Wie gelingt die strategische Transformation des Einkaufs?

1. Trennen Sie operative und strategische Einkaufsaufgaben

Einer Trennung von operativen und strategischen Aufgaben des Einkaufs ist ab einer bestimmten Unternehmensgröße Grundvoraussetzung für eine strategische Einkaufsoptimierung bzw. -ausrichtung und trägt zur Steigerung der Effizienz und Effektivität des Einkaufs in ihrem Unternehmen bei.

2. Priorisieren Sie Warengruppen

Die Priorisierung von Warengruppen und die einhergehende Erarbeitung einer Warengruppenstrategie ermöglicht ein fokussiertes Agieren aus strategischem Blickwinkel.

In diesem Zusammenhang bilden eine übergreifende Einkaufsstrategie und eine klare Definition von kurz-, mittel- und langfristigen Zielen, die an der Unternehmensstrategie bzw. an der Unternehmensvision ausgerichtet sind, die Basis für einen erfolgreichen strategischen Einkauf.

3. Bauen Sie ein Lieferantenmanagement auf

Ein weiterer wichtiger Schritt in der Transformation Ihres Einkaufs ist die Entwicklung einer Lieferantenstrategie und der Aufbau eines Lieferantenmanagements.

Ziel ist zunächst, mit Hilfe einer Lieferantenklassifizierung über ausgewählte Lieferanten zu verfügen, die nicht nur kostengünstig, infolge der Sicherstellung von Fertigungskapazitäten liefertreu und ohne Qualitätsmängel liefern, sondern auch komplette Baugruppen übernehmen können und somit in der Entwicklung kompetente Partner mit entsprechendem Innovationspotenzial sind.

Zum Erfolgskonzept gehört hier außerdem die Etablierung eines Compliance-Risikomanagements, das möglichst alle relevanten Risiken, die im Zusammenhang mit Lieferanten bestehen, mit Hilfe von KPIs erfasst und überwacht sowie entsprechende Maßnahmen zur Risikominimierung umsetzt.

4. Berechnen Sie die TCO

Mit Hilfe einer Analyse aller Einkaufsprozesse und der damit einhergehenden Neuausrichtung der Prozesse entlang der Wertschöpfungskette wird sichergestellt, dass alle möglichen Kosten Berücksichtigung finden.

Dies erfordert jedoch den Aufbau einer Total Cost of Ownership-Kalkulation (TCO) und die Positionierung des Einkaufs als Wertegenerator.

Ziel der Prozessveränderung ist es, die Einkaufsprozesse agiler zu gestalten und gleichzeitig Standardprozesse für den Einkauf festzulegen und zu etablieren.

5. Bauen Sie den Einkauf als Schnittstellenmanager im Unternehmen auf

Ein weiterer Ansatz in der Transformation des Einkaufs liegt darin, die Einkaufsorganisation als cross-funktionalen Bereich im Unternehmen aufzubauen, bei dem der Einkauf die Funktion eines Schnittstellenmanagers übernimmt.

6. Digitalisieren Sie den Einkauf

Die Digitalisierung stellt eine zusätzliche Möglichkeit zur Optimierung des Einkaufs dar.

Dabei treibt der Einsatz von E-Procurement-Systemen oder anderer KI-basierter Technologien nicht nur die Transformation im Einkauf voran, sondern erhöht mittel- und langfristig auch dessen Effizienz, was einen klaren Wettbewerbsvorteil darstellt.

Die Digitalisierung des Einkaufs sollte deshalb von Anfang an Teil der Transformationsstrategie sein.

7. Organisieren Sie die Einkäufer-Weiterbildung

Ein letzter Bestandteil der Transformation des Einkaufs ist die Qualifizierung bzw. Weiterbildung der Einkäufer.

Ausgangspunkt sollte eine Mitarbeiterpotenzialanalyse sein, um auf dieser Grundlage gezielt Einkaufstrainings oder Schulungen für Themen wie Verhandlungsführung oder Vertragsrecht, den Fähigkeiten der einzelnen Einkaufsmitarbeiter entsprechend, durchzuführen.