Wie nutze ich die Einführung eines ERP-Systems wie SAP S/4HANA zur digitalen Transformation meines Unternehmens?

1. Definieren Sie klare Transformationsziele

Mit Sicherheit hat ihr Unternehmen eine Unternehmensstrategie entwickelt und sich bereits zum Thema Digitalisierung positioniert.

Wenn Sie die Einführung eines ERP-Systems zur weiteren digitalen Transformation Ihres Unternehmens nutzen wollen, wird es deshalb im ersten Arbeitsschritt darum gehen, die bestehenden Ansätze zur Digitalisierung mit der Unternehmensstrategie abzugleichen und die Transformationsziele für die Einführung des ERP-Systems zu definieren.

Diese werden sich je nach Anwendung z.B. in der Materialbedarfsplanung, in der Produktionsplanung, in der Warenwirtschaft oder im Rechnungswesen unterscheiden. Eventuell sind an dieser Stelle weitere Untersuchungen, wie z.B. eine Chancenbewertung neuer Technologien oder eine Analyse neuer Geschäftsmodell sinnvoll.

Wesentlich ist dabei stets eine Nutzenbetrachtung der Digitalisierungsansätze. Typische Fragen hierbei sind z.B.:

• Welche Unternehmensbereiche, Standorte und Abteilungen profitieren am meisten von der Umstellung auf digitale Lösungen?
• Welche Geschäftsprozesse lassen sich problemlos automatisieren?

So vermeiden Sie teure Fehler und dass der Veränderungsprozess ins Leere läuft.

Am Ende dieses Arbeitsschrittes sollte Klarheit bezüglich der strategischen Ausrichtung der ERP-Einführung bestehen.

2. Beschreiben Sie die Business-Anforderungen

Auf Basis der erarbeiteten Zielrichtung für die ERP-Implementierung werden in einem zweiten Arbeitsschritt die generellen Business-Anforderungen beschrieben.

Auch an dieser Stelle sind Analysen hilfreich, um bspw. die angestrebte Veränderung (Ist/Soll) besser zu beschreiben. Wichtige Anforderungskriterien sind dabei u.a. Flexibilität, Skalierbarkeit und Produktivität, aber auch die Sicherheit – ein Thema, das von vielen Unternehmen immer noch unterschätzt wird, trotz Ransomware, Wirtschaftsspionage und anderer Formen von Cyberkriminalität.

Natürlich werden in diesem Arbeitsschritt auch Anforderungen an komplett neue Prozesse und Geschäftsmodelle beschrieben. Hier sind Innovation und Kreativität besonders gefragt. Um die Arbeitsweise zu strukturieren, bieten sich Methoden wie das Design Thinking an.

Jedenfalls: Angesichts der Komplexität sollten Sie bei der Diskussion der Anforderungen sowohl interne als auch externe Experten in die Diskussion mit einbeziehen.

3. Beschreiben Sie die Geschäftsprozesse im Detail

Die generellen Business-Anforderungen werden in diesem Arbeitsschritt als End-to-End-Business-Prozess skizziert und detaillierter beschrieben.

Als Startpunkt ist ein komplettes Bild der Business-Prozesse und Geschäftsprozesse des Unternehmens hilfreich, z.B. in der Darstellung als Prozesshaus. Jede Business-Anforderung kann dann im Prozesshaus verortet und „vom Kunden – zum Kunden“ analysiert und modelliert werden.

Eventuell ergeben sich aus der Diskussion auf der Prozesshaus-Ebene wiederum neue oder erweiterte Anforderungen an die Digitalisierung. Hier kann übrigens auch ein Blick in Richtung Markttrends hilfreich sein. „IoT“, „Bots“, „KI“ und „Big Data“ sind zwar allzu oft nicht viel mehr als Schlagwörter. Aber dahinter stehen Lösungsansätze, die einen echten Mehrwert haben, wenn man sie für sich zu nutzen weiß. Einen Überblick zu aktuellen Trends verschaffen Sie sich z.B. über die aktuellen Gartner Trends.

Auf alle Fälle sollten Sie auch diese Anforderungen in einem Lastenheft aufnehmen. Aus der Beschreibung Ihrer Business-Anforderungen und Ihrer Geschäftsprozesse können Sie die Funktionen ableiten, die die neue ERP-Lösung haben soll. Diese Funktionen halten Sie in einem Lastenheft fest, mit dem Sie Anbieter suchen.

4. Machen Sie eine Bestandsaufnahme der ERP/IT-Architektur

Nachdem mit der Beschreibung der Business-Anforderungen und Geschäftsprozessen die Frage beantwortet worden ist, was optimiert bzw. automatisiert werden soll, geht es im nächsten Schritt um die Frage, wie die Umsetzung mittels IT erfolgen soll.

Dafür ist zunächst eine Bestandsaufnahme der momentanen ERP/Applikationslandschaft bzw. Software (ERP/IT-Architektur) notwendig. Aus den entwickelten Transformationszielen und Geschäftsanforderungen (Lastenheft) werden die betroffenen ERP/IT Alt-Systeme identifiziert. Dabei die Analyse nicht nur in Richtung ERP, sondern alle den End-to-End-Prozess unterstützenden Systeme mit ein.

Darüber hinaus sind noch zwei weitere strategische Ausrichtung zu klären: die Einführungsstrategie und das Betriebsmodell. Bei der Einführungsstrategie ist zu entscheiden, ob eher eine Greenfield- oder eine Brownfield-Strategie angemessen ist, während man sich beim Betriebsmodell zwischen einer Cloud-Lösung, einem On-Premises-Betrieb oder einem Hybrid-Ansatz entscheidet.

An diesem Punkt sind auf Basis der Anforderungsdefinition die Lösungsansätze ausreichend genug beschrieben, um den Business Case zu berechnen. In einem finalen Schritt werden mögliche und sinnvolle Anbieter passender Plattformen bzw. Zielsysteme evaluiert. Die Evaluierung beruht auf fachlichen und technischen sowie finanziellen Kriterien.

5. Implementieren Sie das ERP-System

Wenn die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens gegeben ist und die Einführung des neuen ERP-Systems Ihrem Unternehmen Nutzen bringt, kann die Implementierung des neuen ERP-Systems starten.

Eine ERP-Implementierung erfolgt generell mit einem phasenweisen Projektansatz. Die einzelnen Planungsschritte werden dabei sowohl durch das ausgewählte ERP-Zielsystem mit seinen Subsystemen als auch durch die Einführungsstrategie und das spätere Betriebsmodell bestimmt.

Ein Projektphasenmodell könnte bspw. wie folgt aussehen:

1. Machbarkeitsstudie (Beschreibung der Vision, Evaluierung der Umsetzbarkeit, Aufstellung der Roadmap …)
2. Vorbereitung (Konkretisierung, Planung, Lieferantenauswahl …)
3. Implementierung (Design, Build, Einführung …)

Im Einzelnen werden die Phasen 1 und 2 nach dem Wasserfall-Modell geplant und realisiert. Die Phase 3 wird dagegen häufig mit einem agilen Projektvorgehen umgesetzt.

6. Bereiten Sie den ERP Roll-Out vor

Der erfolgreiche ERP Roll-Out unterstützt die Vereinheitlichung der Geschäftsprozesse innerhalb einer Unternehmensgruppe und trägt somit zur Kostenreduzierung im Business aber auch in der IT bei.

Dafür sind bereits in der Planungsphase einer ERP Implementierung die Templates (global zu nutzende Prozesse) hinsichtlich Core (obligatorische Prozesse) und Common (fakultative Prozesse) zu definieren. Natürlich wird es für gesetzlich vorgeschriebene Prozesse oder dedizierte Kundenanforderungen auch Lösungen geben (lokale Prozesse), welche aber nicht Bestandteil des Templates sind.

An welchem Unternehmens-Standort pilotiert wird und an welchen Standorten in welcher Reihenfolge oder Parallelität das Template ausgerollt werden soll, ist ebenfalls in der Planungsphase auszuarbeiten.

Die Roll-Outs sollten auf jeden Fall nach dem Prinzip „Fit-to-Standard“ und nicht „Fit-Gap“ forciert werden.

7. Treiben Sie die IT-Professionalisierung voran

Die Pilot-Implementierung ist nun geplant und die Roll-Outs mit den beteiligten Standorten vereinbart. Alle Mitarbeiter des Projektteams sind zudem geschult, hoch motiviert. Und das Management steht geschlossen hinter dem Einführungsprojekt. Jetzt kann auch der Echtbetrieb der neuen ERP-Lösung bezüglich der IT-Serviceprozesse sowie der IT-Organisation konzipiert werden.

Dafür sind meist folgende IT-Prozesse abzuklären:

• Incident-Management (Wie ist mit Fehlern umzugehen?),
• Change- und Release-Management (Wie werden Änderungen gemanagt?)
• Demand- und Projektportfolio-Management (Welche generellen Anforderungen existieren und welche Projekte sind zu priorisieren?).

Hilfreich ist dabei die Verwendung des IT-Frameworks COBIT („Control Objectives for Information and Related Technology“), das international anerkannt ist und mit seiner Beschreibung von Best Practices Orientierung bei der IT-Governance bzw. der Überarbeitung von IT-Prozessen bietet.

Zusätzlich sollten Möglichkeiten für agile Zusammenarbeitsmodelle der Bereiche Development & IT Operations (DevOps) näher betrachtet werden.

Nach Klärung der IT-Serviceprozesse (Ablauforganisation) ist auch die IT-Organisation (Aufbauorganisation) hinsichtlich Effizienz und Compliance zu analysieren und ggf. neu zu gestalten. Auch hier ergeben sich gerade in global organisierten Unternehmen wieder viele Gestaltungsmöglichkeiten. Als Beispiel sei der Aufbau von IT-Service Centern in Best Cost Countries genannt.