Digitalisierung der Personalkapazitäts- und Kostenplanung

Das Projekt in Stichworten:

• Bedenken gegen Digitalisierung durch proaktive Kommunikation ausgeräumt
• Hohen laufenden Rekrutierungsbedarf in die Personalkostenplanung integriert
• Neues IT-Tool als SaaS-/Cloud-Lösung abgestimmt und eingeführt
• Personalkapazitäts- und Kostenplanung termingerecht und im Budget in Betrieb

Der HR Experte wurde als Interim-Leiter Personal-Service, Systeme & Controlling engagiert, um in einem mittelständischen Leasingunternehmen unter anderem für die Personalkapazitäts- und Kostenplanung von mehr als 2.000 Mitarbeitern ein IT-Tool einzuführen. Die Stelleninhaberin hatte gekündigt, die Nachfolge war noch nicht geklärt. Im Team arbeiteten 9 Beschäftigte, deren Schwerpunkt in der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Gehaltsabrechnung lag.

Das Unternehmen hatte die Personalkapazitäts- und Kostenplanung bislang mithilfe von Excellisten erstellt. Das war nicht nur umständlich, sondern auch ungenau. Darüber hinaus waren die geplanten Kapazitäten der Fachbereiche in der Summe zu hoch. Sie wurden dann in mehreren Schritten wieder gekürzt. Der Interim Manager übernahm die Aufgabe, die Personalkapazitäts- und Kostenplanung einerseits auf aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten Bereichszielwerten auszurichten. Andererseits stimmte er ein dem digitalen Zeitalter entsprechendes IT-Tool intern und extern ab.

Bedenken gegen Digitalisierung durch proaktive Kommunikation ausgeräumt

Die Herausforderung in diesem Projekt lag weniger auf fachlicher, denn auf menschlicher Ebene. Der neue Planungsprozesses traf zunächst auf Unverständnis. Sowohl Führungskräfte wie MitarbeiterInnen mussten inhaltlich überzeugt werden. Um die Akzeptanz des neuen IT-Systems zu erhöhen, band der Interim Manager alle späteren Anwender früh ein. Zum Nutzerkreis zählten neben seinem Team unter anderem der Personalleiter, Personalmanager, Fachbereichs- und Geschäftsfeldleiter sowie das Konzerncontrolling. Außerdem holte der Interim Manager auch die IT und den Betriebsrat frühzeitig in das Projekt. Parallel dazu koordinierte er die Abstimmung mit dem Anbieter des IT-Tools.

Hohen laufenden Rekrutierungsbedarf in die Personalkostenplanung integriert

Zu den weiteren Herausforderungen zählte der hohe laufende Rekrutierungsbedarf des Unternehmens. Für eine transparente Personalkapazitäts- und Kostenplanung war es notwendig, einen allgemein akzeptierten Aufsatzpunkt für die Planung festzulegen. Das heißt zu definieren, welcher Personalbestand plus welche der schon laufenden Rekrutierungsmaßnahmen gelten als gesetzt und sind nicht mehr entscheidungsrelevant.

Gemeinsam mit dem Team erarbeitete der Interim Manager, welche Lohn- bzw. Kostenarten bei der Planung der Personalkosten wie berücksichtigt werden sollten. Das galt ebenso für Daten aus der Personaladministration und Zeitwirtschaft für die Personalkapazitätsplanung. Der Interim Manager stimmte Prämissen für folgende Parameter ab:

• Wiederbesetzung bei auslaufenden Zeitverträgen bzw. Rentenbeginn
• Berücksichtigung von Langzeitkranken
• Mitarbeiter im Sabbatical
• Mitarbeiter in Elternzeit oder in Teilzeit

Neues IT-Tool als SaaS-/Cloud-Lösung abgestimmt und eingeführt

Das Unternehmen hatte sich für ein passendes IT-Tool entschieden, das als SaaS-/Cloud-Lösung (Software-as-a-Service) beim Anbieter betrieben wird. Die daraus resultierenden sicherheitstechnischen Herausforderungen stimmte er mit dem IT Security Officer ab. Ebenso stellte er sicher, dass die Anforderungen aus der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) berücksichtigt wurden. Die Abstimmungen hierzu erfolgte sowohl mit der externen Datenschutzbeauftragten als auch mit der internen Rechtsabteilung. Vom Betriebsrat geäußerte Bedenken wurden rechtzeitig aufgenommen und konnten so ausgeräumt werden.

Personalkapazitäts- und Kostenplanung termingerecht und im Budget in Betrieb

Das Projektteam um den Interim Manager konnte das neue IT-Tool termin- und budgetgerecht zur vollsten Zufriedenheit des Auftraggebers einführen. Die Personalkapazitäts- und Kostenplanung ist jetzt sowohl schneller als auch transparenter. Darüber hinaus haben die Führungskräfte nunmehr auch Zugriff auf alle relevanten Mitarbeiterinformationen. Last but not least sind jetzt ins Detail gehende SOLL-IST-Abweichungsanalysen möglich. Diese werden mit Beginn des neuen Budgetjahres etabliert.