Kosten senken durch optimierten Einkauf

Das Projekt in Stichworten:

• Quick Wins im Einkauf realisieren
• Nicht strategische Kosten deutlich senken
• Liquidität schaffen für Verbesserungen bei eProcurement und eInvoice
• Nachhaltige Optimierungsstrategien für den Einkauf

In konjunkturellen Aufschwüngen setzen Unternehmen Produktivitätssteigerungen an die erste Stelle. Die Nachfrage steigt, Bestandskunden wollen bedient werden, neue Kunden können hinzugewonnen werden. Für den langfristigen Erfolg von Unternehmen ist es aber unverzichtbar, die Einkaufskonditionen zu konsolidieren. Dabei gilt es, standortübergreifend Synergien zu identifizieren, um Kosten nachhaltig zu reduzieren. Das betrifft insbesondere den nicht strategischen Bereich beziehungsweise indirekte Kosten (indirect spends). Der Interim Manager konnte in den vergangenen Jahren eine große Zahl von Unternehmen aller Branchen dabei unterstützen, ihre Kosten durch optimierten Einkauf zu senken und die Einkaufsprozesse zu verbessern.

Quick Wins im Einkauf realisieren

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem effizienten Einkauf ist häufig das Realisieren von Quick Wins. Dabei konzentriert der Interim Manager sich darauf, Konditionen bei mindestens gleicher Qualität sofort zu verbessern, ohne zusätzliche Kosten oder Aufwand zu generieren.

Nicht strategische Kosten deutlich senken

Ein erhebliches Potenzial im 2-stelligen Prozentbereich liegt oft in den nicht strategischen Kosten. Dabei handelt es sich um Kosten, die mit der eigentlichen Leistungserstellung nicht oder nur bedingt zusammen hängen. Die Reduzierung dieser Sekundärkosten wird in Unternehmen aber häufig aufgeschoben - aufgrund fehlender Zeit, zu geringer Marktmacht oder mangelnder Kenntnisse in den verschiedenen Gebieten von Abfallbeseitigung bis Zeitarbeit.

Bei der Reduzierung der Kosten geht es nicht nur um die Konditionen, sondern auch darum, Mitarbeiter zu motivieren, verhandelte Veränderungen anzunehmen und darum, maverick buying (also das Einkaufen ohne Einbindung der Einkaufsabteilung) zu verhindern. Dies gelingt häufig in Verbindung mit Prozessoptimierungen im Einkauf. Ein Beispiel sind eProcurement-Lösungen, um den gesamten Prozess Source to Pay zu optimieren. Damit verbunden sind dann häufig auch Big Wins: Das Einkaufsteam wird effizienter und kann mit Wachstum verbundenen zusätzlichen Aufwand auffangen. Auch in den Fachabteilungen führt diese effiziente Art des Einkaufs zu erheblichen Zeitgewinnen. Zudem verringert derart unterstütztes Einkaufen (Guided Buying) die Fehlerquote.

Liquidität schaffen für Verbesserungen bei eProcurement und eInvoice

Die Kosten im indirekten Einkauf lassen sich häufig schon schnell um 50 Prozent und mehr reduzieren, ohne dass eigene Mitarbeiter davon betroffen sind. Im Gegenteil: Die sofort verfügbare zusätzliche Liquidität wurde in den Projekten des Interim Managers häufig genutzt, um Verbesserungen im Bereich von eProcurement und eInvoice zu realisieren.

Die Bandbreite der begleiteten Verbesserungen ist sehr groß. Sie reicht von der Optimierung einer Kategorie wie z. B. Telekommunikation bis zur Realisierung von eProcurement Lösungen für 1.500 Verkaufsstellen.

Nachhaltige Optimierungsstrategien für den Einkauf

Mitarbeiter wie Auftraggeber zeigen sich mit den Interim Mandaten zur Einkaufsoptimierung gleichermaßen zufrieden. Zur hohen Akzeptanz trägt bei, dass der Interim Manager die Mitarbeiter von Beginn an einbezieht. Gelegentlichen Widerständen begegnet er rational. So entsteht eine Umgebung, die erfolgreich weiterwachsen kann. Darüber hinaus bleiben die Strukturen für mögliche Marktkonsolidierungen flexibel, was in schlechteren Zeiten zu Wettbewerbsvorteilen führt. Ob Prüfung und Reduzierung der Einkaufskosten durch das Verhandeln neuer Konditionen oder die Einführung moderner Einkaufssysteme: Der Interim Manager geht Projekte zur Einkaufsoptimierung so an, dass die Erfolge nachhaltig wirken.