IT-Projektleiter: Migration von BI-Systeme in die Cloud

Das Projekt in Stichworten:

• Installationen in der Cloud und Rollout des Reportings sicherstellen
• Unterschiedliche Interessen moderiert und gemeinsame Lösungen herbeigeführt
• Request for Proposal für künftig effektivere Business Intelligence definiert
• Ausschreibungen und Anträge für Großprojekte entscheidungsreif vorbereitet
• BI-Projekt steigert Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit bei geringeren Kosten

Die Aufzugssparte eines diversifizierten, global agierenden Stahlkonzerns hatte beschlossen, eine Business-Intelligence-Lösung von Einzelplatzlösungen auf die Mehrplatzversion umzustellen. Dabei gab es zwei Anwendungsstränge: Der eine nutze das Produkt operativ in der DACH-Region, der andere europaweit als strategisches Planungsinstument und Berichtsinstrument.

In Abstimmung mit dem Softwarehersteller waren 15 Monate als Projektdauer festgelegt worden. Weitere 18 Monate und einige Wechsel in der Projektverantwortung später schied erneut ein Projektleiter kurzfristig aus. In dieser Situation holte die Bereichsleitung den Interim Manager an Bord. Gleichzeitig agierte er als Ko-Programmmanager eines von China aus gesteuerten weltweiten Programmes des Unternehmens. Der Interim Manager wurde im Bereichsleitungsumfeld der Gruppen-CIO-Organisation verankert. Er leitete Projekte mit ca. 50 Mitarbeitern (davon 75 Prozent externe Mitarbeiter).

Installationen in der Cloud und Rollout des Reportings sicherstellen

Parallel zum Mandatsbeginn wurde die IT der Aufzugssparte als Teil der internationalen Technology & Innovation-Organisation reorganisiert. Darüber hinaus liefen mehrere Großprojekte, unter anderem ein umfassendes Programm zum Aufbau eines neuen Enterprise-Data Warehouse (BW4/HANA2, Microstrategy, Power BI), die eine intensive Steuerung erforderten. In diesem Projekt stellte der Interim Manager die reibungslosen Installationen in der Cloud und das Rollout des Reportings in europäischen Ländern sicher.

Unterschiedliche Interessen moderiert und gemeinsame Lösungen herbeigeführt

Bei der Analyse des Istzustandes fand der Interim Manager schnell heraus, dass die Migration des Business Intelligence Systems von der Einzel- auf die Mehrplatzversion im Wesentlichen nicht an kleinen Fehlern scheiterte. Vielmehr wurde das Projekt durch die gleichzeitige Migration in die Cloud stark beeinflusst. Altbekannte Standardprozesse mussten völlig neu aufgesetzt werden – und das Wie war weithin unbekannt. Erschwerend kamen divergierende Einzelinteressen der verantwortlichen Manager hinzu. Mit Unterstützung des Bereichsleiters führte der Interim Manager im ersten Schritt viele Gespräche, um gemeinsam für alle akzeptable Lösungen zu finden.

Nachdem die Streitigkeiten geklärt waren, schärfte der Interim Manager zunächst das Zielbild der Business Intelligence Organisation und stimmte es im Unternehmen weiter ab. Als Grundlage dienten die Ergebnisse der vorangegangenen Reifegraduntersuchung. Die Planung des Interim Managers umfasste die zu erbringenden Leistungen und Services ebenso wie die personelle Besetzung. Es sollte sichergestellt werden, dass künftige Projekte im Bereich der Business Intelligence effektiv gestaltet und umgesetzt werden.

Zur Bewertung der parallel eingehenden Projektanträge und bereits laufenden Projekte wurde ein Monitoring eingeführt und fallweise angepasst. Der Interim Manager legte eine Methode fest und definierte darüber hinaus das Management-Reporting.

In der Zwischenzeit wurden die Softwarestände soweit möglich auf ein gemeinsames Niveau angehoben. Außerdem wurden die Endanwender befähigt, über ein Self-Service-Portal Supportunterstützung abzurufen.

Request for Proposal für künftig effektivere Business Intelligence definiert

Ein weiteres Anliegen des Auftraggebers war die Einrichtung einer permanenten Betriebsstruktur. In Abstimmung mit den beteiligten Führungskräften wählte der Interim Manager geeignete Mitarbeiter aus dem Konzern aus und stattete sie mit den notwendigen Zugriffsberechtigungen aus.

Die Verfügbarkeit und das Supportspektrum der Berater des Softwareherstellers waren stark eingeschränkt. Es stellte sich heraus, dass darüber hinaus weiteres Personal mit spezifischerer Erfahrung erforderlich war. Daher vereinbarte der Interim Manager mit der Bereichsleitung, mehrere unabhängige Softwaredienstleister zu Gesprächen einzuladen.

Ausschreibungen und Anträge für Großprojekte entscheidungsreif vorbereitet

Die neue IT-Service- und Beratungsfirma sollte sicherstellen, dass künftige Projekte im Bereich der Business Intelligence effektiv gestaltet und umgesetzt werden. Insbesondere ging es darum, dass die speziellen Anforderungen strukturiert und gebündelt abgearbeitet werden. Dafür definierte der Interim Manager einen Request for Proposal-Prozess (RfP). Darüber hinaus erarbeitete er in Kooperation mit den jeweils Verantwortlichen und Teams Konzepte für Vertragsmanagement, Beziehungsmanagement zu Lieferanten, Messung der Lieferanten-Performance und Lieferanten-Risiko-Management.

Im Lauf des Mandats sicherte der Interim Manager die Qualität aller Ausschreibungen und bewertete alle Angebote hinsichtlich der für das Lieferanten-Management relevanten Aspekte. Zudem bereitete er Projektanträge für viele Großprojekte entscheidungsreif für das Top-Management vor. Das Ergebnis: Alle definierten Templates und Prozesse wurden erfolgreich eingesetzt.

BI-Projekt steigert Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit bei geringeren Kosten

Das BI-Projekt führte unmittelbar zur Steigerung der Effizienz, der Qualität und der Zufriedenheit der Mitarbeiter und des Managements. Die Gesamtkosten für die Sicherstellung einer zufriedenstellenden Betriebsführung konnten um einen nennenswerten zweistelligen Prozentsatz gesenkt werden. Zu den weiteren Tätigkeiten und Ergebnissen in diesem Interim Mandat zählten unter anderem:

• Demand- & Delivery-Management-Prozess entwickelt und eingeführt
• BI-Steuerungsboard mit Entscheidern aus Fachbereichen und IT aufgesetzt
•  BI-Self-Service-Community gegründet und eingeführt
• Standardisierungen von Umgebungen und Prozessen
• Strategische Weiterentwicklung des Verantwortungsbereichs
• Auswahl & Steuerung externer Dienstleister
• Einführung eines neuen Enterprise Data-Watehouse (SAP BW4/HANA)
• BI-Governance mit Data Ownership
• Recruiting von IT-Spezialisten für den weiteren Team-Ausbau