Interim CHRO bei mittelständischem Softwarehersteller der Dentalbranche

Das Projekt in Stichworten:

• Nicht zeitgemäßes HRM gefährdet Wettbewerbsfähigkeit am Arbeitsmarkt
• Mit gezieltem Recruiting können alle Schlüsselpositionen besetzt werden
• HR-Strategie und HR Business Partner ebnen den Weg in die Zukunft
• Personelle Voraussetzungen für Wachstum sind dauerhaft geschaffen

Der Interim Manager wurde von einem mittelständischen Hersteller von Spezialsoftware für das digitale Management von Zahnarztpraxen als Chief Human Resources Officer (CHRO) beauftragt. Sein Auftrag umfasste unter anderem den Aufbau eines professionellen Human Resources Managements (HRM) und die Besetzung mehrerer vakanter Schlüsselpositionen für das weitere Wachstum des Unternehmens. Darüber hinaus sollte er den Handlungsbedarf für das Personalmanagement und die Organisationsentwicklung identifizieren.

Nicht zeitgemäßes HRM gefährdet Wettbewerbsfähigkeit am Arbeitsmarkt

Das Unternehmen, 1992 als Pionier seiner Branche von einem Zahnarzt gegründet, agiert von seinem Sitz nahe Böblingen aus für den gesamten deutschen und europäischen Markt. Es hilft seinen Kunden, Prozesse zu optimieren, effizienter und rentabler zu wirtschaften und die Patienten in den Mittelpunkt zu stellen. Zielgruppe sind alle zahnärztlichen Einrichtungen, von der kleinen Zahnarztpraxis auf dem Land bis zu städtischen Großpraxen und Zahnkliniken.

2018/19 war das Unternehmen stark gewachsen, ohne die organisatorischen und kulturellen Strukturen „mitzunehmen“. Das HR-Management beschränkte sich auf administrative Vorgänge, vor allem auf die Entgeltabrechnung. Schlüsselpositionen waren seit zu langer Zeit vakant. Viele Funktionen im Unternehmen waren nicht optimal oder zu deutlich überhöhten Kosten besetzt. Das operative HRM war nicht modern, eine HR-Strategie ist nicht erkennbar. Das Unternehmen riskierte zunehmend seine Wettbewerbsfähigkeit am Arbeitsmarkt.

Mit gezieltem Recruiting können alle Schlüsselpositionen besetzt werden

Bereits vor Beginn des Mandats erarbeitete der Interim Manager einen Fragenkatalog ähnlich einem HR-Audit, um die Zusammenarbeit vorzubereiten. Nach ausführlichen Diskussionen mit der geschäftsführenden Gesellschafterin sowie einigen Führungskräften wurden innerhalb der ersten Woche des Mandats die wichtigsten Handlungsfelder identifiziert.

Zudem entwickelte der Interim Manager noch vor Beginn des Projekts Ideen für die Besetzung der Schlüsselpositionen, deren Vakanz das Unternehmen mittlerweile spürbar lähmte. Bei diesen Positionen handelte es sich unter anderem um Abteilungsleiter, Teamleiter, Produktmanager und einen HR Business Partner sowie einen stellvertretenden Vertriebsleiter. Mit Beginn des Mandats setzte der Interim Manager diese Ideen um. Dabei entwickelte er für jede Vakanz eine eigene zielgerichtete und kosteneffektive Suchstrategie. Bis zum Projektende wurden sämtliche Vakanzen besetzt. Der Interim Manager definierte und dokumentierte zudem Standards für den Rekrutierungsprozess. Schließlich coachte er die Führungskräfte im Hinblick auf Best Practices, besonders hinsichtlich cost-per-hire, time-to-hire und Candidate Experience.

HR-Strategie und HR Business Partners ebnen den Weg in die Zukunft

In einem Workshop erarbeitete das Unternehmen seine Strategie für die nächsten Jahre. Der Interim Manager moderierte diesen Prozess für das HRM, zeigte den Veränderungsbedarf auf und formulierte mit den Führungskräften eine HR-Strategie. Er ließ die Stelle eines HR Business Partners neu schaffen und rekrutierte eine geeignete Person, die für Recruiting und Personalentwicklung verantwortlich zeichnet. Dadurch konnten die Erfolge des Projekts nachhaltig gesichert und ausgebaut werden.

Personelle Voraussetzungen für Wachstum sind dauerhaft geschaffen

Nach sieben Monaten hat der HR-Interim Manager die Voraussetzungen für das weitere Wachstum geschaffen:

• Die vakanten, sehr erfolgskritischen Positionen wurden kostengünstig, schnell und optimal besetzt. Dazu gehörte auch die neu geschaffene Stelle eines HR Business Partners. Das Unternehmen kennt jetzt moderne Rekrutierungsmethoden (z.B. Active Sourcing) und nutzt diese im War for Talents.
• Zu weiteren Themen wie Employer Branding, Talent Management, Compensation & Benefits wurden erste Maßnahmen umgesetzt. „Plug-and-play“-Konzepte inkl. Road-Map für die weitere Ausgestaltung liegen vor.
• Das Unternehmen hat seine Karrierewebsite neugestaltet, ist in allen relevanten Social-Media-Kanälen präsent, hat das Onboarding professionalisiert und ein jährliches Mitarbeitergespräch eingeführt.