Aufbau der HR-Abteilung an einem Konzern-Standort

Das Projekt in Stichworten:

• Besonderer Fokus auf Rekrutierung und Mitarbeiterbindung
• Umstellung auf Online-Seminare | Rabatt für Online-Workouts
• Neue Personalabteilung als Manager Self Service Bereich angelegt
• Workshop für die Zusammenarbeit mit externem Dienstleister
• Projekterfolg durch proaktive Kommunikation wesentlich gefördert

Ein internationales Maschinenbauunternehmen aus Israel engagierte die HR-Interim-Managerin, um in der deutschen Niederlassung eine eigenständige HR-Struktur aufzubauen. Zu Beginn des Interim-Mandats hatte die Niederlassung Deutschland noch keine Personalabteilung. Alle personalrelevanten Themen wurden bis dahin von Israel betreut. Aufgrund von Umstrukturierungen im Mutterkonzern konnte dies nun aber nicht mehr gewährleistet werden. Die Interim Managerin erhielt den Auftrag, die Personalabteilung in Deutschland mit Berichtslinie an den Generalmanager aufzubauen und in den Regelbetrieb zu überführen.

Besonderer Fokus auf Rekrutierung und Mitarbeiterbindung

Gemeinsam mit dem Generalmanager und den Führungskräften evaluierte die Interim Managerin die für den Standort notwendigen HR-Prozesse und entwickelte Standards. Gleichzeitig organisierte sie die Schnittstellen zu allen relevanten Bereichen des Unternehmens in Deutschland und Israel. Darüber hinaus definierte sie die Verantwortlichkeiten.

Einen besonderen Schwerpunkt bildete die Ausrichtung von Rekrutierung, Mitarbeiterbindung und -betreuung.

Die Rekrutierung erfolgte bislang vor allem über klassische Kanäle wie Stellenangebote Online auf der Homepage und Jobbörsen. Die Interim Managerin erweiterte die Palette unter anderem auf Social Media. Dazu zählten insbesondere LinkedIn und Instagram. Außerdem intensivierte sie die Suche über Aktive Sourcing auf speziellen Branchenplattformen. Bereits im Laufe des Mandats konnten darüber zwei freie Stellen erfolgreich besetzt werden.

Umstellung auf Online-Seminare | Rabatt für Online-Workouts

Im Bereich Mitarbeiterbindung erarbeitete die Interim Managerin unter anderem eine Vereinbarung über die Gestaltung des mobilen Arbeitens. Die Weiterbildung stellte sie von Präsenzseminare auf Online-Seminare um. Dabei stellte sich heraus, dass es in Gruppen von 3 bis 6 Teilnehmern am besten gelang, Lerninhalte intensiv zu vermitteln und Austauschrunden zu fördern.

Im Zusammenhang mit dem mobilen Arbeiten ergaben sich auch Fragen zur Gesundheit am Arbeitsplatz zu Hause. Die Interim Managerin initiierte daraufhin einen ermäßigten Zugang zu Online-Workouts, der rege angenommen wurde.

Neue Personalabteilung als Manager Self Service Bereich angelegt

In der Planung war die neue Personalabteilung weitgehend als sogenannter Manager Self Service Bereich angelegt. Der Generalmanager und die Führungskräfte sollten also möglichst viele Prozesse selbst übernehmen. Die Interim Managerin bereitete das Management in umfangreichen persönlichen Schulungen und Coachings auf die Anforderungen vor, insbesondere in den Themenbereichen Arbeitsrecht, Mitarbeitergespräche und Beurteilungen.

Das operative Tagesgeschäft übernahm die Interimsmanagerin zunächst selbst. Später übergab sie wichtige Aufgaben wie Zeit­erfassung und Personal­administration, Aus­wertungen, Statistiken, Stellen­ausschreibungen und die Bearbeitung aller personal­wirtschaftlichen Angelegen­heiten sukzessive an eine Assistentin.

Workshop für die Zusammenarbeit mit externem Dienstleister

Bereits in der Vergangenheit hatte der deutsche Standort bei HR-Prozessen wie Payroll und zum Teil Recruiting mit einem externen Dienstleister zusammengearbeitet. Die Interim Managerin koordinierte diese Zusammenarbeit, indem Sie die Kommunikation und HR-Prozesse optimierte und den Ablauf zwischen externem Dienstleister und Unternehmen in einem Workshop vorstellte.

Projekterfolg durch proaktive Kommunikation wesentlich gefördert

Einen der Herausforderungen des Mandates bestand darin, die Arbeitnehmerseite in diesem tief greifenden Veränderungsprozess mitzunehmen. Die Interim Manager beförderte die Akzeptanz durch eine umfassende und proaktive Kommunikation. Von Anfang an bezog sie den Betriebsrat und alle von Veränderungen betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eng in die Gespräche ein.

Nach 12 Monaten war die neue Personalabteilung aufgebaut und die Schulungen der Beteiligten abgeschlossen. Führungskräfte, HR-Assistentin und der externe Dienstleister arbeiten weitgehend reibungslos miteinander.