HR-Prozesse und Homeoffice bei einem Online-Händler

Das Projekt in Stichworten:

• HR-Prozesse und Homeoffice bei einem Online-Händler
• Schnelle Einführung von Homeoffice wegen Corona vorangetrieben
• Erhöhte Anforderungen an die Personalorganisation wegen Online-Boom
• Kurzfristig arbeitsrechtliche Risiken reduziert und Mitarbeiter qualifiziert
• Personalabteilung nach dem 3-Säulen Modell neu geordnet
• Schließung von Logistik-Standorten und Outsourcing ohne Betriebsübergang

Ein in Großbritannien marktführender Onlinehändler beauftragte den Interim Manager kurz vor Beginn der Corona-Pandemie damit, in der deutschen Niederlassung des Unternehmens zeitgemäße HR-Strukturen einzuführen.

Schnelle Einführung von Homeoffice wegen Corona vorangetrieben

Schon kurze Zeit nach Beginn des Mandates verschärfte sich die Corona-Lage. Zwischenzeitlich zählte es zu den drängendsten Aufgaben, die Voraussetzungen für mobiles Arbeiten im Homeoffice während der Lockdowns zu schaffen. In Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachbereichen leistete der Interim Manager einen großen organisatorischen und kommunikativen Beitrag dazu, dass die Abläufe im gesamten Office-Bereich innerhalb kürzester Zeit auf Mobile Work und Homeoffice umgestellt werden konnte. Der Interim-Manger führte in seinem Bereich Maßnahmen ein, die auch von den anderen Mitgliedern des Management-Teams übernommen wurden. Dazu zählten vor allem ausführliche virtuelle Team-Meetings, um anfallende Aufgaben zu klären und trotz Virtualität einen guten Teamzusammenhalt zu schaffen. Außerdem stellte er regelmäßige Catchup-Meetings mit Stakeholdern und Teammitgliedern sicher.

Erhöhte Anforderungen an die Personalorganisation wegen Online-Boom

Die beginnende Pandemie und der Lockdown waren nicht die einzigen Herausforderungen in diesem Mandat als Interim Head of People Germany. Die Chief People Officerin der britischen Gruppe bemängelte ineffiziente HR-Abläufe in Deutschland, die darüber hinaus nicht mit den Abläufen in der Zentrale kongruent waren. Wegen der vorangegangenen Restrukturierung und der Schließung der Aktivitäten in einem Nachbarland waren Stimmung und Motivation im deutschen Team am Boden. Gleichzeitig aber kam es zu erhöhten Anforderungen an die Personalorganisation, da das Geschäft für den Onlinehändler extrem wuchs und sich im Zuge der Pandemie binnen kurzer Zeit fast verdoppelte.

Kurzfristig arbeitsrechtliche Risiken reduziert und Mitarbeiter qualifiziert

Nachdem er sich wieder der Reorganisation zuwenden konnte, verschaffte der Interim Manger sich einen Überblick über die vorhandenen Prozesse und Erwartungshaltungen der unterschiedlichen Stakeholder. In intensiven Gesprächen mit den HR-Mitarbeitern gewann er ein klares Bild von Abläufen, Qualifikationen und Optimierungsmöglichkeiten. Es zeigte sich beispielsweise, dass bei mehreren Mitarbeitern deutliche Qualifikationslücken bestanden. Dokumente und Abläufe waren mitunter so gestaltet, dass sie arbeitsrechtliche Risiken für den Arbeitgeber darstellten.

Um die arbeitsrechtlichen Risiken zu mindern, überarbeitete der Interim Manager gemeinsam mit einem Rechtsanwalt aus seinem Netzwerk eine Vielzahl von Dokumenten wie Vertragsmuster unter arbeitsrechtlichen Aspekten.

Um die Qualifikationslücken zu schließen, schulte der Interim Manager in Zusammenarbeit mit dem externen Anwalt das HR-Team. Wesentliche Themenfelder dabei waren der Umgang mit Mitarbeitern bei Leistungsstörungen sowie bei Krankheit.

Personalabteilung nach dem 3-Säulen Modell neu geordnet

Für die organisatorische Neuordnung des Bereiches orientierte sich der Interim Manager in enger Abstimmung mit der Gruppe am 3-Säulen-Modell der Personalarbeit. Die Aufgaben und Prozesse wurden aufgeteilt in:

• Center of Excellence auf Gruppenebene in Großbritannien
• HR Business-Partner für zugeordnete Bereiche in Deutschland mit zusätzlichen Schwerpunktthemen (z.B. Recruiting)
• HR-Administratoren und Berater zur Unterstützung und Bearbeitung operationaler HR-Themen

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die neuen Aufgabenbereiche wählte der Interim Manager aus – und trainierte sie für die neuen Anforderungen. Dabei kam es auch dazu, dass Mitarbeiter durch für die neuen Rollen besser geeignete Personen ersetzt werden mussten. Zudem suchte und fand der Interim Manager einen qualifizierten Nachfolger für die dauerhafte Leitung der Personalabteilung in der deutschen Niederlassung. Weiterhin etablierte er Kommunikationsstrukturen mit den verschiedenen Stakeholdern, die den regelmäßigen Austausch sicherstellen.

Schließung von Logistik-Standorten und Outsourcing ohne Betriebsübergang

In einem weiteren Teilprojekt begleitete der Interim Manager die Schließung von zwei kleineren Logistik-Standorten der deutschen Tochtergesellschaft. Dabei lag der Fokus nach Vorgabe der Geschäftsführung darauf, die Schließungen und das Outsourcing der Aktivitäten so zu organisieren, dass es nicht zu einem Betriebsübergang nach § 613a BGB kam. Der Interim Manager entwickelte hierzu gemeinsam mit dem externen Anwalt ein Schließungskonzept und stellte die arbeitsrechtlich korrekte Umsetzung sicher. Weiterhin entwickelte er ein Konzept zur Kommunikation der unternehmerischen Entscheidung an die Mitarbeiter des Unternehmens. Für die von der Schließung betroffenen wurden sozialverträgliche Lösungen entwickelt und umgesetzt, um rasch Rechtssicherheit für alle Beteiligten zu schaffen.

HR-Abteilung erfolgreich an den neuen Personalleiter übergeben

Nach 10 Monaten konnte der Interim Manager die neu geordnete Personalabteilung an den von ihm ausgewählten neuen Personalchef übergeben. Durch die neue Aufgabenverteilung in den Teams, die Qualifizierungsmaßnahmen und die klaren Abläufe stiegen Zufriedenheit und Motivation der HR-Mitarbeiter an.