Stabsstelle Restrukturierung und Wachstum bei einem Bildungsanbieter

Das Projekt in Stichworten:

• Prozesse rund um Warenwirtschaftssystem, Planung und Controlling neu aufgesetzt
• Aufbauorganisation entwickelt und neue Führungsebene eingezogen
• Geschäftsführung bei Standortfragen beraten – Gewerbemietvertrag verhandelt
• Neue Prozesse treiben Umsatz und Ergebnis deutlich nach oben
• Bei Suche und Einstellung eines neuen Geschäftsführers unterstützt

Der Interim Manager wurde von einem mittelständischen Bildungsanbieter (10 Mio. Umsatz, 50 Mitarbeiter) damit beauftragt, die Voraussetzungen für einen Wachstumsschub zu schaffen. Dabei ging es insbesondere um die interne Aufbau- und Ablauforganisation sowie die dazugehörige Hard- und Software. Der Interim Manager fungierte als Projektmanager in einer Stabstelle Restrukturierung und Wachstum der geschäftsführenden Gesellschafter.

Zu Beginn fand der Interim Manager eine Aufbauorganisation vor, in der die Ebene unterhalb der Geschäftsführung von einem Innendienstleiter geführt wurde, der seinerseits ohne Zwischenführungsebene die Mitarbeiter lenkte. Darüber hinaus war eine Kommunikation zwischen der Innendienstleitung und der Geschäftsleitung faktisch nicht vorhanden.

Erschwerend kam hinzu, dass die Hard- und Softwareausstattung für ein Unternehmen dieser Größenordnung absolut unzureichend war. Abrechnungstools beispielsweise bestanden im Wesentlichen aus Excel-Sheets und waren nicht mit der Abwicklungssoftware verknüpft. Die Hardware bestand aus einem Inhouse-Server, der sich in einer nicht klimatisierten „Kammer“ befand.

Prozesse rund um Warenwirtschaftssystem, Planung und Controlling neu aufgesetzt

Nachdem der Interim Manager die Schwächen in den internen Abläufen detailliert identifiziert hatte, entwickelte er ein umfassendes Konzept für Verbesserungen. Beispielsweise setzte er die Prozesse rund um das Warenwirtschaftssystem sowie die Planung und das Controlling neu auf. Zudem führte er eine Mittelstandssoftware aus dem Hause DATEV ein.

Auf Empfehlung des Interim Managers entschied die Geschäftsführung ferner, die mangelhafte IT-Landschaft des Unternehmens nicht zu erneuern, sondern die IT-Systeme komplett an einen externen Dienstleister auszulagern. Darüber hinaus wählte der Interim Manager in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung ein umfassendes System für Customer-Relationship-Management (CRM-Systems) aus und führte dieses auch ein.

Aufbauorganisation entwickelt und neue Führungsebene eingezogen

Nach umfangreicher Potenzialanalyse der Mitarbeiter erarbeitete der Interim Manager eine neue Aufbauorganisation mit entsprechenden Profilen. Die Stellen wurden mit internen Kandidaten sowie durch Neueinstellungen besetzt. Durch die Einführung einer Führungsebene unterhalb der Geschäftsführung haben sich die Entscheidungswege und die Unternehmenskultur deutlich verbessert. Das führte auch dazu, dass die Geschäftsführung in operativen Fragestellungen deutlich entlastet werden konnte.

Geschäftsführung bei Standortfragen beraten – Gewerbemietvertrag verhandelt

Ergänzend beriet der Interim Manager die Geschäftsführung bei Standortfragen, Bauvorhaben und der Anmietung potenzieller Mietflächen. Er begleitete die Geschäftsführung eng beim Abschluss eines Gewerbemietvertrags mit einem Volumen von mehr als 5 Mio. EUR. Der Umzug der Gesellschaft an den neuen Standort erfolgte im Jahr 2018.

Neue Prozesse treiben Umsatz und Ergebnis deutlich nach oben

Die deutliche Verbesserung der Prozesslandschaft im Unternehmen hat nach innen vor allem die Abläufe in der Buchhaltung und der Betriebskostenabrechnung optimiert, was wiederum zu Einsparungen und deutlich verbesserter Transparenz führte. Noch deutlicher wirkten sich die neuen Prozesse aber nach außen aus: Umsatz und Ergebnis konnten wesentlich gesteigert werden. Dazu trug auch eine komplett neue Homepage bei, die mit einer für die Kunden optimierten Nutzererfahrung Onlinekäufe erleichtert.

Bei Suche und Einstellung eines neuen Geschäftsführers unterstützt

Da sich einer der beiden geschäftsführenden Gesellschafter mittelfristig aus dem operativen Geschäft zurückziehen möchte, hat der Interim Manager die Gesellschafter bei der Identifikation und finalen Auswahl eines Kandidaten für die Übernahme der kaufmännischen Geschäftsführung begleitet. Der neue Geschäftsführer hat seine Tätigkeit im Sommer 2019 aufgenommen.