Transformation Management Office in einem globalen IT-Projekt

Das Projekt in Stichworten:

• Lieferanten-Management bis Bewertung der Projektanträge
• Konzept und Templates von Request for Proposal bis Management-Reporting
• Projektanträge für eine Vielzahl von Großprojekten erfolgreich vorbereitet

Auftraggeber für das Interim Mandat war ein globales Handelsunternehmen. Der Interim Manager übernahm im Rahmen eines Programmes zur Transformation der globalen IT-Systemlandschaft zwei aufeinanderfolgende Rollen im zentralen TMO (Transformation Management Office). Das gegenwärtig noch in der Umsetzung befindliche Programm ist derzeit weltweit eines der größten digitalen Anpassungsprojekte und zeichnet sich durch eine sehr hohe Komplexität aus. Umso mehr kommt es auf zuverlässige Prozesse im Lieferanten-Management und Projektportfolio an.

Von Lieferanten-Management bis Bewertung der Projektanträge

Für die Anlaufphase des Programmes wurden die folgenden Aufgaben definiert:

• Erstellung eines Lieferanten-Management Konzepts
• Definition eines Maßnahmenkatalogs zur Umsetzung des Konzepts
• Weiterentwicklung bestehender Konzepte und Strukturen zur Programmsteuerung

In der Umsetzungsphase des Programmes übernahm der Interim Manager die Verantwortung für:

• Entwicklung und Implementierung eines Konzeptes zur Analyse des Projektportfolios
• Identifizierung und Umsetzung von Verbesserungspotenzialen des Prozesses für das Projektportfolio-Management
• Bewertung eingehender Projektanträge

Im Rahmen des Programmes sollen alle Funktionsbereiche des Unternehmens (inklusive der gesamten Wertschöpfungskette) in allen Ländern durch Standard-Software-Lösungen unterstützt werden.

Wegen der langen Laufzeit des Programmes musste eine hohe Anzahl parallel eingehender Projektanträge mit Relevanz für das Programm bewertet und zur Entscheidung gebracht werden. Außerdem galt es, die weltweit parallellaufenden Projekte jederzeit im Blick zu behalten (Monitoring).

Konzept und Templates von Request for Proposal bis Management-Reporting

Der Interim Manager definierte zunächst einen "Request for Proposal"-Prozess (RfP) und die dafür notwendigen Templates. Darüber hinaus erarbeitete er in Kooperation mit den jeweils Verantwortlichen und Teams Konzepte für Vertragsmanagement, Beziehungsmanagement zu Lieferanten, Messung der Lieferanten-Performance und Lieferanten-Risiko-Management.

Zur Bewertung der parallel eingehenden Projektanträge wurden das Verfahren und die Templates angepasst. Für das Monitoring der parallellaufenden Projekte legte der Interim Manager eine Methode fest und definierte darüber hinaus das Management-Reporting.
 

Projektanträge für eine Vielzahl von Großprojekten bewertet

Im Lauf des Mandats sicherte der Interim Manager die Qualität aller Ausschreibungen und bewertete alle Angebote hinsichtlich der für das Lieferanten-Management relevanten Aspekte. Zudem bereitete er Projektanträge für viele Großprojekte entscheidungsreif für das Top-Management vor. Das Ergebnis: Alle definierten Templates und Prozesse in beiden Bereichen werden erfolgreich eingesetzt.