Neustrukturierung des Payroll-Bereichs (SAP HCM)

Das Projekt in Stichworten:

• umfangreiche Analyse und Dokumentation der Schwachstellen
• revisionssichere Neuordnung der HR Prozesse
• Schulung der Payroll-Mitarbeiter.

Auftrag in diesem HR Interim Mandat war es, den kompletten HR-Bereich inklusive aller Schnittstellen und Prozesse zu untersuchen. Das Ziel: Die HR auf einen aktuellen und revisionssicheren Stand zu bringen.

Das Unternehmen war rasant gewachsen war (5 Standorte in 3 Tarifgebieten). Die Payroll-Abteilung (7 Sachbearbeiter, verantwortlich für 5400 Abrechnungen) war dem nicht mehr ausreichend gewachsen. Es fehlte an revisionssicheren Prozessen. Gesetzliche Auflagen waren unzureichend oder gar nicht umgesetzt. Das SAP-System war weder auf dem aktuellen Stand, noch wurde es optimal genutzt. Die Kenntnisse der Sachbearbeiter waren für eine zeitgemäße Entgeltabrechnung unzureichend. Es fehlten sowohl Kenntnisse von SAP HCM wie auch des aktuellen Steuer- und Sozialversicherungsrechts.

Zunächst ermittelte die HR Interim Managerin in Einzel- und Gruppengesprächen den Wissensstand und das Entwicklungspotenzial der Sachbearbeiter. Sie beobachtete, hinterfragte und dokumentierte alle Arbeitsschritte der einzelnen Mitarbeiter. Keiner der Sachbearbeiter hatte je in einem anderen Unternehmen gearbeitet (Betriebszugehörigkeiten von 25 bis 40 Jahren). Das erschwerte es, eine Einsicht zum Überdenken der langjährig etablierten Prozesse zu erreichen.

Konzept für Neuordnung der HR Prozesse und Payroll

Die Interim Managerin erstellte eine umfangreiche Analyse und Dokumentation der Schwachstellen und der damit verbundenen Risiken für die Geschäftsführung. In einem Konzept für die Neuordnung der HR Prozesse präsentierte sie neue und revisionssichere Lösungsvorschläge – und setzte diese anschließend um. Das SAP-System wurde auf den neuesten Stand gebracht und Abläufe darin durch diverse Einstellungen automatisiert. Die Sachbearbeiter wurden mit einem intensiven Coaching und Schulungen in die Lage versetzt, effektiv und gesetzeskonform zu arbeiten. Zur Unterstützung wurde außerdem eine Vielzahl von (System-)Beschreibungen erstellt, die sie in die Lage versetzen, auch komplizierte Arbeiten im SAP-System Schritt für Schritt auszuführen.