauen. Als Grundlage für beide Aspekte sollte eine moderne und leistungsfähige IT-Plattform für HR-Prozesse eingeführt werden.

Operative und strategische HR-Prozesse waren bisher nicht zentral gesteuert

Der Kunde hatte bereits seit mehreren Jahren in Deutschland HR-Software für das Stammdatenmanagement, die Zeiterfassung und die Abrechnung. Internationale Tools gab es hingegen nicht. Die internationalen HR-Bereiche agierten vielmehr selbstständig und autonom. Das bedeutet für die Zentrale immer wieder erheblichen Aufwand. Beispielsweise mussten zentrale Key Performance Indikatoren wie FTE- oder Mitarbeiteranzahl nach Ländern/Geschäftsbereichen oder demografische Daten manuell in den einzelnen Ländern abgefragt und dann in Excel konsolidiert werden. Strategische und innovative HR-Themen waren bisher überhaupt nicht zentral gesteuert.

Anforderungen an das künftige IT-System ermittelt und Schnittstellen identifiziert

Das Unternehmen beauftragte zunächst ein IT-Beratungshaus, das auf die Beschaffung und Einführung von IT-Systemen spezialisiert ist. Im Unternehmen selbst aber gab es keine ausreichende Expertise, um die fachlichen HR-Aspekte abzudecken. Diese Aufgabe übernahm der Interim Manager.

Bei Mandatsabnahme klärte der Interim Manager zunächst im Detail, welche Anforderungen das anzuschaffende System aufgrund der internen Prozesse abdecken muss. Mit der IT identifizierte er die Schnittstellen zu anderen Systemen, wie beispielsweise zu Finanzsystem, Zeit- und Zutrittserfassung, Kapazitätsplanung für den Schichtbetrieb oder Abrechnungen für die Kantine.

Kunden von der Auswahl über Fragen bis zur Roadmap beraten und begleitet

Besondere Sorgfalt verwendete der Interim Manager darauf, dem Kunden mögliche Auswirkungen der IT-Tools auf die bestehenden HR-Prozesse aufzuzeigen. Er unterstützte den Kunden, die Elemente der verschiedenen Produkte und deren Nutzen für die HR-Prozesse zu verstehen. Schließlich half er, Fragestellungen an mögliche künftige IT-Partner zu erarbeiten.

Ein wichtiger Aspekt innerhalb der HR-Organisation war, welche Erfahrungen mit den entsprechenden Tools bereits vorhanden waren und welche Kapazitäten für die fachliche Betreuung zur Verfügung standen. Zudem erarbeitete der Interim Manager gemeinsam mit dem HR-Team eine Roadmap, in der festgelegt wurde, welche IT-Unterstützung für welche HR-Prozesse wann benötigt wird.

Markt evaluiert und klare Empfehlung für einen HR-IT-Anbieter ausgesprochen

Im nächsten Schritt evaluierte der Interim Manager den Markt nach Anbietern und Produkten. Die Herausforderung bestand dabei darin, ein Produkt zu finden, das einerseits alle HR-Bereiche abdecken kann und international einsetzbar ist. Andererseits sollte das System von der Komplexität und vom Einführungs- und Wartungsaufwand zu einem Mittelständler passen. Zudem hatte der Kunde klar gemacht, Outsourcing aktuell nicht in Betracht zu ziehen.

Der Interim Manager identifizierte eine Reihe geeigneter möglicher Partner und Produkte. Nach einer ersten Auswahlrunde mit HR und IT des Unternehmens wurden 3 Anbieter zu Präsentationen eingeladen. Dieses Verfahren steuerte und moderierte der Interim Manager. Nach Abwägung der fachlichen Komponenten und der finanziellen Aspekte gab der Interim Manager eine klare Empfehlung. Eine wichtige Rolle bei dieser Entscheidung spielt auch, wie die Einführung die Ressourcen des Kunden belasten würde, sowohl durch Kosten für externe Berater als durch Bindung interner Mitarbeiter.

Der Kunde folgte den Empfehlungen des Interim Manager. Nach der Implementierung erreichte ihn das Feedback, dass der Lösungsansatz sehr gut zum Kunden passe und die Einführung des HR-IT-Tools erfolgreich mit dem erwarteten Nutzen abgeschlossen werden konnte.