Globale HRIS Strategie nach einem Carve Out

Das Projekt in Stichworten:

• Zukunftsfähiges HR Informationssystem auswählen und einführen
• Reifegrade der über Jahre gewachsenen komplexen HR-Prozesse erhoben
• Cloudbasierte SAP-Lösung als global führendes System ausgewählt
• Pflichtenhefte für Integration von SAP HANA und Successfactors erstellt
• Ausgründung nach erfolgreichem Projektabschluss mit eigenständigem HRIS

Kunde in diesem Interim Mandat war ein Unternehmen der Spezialkunststoffindustrie. Es war im Rahmen einer strategischen Portfoliooptimierung aus dem Mutterkonzern gelöst und veräußert worden. Das neue Unternehmen beschäftigt mehr als 3.800 Mitarbeiter in mehr als 20 Ländern. Die beim Carve Out mit dem ehemaligen Mutterkonzern geschlossenen Transition Service Agreements (TSA) sahen eine prozessuale und IT-technische Unterstützung der ehemaligen Mutter für maximal 24 Monate vor.

Zukunftsfähiges HR Informationssystem auswählen und einführen

Aufgabe des Interim Managers war es, für das junge Unternehmen eine zukunftsorientierte Strategie für ein Human Resources Information System (HRIS Strategie) zu entwickeln. Darüber hinaus sollte er den Prozess von den erforderlichen Aufforderungen zur Angebotsabgabe (Requests for Proposal) bis zum Vertragsabschluss unterstützen und die Realisierung innerhalb von 18 Monaten planen.

Reifegrade der über Jahre gewachsenen komplexen HR-Prozesse erhoben

Zu den besonderen Herausforderungen dieses Projektes zählte, dass die HR-Prozesse und Systeme des neuen Unternehmens aufgrund der TSA noch von der ehemaligen Mutter gesteuert wurden. Bei der Analyse der Ist-Reifegrade dieser Prozesse ermittelte der Interim Manager eine hohe Prozesskomplexität des HR-End-to-End-Prozesses. Erschwerend kam ein geringer Standardisierungsgrad hinzu. Ferner war die HR IT-Landschaft über Jahre gewachsen. Das Ergebnis: eine Vielzahl unterschiedlicher und zum Teil selbst entwickelter Systeme mit entsprechend zahlreichen Schnittstellen und Abhängigkeiten.

In Priorisierungsworkshops wurde das Ziel definiert, sämtliche HR-Prozesse und -Systeme durch eigene Lösungen zu ersetzen. Das Ergebnis des gemeinsamen Scopings ergab, in der Phase 1 mit den Hauptländern Deutschland, USA und China zu beginnen. In einer zweiten Phase sollten die restlichen Länder (Rest of World) folgen.

Cloudbasierte SAP-Lösung als global führendes System ausgewählt

In weiteren Management-Workshops wurden die Eckpunkte der HRIS Strategie festgelegt. Nach dem Prinzip „HR leads – IT follows“ clusterte der Interim Manager die Vorhaben in globale, global harmonisierte und regionale Prozesse zur Harmonisierung der HR-System- und Prozesslandschaft. Für jeden Prozess wurde festgelegt, ob er durch ein zentrales oder lokales System unterstützt werden soll. Die Workshops und Einzelgespräche führten letztlich zum Zielbild einer cloudbasierten HRIS-Strategie, die dem Grundsatz „Only employees recorded in the Global Cloud get their salary“ folgten. Führendes System (system of record) sollte die cloudbasierte Lösung sein. Alle länderspezifischen Systeme (insb. Payroll) sollten sich aus diesem System bedienen.

Für die Realisierung der cloudbasierten Lösung standen die Softwarelösungen Successfactors und Workday zur Auswahl. Die deutsche und chinesische Payroll liefen bereits auf SAP on premise Inhouse-Systemen (SAP HANA) bei der ehemaligen Mutter. Sie sollten auf SAP Human Captial Management (SAP HCM) bei einem Provider migriert und ausgelagert werden.

Im Rahmen des dazu erstellten Business Cases wurden die aktuellen TSA-Kosten mit den Optionen „Smooth HR process improvement“ und „Determined HR process improvement“ verglichen. Die Abwägung von Vor- und Nachteilen sowie der damit verbundenen Kosten führte zu der Entscheidung, Successfactors als Cloud-Lösung einzuführen und das auf einen Provider ausgelagerte SAP-System für Deutschland und China in die Cloud zu integrieren.

Pflichtenhefte für Integration von SAP HANA und Successfactors erstellt

Nach der Entscheidung für das Operating Modell begleitete der Interim Manager in enger Zusammenarbeit mit dem Einkauf des Kunden die Phase der Requests for Proposal für Successfactors und SAP Payroll (Deutschland und China). Vor allem oblag es dem Berater, die Pflichtenhefte in enger Abstimmung mit der IT des Kunden zu erstellen. Die Statements of Work der einbezogenen Anbieter gewichtete der Interim Manager anhand eines speziell für den Kunden entwickelten Kriterienkatalogs. Je drei ideale Kandidaten wurden zu Präsentationen eingeladen. Schließlich wurden die Verträge über insgesamt etwa 3 Mio Euro für die Einführung (2020) mit einem Successfactors-Implementierungspartner und einem SAP Payroll Provider termingerecht geschlossen.

Ausgründung nach erfolgreichem Projektabschluss mit eigenständigem HRIS

Mit dem erfolgreichen Abschluss des Projektes für die globale HRIS-Strategie nach einem Carve Out ist eine ganzheitliche HR Management Lösung für das neue Unternehmen sichergestellt. Es verfügt nunmehr über effiziente Prozesse, eine leistungsfähige HR-IT und eine schlanke HR-Organisation. Gleichzeitig hat sich das neue Unternehmen schnell vom Mutterkonzern unabhängig gemacht.