Active Sourcing Team und Bewerbermanagement-System

Projektschwerpunkte in Stichworten:

• Konzeption und Durchführung eines Inhouse-Active-Sourcing Workshops für zwei Personalreferenten des Unternehmens
• Vorbereitung und Auswahl der Recruiting & Bewerbermanagement Software gemeinsam mit der IT-Abteilung, Begleitung des Vertragsmanagements
• Vorbereitung der Implementierung einer Bewerbermanagement Software gemein mit IT und HR
• Konzeption und Einführung eines Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms
• Verhandlung von Rahmenverträgen mit Personaldienstleistern und Personalberatern

Ein internationaler mittelständischer Automobilzulieferer mit Unternehmenssitz in Hessen wollte seinen Personalbereich - und insbesondere das Recruiting von Fach- und Führungskräften - neu ausrichten. Im Februar 2016 engagierte das Unternehmen die HR Interim Managerin, um ein Active Sourcing Team für das Recruiting von Fachkräften aufzubauen.

Große und bekannte Konzerne erhalten Tag für Tag hunderte Bewerbungen – vielen sehr erfolgreichen Unternehmen geht es aber anders. Active Sourcing ist besonders für kleinere und mittlere Unternehmen sinnvoll, die über eine weitgehend unbekannte Arbeitgebermarke verfügen, Standortprobleme haben oder vor anderen Herausforderungen im Recruiting stehen. Anders als in einer Stellenanzeige, kann beim Active Sourcing ein persönlicher Draht zum Kandidaten aufgebaut werden und transportiert schon bei der Kontaktaufnahme einen Gutteil der Unternehmenswerte.

Ziel des Active Sourcings war es in diesem Unternehmen, mit weniger externer Unterstützung schneller passende neue Mitarbeiter zu gewinnen. Bisher hatte man über regionale und überregionale Jobbörsen sowie die eigenen Karriereseiten Stellenanzeigen geschaltet und darauf gewartet, dass sich die passenden Kandidaten bewarben – häufig nicht mit dem gewünschten Erfolg. Danach beauftragte man Personaldienstleister oder Personalberater – mit entsprechenden Kosten. Initiativbewerbungen administrierte man mit einer Excel-Liste.

Die besondere Herausforderung des Interimmandates bestand nun darin, einen stringenten Recruiting-Prozess zu definieren und mit 2 der 4 Personalreferenten das Thema Active Sourcing im Unternehmen zu installieren. Parallel lief der Auswahl-Prozess einer passenden Software für Bewerbermanagement an, die zukünftig unternehmensweit genutzt werden sollte.

Implementierung Active Sourcing

Das Motto “Post and Pray” – also Stellenanzeigen zu schalten und dann zu hoffen und zu warten, dass sich die richtigen Bewerber darauf bewerben - hat längst ausgedient. Um die wenigen passenden guten Kandidaten aufzuspüren und an das eigene Unternehmen zu binden, müssen Personaler selbst auf die Suche gehen, also Active Sourcing betreiben. Doch auch damit ist es längst nicht immer getan. Daher galt es, dem Management im ersten Schritt aufzuzeigen, dass Active Sourcing allein nicht das Allheilmittel für ein schnelleres, zielgerichtetes, kostengünstigeres Recruiting ist. Vielmehr erfordert erfolgreiches Active Sourcing auch eine Einstellungsänderung im Unternehmen – weg vom Bewerber hin zum Kandidaten. Ebenso ist das Anforderungsprofil eines Sourcers ein anderes als das des klassischen Recruiters. Der Sourcer verkauft das Unternehmen und die Vakanz, der Recruiter sichtet die eingehenden Bewerbungen und prüft im Interview die fachliche sowie persönliche Passung des Bewerbers.

Workshop für 2 Personalreferenten

Das Management und die HR Interim Managerin entschieden sich für 2 Personalreferenten, die das Thema Active Sourcing künftig verantworten. Das Training der beiden Kandidaten erfolgte in einem 2-tägigen Active Sourcing Workshop. Beide Referenten wählten eine aktuelle Vakanz im Unternehmen aus, die im Workshop konkret und praxisorientiert bearbeitet wurde.

Mit XING wurde ein einwöchiger Testzugang für den Talentmanager vereinbart, danach begann der Workshop. Unter Anleitung der HR Interim Managerin erarbeiteten die Teilnehmer Textvorlagen für die schriftliche Ansprache und Telefonskripte für die telefonische Ansprache. Im Rahmen der Vorlagen-Erarbeitung identifizierten die Teilnehmer die Arbeitgeber-USP‘s (Unique Selling Proposition) und komplettierten diese auf den Karriereseiten, dem XING-Unternehmensprofil und der Facebook-Seite des Unternehmens. Des Weiteren entwickelten die Teilnehmer Vorlagen für Excel-Listen, die bis zur Implementierung der Recruiting-Software übergangsweise genutzt werden, um den Recruiting Prozess professionell zu steuern.

Dann legten beide Referenten los. Nach einer Woche gab es einen ersten strukturierten persönlichen Austausch, um Erfahrungen zu besprechen und Unsicherheiten zu beseitigen sowie ein Finetuning der Prozesse vorzunehmen.

Auswahl des Bewerbermanagementsystems

Ferner diskutierte die HR Interim Recruiterin mit dem Management, ob mit dem Active Sourcing lediglich einzelne Vakanzen besetzt oder mittelfristig ein Talentpool aufgebaut werden soll - und damit eine Bewerbermanagement Software zum Einsatz käme. Zeitgleich zum Start des Workshops wurde gemeinsam mit der IT-Abteilung die HR- und Unternehmens-IT-Systemlandschaft analysiert und beschrieben. Auf der Basis des Briefings wurden externe HR-Softwareanbieter gebeten, ihre Lösungen im Unternehmen zu präsentieren. Die HR Interim Managerin identifizierte 2 Favoriten und erstellte mit dieser Vorauswahl eine Entscheidungsvorlage für das Management.

Bis zum Ende des Interim Projektes sollen die wichtigsten vakanten Fachkräfte-Positionen erfolgreich mit der „neuen“ Methode besetzt werden. Für zukünftige Vakanzen konnte der Recruiting-Prozess vorbereitend initiiert werden. Die weitere Umsetzung erfolgt durch die Personalreferenten des Unternehmens, mit denen regelmäßig ein weiterführendes Training on the Job stattfinden wird. Die Positionen von Führungskräften werden auch zukünftig über Personalberater besetzt.