Auditierung von Stellenbeschreibungen in der Biotechnologie (350 Mitarbeiter)

Die HR Interim Managerin wurde als HR Unterstützung zur Überarbeitung und Erstellung der Stellenbeschreibungen von einem US-amerikanischen Biotechnologiekonzern beauftragt. Die HR Interim Managerin fand sich in die Organisation sehr schnell ein und fühlte sich in dem medizinischen und dynamischen Umfeld sehr wohl.

Die bevorstehende Auditierung verlangte eine vollständige und lückenlose Vorlage der Stellenbeschreibungen für jeden Mitarbeiter. Das Projekt hatte kurz zuvor ein ausgeschiedener Mitarbeiter begonnen. Es gab keine Dokumentation und keine Transparenz hinsichtlich des bisherigen Projektverlaufs. Die HR Interim Managerin verschaffte sich zunächst einen Gesamtüberblick und erstellte aus selbst gewonnenen Informationen Standardtemplates. Aufgrund ihres kommunikativen Wesens zog sie es vor, mit den jeweiligen Führungskräften in ein persönliches Gespräch zu gehen, um sich die Stelle und die Stellenanforderung schildern zu lassen. Daraufhin fügte sie die Informationen in das Standardtemplate. Nur noch wenige Änderungen mussten in einem zweiten Gesprächstermin verändert werden. Damit konnte die HR Interim Managerin ihr Projekt zeitgerecht umsetzen und eine erfolgreiche Auditierung gewährleisten.

Wegen ihres breiten Erfahrungsschatzes und ihres guten Prozessverständnisses konnte sie die HR Leitung überzeugen, die Stellenbeschreibungen für weitere HR relevante Themenfelder zu berücksichtigen. Die Inhalte aus der Stellenbeschreibung fanden Bezug auf die Themenfelder Joblevelling, Zeugniserstellung, Recruiting und Beförderungen.

Analyse und Optimierung von bestehenden Prozessen

Durch die Auslandsentsendung einer HR Mitarbeiterin übernahm die HR Interim Managerin auch die operative und strategische Personalarbeit sowie die Strukturierung und Professionalisierung der Personalarbeit. Hierzu zählten insbesondere Beratung und Coaching der Führungskräfte. Das umfasste beispielsweise die Umsetzung der operativen Personalarbeit unter Anwendung der gesetzlichen und rechtlichen Bestimmungen sowie die Personalbeschaffung für medizinische Mitarbeiter im Innen- und Außendienst sowie im kaufmännischen Bereich. Zudem übernahm sie die Betreuung der Auszubildenden und Trainees und beriet zur Re-Organisation der Nachwuchskräftebetreuung.

Wegen ihres breit gefächerten Fachwissens, ihrer Coachingkompetenz und ihrer geschulten Art, Wissenstransfer zu gewährleisten, gelang es der HR Interim Managerin, ein hohes HR-Know-How an das Team weiterzugeben.

Die im Wachstumsprozess befindliche Organisation beauftragte die HR Interim Managerin ferner mit der Analyse und Optimierung von bestehenden Prozessen. Unter Einbeziehung der Schnittstellen sowie dem im Ausland befindlichen HR Shared Service Center ermöglichte die HR Interim Managerin eine sinnvolle Optimierung der Prozesse. Die neue Struktur zeichnet sich dadurch aus, dass sie nachhaltig umsetzbar und im Tagesgeschäft „lebbar“ ist. Dabei legte die HR Interim Managerin großen Wert auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit ihrer Arbeit. Nicht zuletzt wegen ihrer regelmäßigen Kommunikation konnte sie das Interim Mandat sehr erfolgreich gestalten.

Zu den weiteren Aufgaben der HR Interim Managerin in diesem Projekteinsatz zählten überdies:

• Erarbeiten und Einführung von HR Standard Prozessen für Feedbackgespräche, Performancegespräche, Orientierungsgespräche und Probezeitbeurteilungen
• Implementierung eines Zeugnistools mit HR Shared Service in der Schweiz