Interim CIO im Maschinenbau

Das Projekt im Überblick:

• Geschäftsführung hatte Vertrauen in IT verloren
• Geschäftsführung wünschte eine externe Sicht auf die IT
• Projekte priorisiert und IT-Tätigkeiten neu strukturiert
• Steckbriefe und Projektmanagement für IT-Projekte eingeführt
• IT vom Kostenfaktor zum internen Dienstleister entwickelt

Der Interim Manager wurde von einem Mittelstandsunternehmen (KMU) beauftragt, die vakante IT-Leiter-Position befristet zu übernehmen und laufende IT-Projekte umzusetzen. Das Maschinenbau-Unternehmen befand sich in einer Umstrukturierung.

Geschäftsführung hatte Vertrauen in IT verloren

Eine besondere Herausforderung in diesem Mandat bestand darin, dass die Geschäftsleitung das Vertrauen in die Arbeit der IT verloren hatte. Die Gründe dafür lagen auf der Hand: Die IT-Abteilung war nicht zielgerichtet geführt worden, es gab kein Projektcontrolling und auch kein handlungsfähiges Projektmanagement. Die internen Kunden der IT waren nie proaktiv informiert worden und auch deshalb mit der Leistung der IT-Abteilung unzufrieden. Erschwerend kam hinzu, dass noch in der Reorganisation ein IT-Mitarbeiter für die Serverbetreuung gekündigt hatte. Dadurch war ein weiterer Mitarbeiter völlig überlastet.

Projekte priorisiert und IT-Tätigkeiten neu strukturiert

Der Interim Manager machte sich zunächst in Gesprächen mit den IT-Mitarbeitern ein Bild von den individuellen Aufgaben sowie laufenden und geparkten Projekten. Es folgten Gespräche mit den Abteilungsleitern, um deren Sicht auf die IT zu eruieren. Nach einer Ist-Analyse der Soft- und Hardware und der IT-Organisation sowie der anstehenden Projekte entwickelte der Interim Manager die weitere Vorgehensweise. Dazu zählten beispielsweise die Priorisierung der Projekte sowie das Abstellen nicht-relevanter Aufgaben und Tätigkeiten unter Einbindung der IT-Mitarbeiter.

Steckbriefe und Projektmanagement für IT-Projekte eingeführt

Für die verbliebenen Projekte erstellte der Interim Manager Steckbriefe über Zuständigkeiten, Inhalt und Ziele, die Klarheit für die Verantwortlichen aus den Fachabteilungen und der IT schafften. Zudem führte er ein einfaches Projektmanagement-Tool ein. Die Wahl fiel auf RACI (responsible, accountable, consulted, informed), da der Schulungsaufwand gering ist und es sich einfach in das Unternehmen implementieren lässt. Zum Projektmanagement vereinbarte er außerdem einen alle zwei Wochen stattfindenden Jour-Fixe-Termin mit der Geschäftsführung.

Um die Serverbetreuung weiterhin gewährleisten zu können, erfolgte die Vergabe der offenen Stelle an ein externes Unternehmen. Daraus resultierten steuerbare Kosten und die Entlastung des Server-Admins.

IT vom Kostenfaktor zum internen Dienstleister entwickelt

Während des Mandates wandelte sich die IT vom Kostenfaktor zu einem internen Service-Dienstleister, der aktiv am Wertschöpfungsprozess teilnimmt. Alle hoch-priorisierten Projekte wurden zügig umgesetzt. Die Abteilungsleiter waren mit den Abläufen und Ergebnissen sehr zufrieden.

Während des Mandates erarbeitete der Interim Manager weitergehende Handlungsempfehlungen und eine mit der Geschäftsführung abgestimmte Strategie, die als Vorgabe für den neuen IT-Leiter hinterlegt wurden. Nach Identifikation des neuen IT-Leiters wurde der Interim Manager mit einem weiteren Mandat für das Coaching des neuen IT-Leiters betraut.