Neuorganisation der Personalarbeit in einem international agierenden IT-Unternehmen

Das Projekt in Stichworten

• Schulung von HR-Mitarbeitern und Führungskräften

• Neuorganisation der Personalarbeit in einem international agierenden IT-Unternehmen

• Erstmalige Einführung einer internationalen Personal-Software

• Überwindung von Widerständen in IT und HR auf der operativen Ebenen

Bei einem Kunden aus dem IT-Umfeld mit 500 Mitarbeitern waren Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter mit den Ergebnissen von Human Resources nicht zufrieden. Nach dem Fortgang des Personalleiters stand für die Geschäftsleitung fest: Ein Interim Manager sollte den Bereich insgesamt nach vorn bringen. Die Aufgabe bestand vor allem darin, die HR-Prozesse zu analysieren und zu straffen sowie zeitgleich ein Personalinformationssystem einzuführen. Ein dahin führender Change-Prozess innerhalb des Bereiches Human Resources sollte auch eingeleitet werden.

In der Prozessanalyse wurde schnell klar, dass die HR-Prozesse sehr aufwendig und unlogisch etabliert waren. Insgesamt ergab sich ein unprofessioneller Eindruck. Zudem nutzte das Unternehmen keine Personal-Software.

Einführung einer internationalen Personal-Software

Die HR Interim Managerin erhielt vom Auftraggeber freie Hand für die Auswahl eines HR-Systems. Nach einem Screening von 16 Anbietern kamen für den Beauty Contest drei interessante Systeme in Betracht. Am Ende wurde PeopleSoft® eingeführt. Dieses System trägt unter anderem der internen Anforderung Rechnung, dass alle Prozesse auch in Englisch abbildbar sind.

Nach der Fit-Gap-Analyse wurde innerhalb von zwei Monaten die Core live geschaltet. Damit konnte Human Resources im ersten Schritt im deutschen Headquarter mit dem System arbeiten. Nachdem die Payroll in Deutschland live geschaltet war, wurde das System an den internationalen Standorten ausgerollt. Nun arbeiten Niederlande, Rumänien, Malaysia und USA weltweit mit dem gleichen System.

Danach folgte das Ausrollen des Absence Monitors, des Performance Managements und des Recruitings und der Aufbau eines Dashboards sowohl in Deutschland als auch international. Mit jedem Ausrollen eines Moduls ging eine intensive Trainingszeit einher: Das Team, die Führungskräfte und die Mitarbeiter wurden geschult. Sie erhielten im Intranet abrufbare FAQs und How tos. Parallel wurde ein Service aufgebaut, der die per Mail adressierten Fragen der Mitarbeiter innerhalb von 24 h beantwortet.

Aufgabenverteilung in HR neu organisiert

Parallel zum Ausrollen des Personalinformationssystems wurde auch das HR-Team vor allem in den Headquarters gescreent – Stärken, Schwächen, Wünsche. Das Team wurde professionalisiert und die Aufgaben neu verteilt: Alle Mitarbeiter des HR-Teams erhielten eigene Betreuungsbereiche und waren auch für ihre eigenen Eingaben verantwortlich. Dank der neuen HR-Prozesse und der validen Datenauswertung waren die HR-Mitarbeiter nunmehr in der Lage, ihre Ansprechpartner mit belastbaren Angaben zu unterstützen.

Mit dem Go-Live wurde auch ein HR-Controlling aufgebaut. Die aus dem System an Finance & Controlling gelieferten Zahlen waren nunmehr dank professioneller Datenerhebung und -pflege im Gegensatz zu vorher aktuell und robust. Das System sorgte durch die Verlässlichkeit der Daten für eine insgesamt positive Wahrnehmung des Bereiches HR innerhalb aller Unternehmensbereiche.

Anfängliche Widerstände in HR und IT überwunden

Die größte Herausforderung während des Projekts war die ablehnende Haltung des HR-Teams gegenüber dem HR-IT-Projekt. Das HR-Team wollte sich nicht einbinden lassen und auch nicht wirklich beitragen. Auch die IT-Abteilung hat die Entscheidung, dieses System zu nutzen, zunächst nicht vollumfänglich mitgetragen. Sie monierte, dass es sich um eine Standard-Software handelte und nicht eine im Haus konzipierte und entwickelte Software. Das größte Geschenk, das die Interimmanagerin in der Woche ihres Ausscheidens erhielt, war die Entscheidung des Bereiches IT, das Personalsystem als „leading system“ zu übernehmen.