Neuausrichtung der Einkaufsorganisation bei einem Pharma-Unternehmen

Das Projekt in Stichworten:

• Warenversorgung in der Umstellungsphase sichergestellt
• Umsetzung und Adaption des globalen Konzepts auf die Bedürfnisse des Standorts
• Klare Struktur für Procurement Operations aufgebaut und Bereich übergeben
• Leistungsfähiges Einkaufsteam aufgebaut
• Digitale Einkaufsanwendungen in SAP S/4 HANA und Ariba Bestellsystem implementiert

Ein internationales Pharma-Unternehmen war dabei, die Einkaufsbereiche global neu aufzustellen. Der bisherige Einkaufsleiter in Deutschland hatte das Unternehmen verlassen. Die Einkaufsmitarbeiter waren seit einiger Zeit „führungslos“ und durch die bevorstehenden Änderungen extrem verunsichert. Zusätzlich war ein Implementierungsprojekt für SAP S/4 HANA, Ariba Bestellwesen und Ariba Lieferanten-Netzwerk gestartet.

Die Interim Managerin wurde als „Head of Procurement Operations“ beauftragt, die Transformation des Einkaufs in Deutschland umzusetzen. Die Schwerpunkte der Neuausrichtung in der Einkaufsorganisation waren:

• Split der lokalen Einkaufsabteilung und Etablierung des Bereiches „Procurement Operations“
• Zentralisierung und Digitalisierung des Prozesses „Source-to-Pay“ für alle deutschen Standorte

Durch die große Verunsicherung der Mitarbeiter war es wichtig, zunächst Vertrauen aufzubauen. Kommunikation, Offenheit und Klarheit der Interim Managerin haben schnell eine Atmosphäre vertrauensvoller, offener Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern geschaffen.

Warenversorgung in der Umstellungsphase sichergestellt

Für die bevorstehende Systemimplementierung analysierte die Interim Managerin gemeinsam mit dem Projektteam und Fachexperten der Abteilung, welche Maßnahmen für die Termineinhaltung notwendig sind, um Lücken schnellstmöglich zu schließen und die Warenversorgung auch in der Umstellungsphase sicherzustellen. Es waren sowohl personelle Maßnahmen wie eine Anpassung bestehender Prozesse notwendig.

Dashboards und Key User Konzept auf Bedürfnisse abgestimmt

Die globalen Vorgaben wurden auf die lokale Organisation adaptiert. Bei einigen Prozessen war es notwendig, eigenständige Konzepte zu erarbeiten und umzusetzen. Dies galt beispielsweise für die Einführung von Dashboards und ein Key User Konzept. Gleichzeitig wurden die Bestellprozesse für den Produktionsstandort und die Niederlassungen ausgerollt.

Für die zukunftsfeste Ausrichtung wurde auf Basis der vorhersehbaren Aufgaben ein neuer Personalplan erstellt. Dieser wurde nach Budget-Genehmigung und Freigabe durch den Betriebsrat umgesetzt.

Klare Struktur für Procurement Operations aufgebaut und Bereich übergeben

Die Einkaufsabteilung des Pharma-Unternehmens ist nach der Neuausrichtung in zwei Bereiche aufgeteilt. Der Bereich Procurement Operations ist mit einer klaren Struktur aufgebaut. Der Bereich konnte mittlerweile an einen neuen „Head of Procurement Operations“ in Festanstellung übergeben werden.

Leistungsfähiges Einkaufsteam aufgebaut

Aufgrund zusätzlicher Aufgaben, die in den Bereich integriert wurden, wurde zusätzliches Personal rekrutiert und eingearbeitet. Es existiert ein funktionierendes, leistungsfähiges Einkaufsteam.

Es gibt kein Maverick Buying mehr. Die Anwender werden von Fachexperten im Einkauf zielgerichtet betreut. Der Service Level wurde erheblich verbessert. Die Bearbeitungszeit für Bedarfsanforderungen ist von anfangs 5 Tagen auf 2 Tage reduziert.

Digitale Einkaufsanwendungen in SAP S/4 HANA und Ariba Bestellsystem implementiert

Die Einkaufsanwendungen in SAP S/4 HANA sowie das Ariba Bestellsystem sind implementiert. Die Hauptlieferanten sind an das Netzwerk angeschlossen. Dadurch ist ein digitaler Datenaustausch gewährleistet. Die Anbindung weiterer Lieferanten ist in Vorbereitung.

Kommentar des Geschäftsführers zu Engagement und Ergebnissen der Interim Managerin: „It was a pleasure to work with you and I appreciate your professionalism and knowledge.”