Optimierung der Retourenabwicklung für einen Modehersteller

Das Projekt in Stichworten:

• Arbeits- und Prozessreorganisation an den beiden Dienstleister-Standorten
• Arbeitsplätze und Abläufe gemeinsam mit den Beschäftigten neu gestaltet
• Weißbuch für Jahres- und Zwischeninventur erstellt und Mitarbeiter geschult
• Stückkosten bei Restanten sinken  in nennenswertem Prozentbereich

Ein führender Modehersteller in Deutschland und Europa beauftragte den Interim Manager, bei einem Dienstleister die Restantenprozesse beim Rücklauf und die Waren-Durchlaufzeiten zu optimieren. Zudem sollte er die Führungsmannschaft des Dienstleisters für die Restantenbearbeitung schulen. Ziel des Mandats: die Stückkosten deutlich zu senken.

Der Auftraggeber produziert Mode und Lifestyle-Produkte (Accessoires) für Damen, Herren und Kinder. Die Unternehmensgruppe ist in über 30 Ländern tätig. Die Restantenbearbeitung erfolgt an 2 Standorten durch einen Logistik-Dienstleister (Werkvertrag). Dieser bearbeitet die Retouren, mit dem Ziel, retournierte Artikel schnellstmöglich wieder in den Verkaufskreislauf zurückzuführen. Dabei kümmert sich der Dienstleister um Transport, Lagerung, Kommissionierung und Aufbewahrung von Gütern. Zudem bietet er verschiedene Einlagerungsmöglichkeiten: ob ganze Paletten im Hochregallager, kleine Artikel in Boxen, sperrige Produkte auf Paletten oder Hängeware.

Arbeits- und Prozessreorganisation an den beiden Dienstleister-Standorten

Nach einer Aufnahme der Ist-Prozesse mit Dokumentation in VISIO wertete der Interim Manager die aktuelle Produktivität an den Standorten per Excel und Access aus. Auf Grundlage der Datenauswertung erstellte er ein Tool für die Arbeitsvorbereitung, das auf Basis der elektronischen Lieferankündigungen eine dedizierte, standortbezogene Ressourcenplanung ermöglicht.

Nach Auswertung und Neukonzeption der Abläufe optimierte er darüber hinaus die Warenklassifizierung und die Vorsortierung im Wareneingang. Im Weiteren wurden die Sortierplätze zur Konsolidierung der Warenarten nach unterschiedlichen Warengruppen (Men, Women, Accessoires) überarbeitet und eine neue, effektivere Sortierstrategie erarbeitet. Eine Neuplanung und -positionierung von ergonomischen Arbeitsbereichen beim Dienstleister führte dazu, dass die einzelnen Arbeitsschritte nunmehr deutlich effizienter geworden sind.

Arbeitsplätze und Abläufe gemeinsam mit den Beschäftigten neu gestaltet

Der Dienstleister hatte Wareneingangs- und Sortierprozesse sowie den innerbetrieblichen Transport sehr zeit- und personalintensiv gestaltet. Zudem wurden Grundsätze der Arbeitsplatzergonomie ignoriert. In Workshops und Diskussionen erfasste der Interim Manager die individuellen Belastungen an den Arbeitsplätzen und erarbeitete gemeinsam mit den Beschäftigten für jeden Arbeitsschritt eine verbesserte Vorgehensweise.

In Einzelcoachings wurden individuelle Herangehensweisen beleuchtet. Die proaktive Kommunikation führte in den meisten Fällen zur Identifikation mit den neuen Arbeitsschritten. In Einzelfällen waren aber auch Personalveränderungen unumgänglich.

Weißbuch für Jahres- und Zwischeninventur erstellt und Mitarbeiter geschult

Neben den Kernaufgaben des Mandats entwickelte der Interim Manager außerdem ein Weißbuch für Jahres- und Zwischeninventuren, das im Detail Regeln, Ablauf und Zuständigkeiten während der Inventur aufzeigt. Zudem entwickelte er auf Excel-Basis ein Tool, das den Fortschritt der Inventur dokumentiert und Verzögerungen transparent aufzeigt. Der Interim Manager unterstützte Führungskräfte und Belegschaft dabei, das Weißbuch korrekt anzuwenden. Die Dokumentation und das Excel-Tool übernahm der Auftraggeber später auch an dessen Stammsitz.

Stückkosten sinken im zweistelligen Prozentbereich

Im Ergebnis konnte der Interim Manager die Arbeitsschritte und -mengen in den Prozessen Vereinnahmung, Sortierung und Einlagerung deutlich reduzieren. Der Personalaufwand (Headcount) wurde deutlich verringert, die Transparenz erhöht und die Stückkosten in nennenswertem Prozentbereich reduziert.