Projektleiter SAP OM und ESS/MSS in zahlreichen Niederlassungen

Das Projekt im Überblick:

• Standardfunktionalität in SAP ESS/MSS für Urlaubsplanung deutlich erweitert
• Führungskräfte der Niederlassungen für Mitarbeit an Feinkonzepten motiviert
• Beteiligte Niederlassungen bewerten Einführung der SAP-Module als Erfolg

Auftraggeber für das Interim Mandat ist ein großes deutsches Logistikunternehmen. Der zentrale Personalbereich wollte die SAP HCM-Module OM (Organisationsmanagement) und ESS/MSS (Employee/Manager Self Services) in den Niederlassungen einführen. Die Niederlassungen werden allerdings sehr eigenständig geführt. Die Entscheidung über die Einführung der Module trifft daher nicht die zentrale Personalabteilung, sondern der jeweilige Niederlassungsleiter. Die bisherigen Erfahrungen der Niederlassungen mit Projekten der zentralen Personalabteilung wiederum waren eher negativ geprägt. Vor diesem Hintergrund wurde der Interim Manager engagiert, um auch die Akzeptanz für die neuen Prozesse zu verbessern.

Standardfunktionalität in SAP ESS/MSS für Urlaubsplanung deutlich erweitert

Um die Vorteile der neuen Prozesse überzeugend darstellen zu können, war die Standardfunktionalität in SAP ESS/MSS für die Urlaubsplanung deutlich erweitert worden. Dazu wurde auf Empfehlung des Projektteams ein externes Add-on-Tool weiterentwickelt. Dieses Tool gestattet es den Führungskräften, Urlaubssperren, Mindestbesetzungsstärken und Vertretungsregeln für Mitarbeiter in ihrem Verantwortungsbereich festzulegen. Das ermöglicht beispielsweise Urlaubsabsprachen unter den Kollegen ohne Beteiligung der Führungskraft - schon vor der Beantragung des Urlaubs. Diese Neuerung entlastet die Führungskräfte deutlich.

Führungskräfte der Niederlassungen für Mitarbeit an Feinkonzepten motiviert

Anschließend wurden die Niederlassungen eingeladen, sich an der Finalisierung der Feinkonzepte zu beteiligen. Um die Motivation für eine Beteiligung zu erhöhen, wurde die Anzahl der möglichen Beteiligungen bewusst knapp gehalten. Nur die Niederlassungen, die sich als erste freiwillig für die Einführung entschieden, bekamen die Möglichkeit, Einfluss auf die weitere Gestaltung der SAP-Module zu nehmen.

Im nächsten Schritt stellte der Interim Manager zusammen mit einer Kollegin die SAP-Module und das Add-on den Managementteams der beteiligten Niederlassungen vor. Sie beantworteten Fragen der Führungskräfte und diskutierten Anregungen für weitere Verbesserungen. Besonderen Wert legte das Projektteam im weiteren Verlauf auf die Trainings der lokalen Personalmanager und der Führungskräfte. Letztere wurden beispielsweise in Einzelterminen dabei unterstützt, die für die Niederlassung individuellen Parameter für die Urlaubsplanung einzurichten.

Beteiligte Niederlassungen bewerten Einführung der SAP-Module als Erfolg

Das neue Vorgehen trug erheblich dazu bei, dass die Niederlassungen die Einführung der SAP HCM-Module OM und ESS/MSS als erfolgreich bewerten. Auch das Standing des Personalbereiches im gesamten Unternehmen ist jetzt deutlich besser als vorher. Dieses wurde trotz - oder gerade wegen - der vom Interim Manager geleiteten kritischen Diskussion von Verbesserungsvorschlägen aus dem Kreis der Führungskräfte erreicht.

Jetzt gilt es, die Geschwindigkeit der Einführung weiter zu beschleunigen. Dazu unterstützen lokale Personalmanager Kollegen aus benachbarten Niederlassungen. Im Zweifel wird für die verbleibenden Niederlassungen gegebenenfalls noch über den Wechsel vom Prinzip der Freiwilligkeit hin zur Direktive zu entscheiden sein. Am Ende des Prozesses aber stehen konzernweit einheitliche und automatisierte Prozesse.