Digitalisierung einer Holding nach Zukäufen

Das Projekt in Stichworten:

• Prozesse für Digitalisierung nicht beschrieben
• Synergie- und Einkaufseffekte nutzen
• Releaseplanung für schrittweise Einführung der Systeme
• Lastenheft und Pflichtheft inklusive Wissensdatenbank

Zwei kleine Firmen im Bereich B2B-Handel mit Reinigungs- und Pflegeprodukten und zusammen 105.000 Kunden wurden von einer Holding übernommen. Weitere Firmen befinden sich zum Zeitpunkt des Interim Mandats im M&A-Prozess. Die Holding strebt an, dass alle Unternehmen künftig in denselben Systemen arbeiten. Der Interim Manager wurde damit beauftragt, die Einführung dieser Systeme zu begleiten. Die Verkaufsstrategie erfordert ein firmenübergreifendes ERP (Einkauf, Buchhaltung, Materialwirtschaft und Personal) inklusive CRM, DMS und BI.

Prozesse für Digitalisierung nicht beschrieben

Bisher sind Lexware und DATEV im Einsatz. Prozesse sind bisher nicht beschrieben. Es gibt kein CRM und keine MaWi. Die Mitarbeiter organisieren sich selbst über Outlook und z.T. Papierablage. Das Berichtssystem beruht auf Eigenangaben der Mitarbeiter (xls). Die Provisionsabrechnungen sind sehr unterschiedlich und in einem Fall kompliziert und nicht standardisiert. Der Auftragsabschluss (bisher Papier) muss nun über ein Tablett vor Ort beim Kunden erfolgen. Dabei muss der Abschluss auch offline und in Ausnahmen weiter per Papier möglich sein. Die Kundenbeziehungen wurden über Business-Notizen (verschiedene Formate bis hin zu Papier) dokumentiert und müssen ins DMS übernommen werden, auf dass das CRM mandantenspezifisch zugreifen muss.

Synergie- und Einkaufseffekte nutzen

Die beiden Firmen bleiben zunächst eigenständig, aber der Verkaufsprozess und später Einkauf, Buchhaltung, Materialwirtschaft und Personal wird vereinheitlicht (Post Merger Integration), um Synergie- und Einkaufseffekte nutzen zu können.

Die beiden Geschäftsführer sind in Personalunion auch jeweils Vertriebsleiter. Mit ihnen (Face-to-Face) und zwei Vertriebsmitarbeitern, sowohl angestellt als auch freier Handelsvertreter, (remote) wurde jeweils ein einstündiges Interview geführt und Schlüsseldokumente, z.B. Bestellschein (früher Papier), xls-Provisionsabrechnung, Rabattkonditionen etc., übergeben, die anschließend analysiert wurden.

Auf der Basis dieser Analyse wurde gemäß einer eigenen Methode des Interim Managers, die auf der vereinfachten Cheng-Notation für das Entitäten-Relationen-Diagramm basiert, ein Datenmodell mit Entitäten, Attributen und Berechtigungen entwickelt. Dabei wurde, durch den Interim Manager, eine Wissensdatenbank entwickelt, die den größten Wettbewerbsnachteil in einen sehr großen Vorteil verwandelt und die Einarbeitungszeit neuer Vertriebler erheblich verkürzt. Es werden Vertriebler im zweistelligen Bereich eingestellt (Umsetzung der Buy & Build-Strategie der Investoren).

Anschließend wurden die Prozesse Verkaufsabschluss (harter Direktverkauf vor Ort „Impulsvertrieb“), Auftragsabwicklung und Provisionsabrechnung mit einer eigenen Methode, die auf SIPOC aus Six-Sigma basiert, in Form einer Prozesskarte dokumentiert. Dabei wurde besonderes Augenmerk auf die dublettenfreie Migration der Stamm- und Bewegungsdaten gelegt. Die Provisionsabrechnung wurde durch den Interim Manager entfeinert und für die vielen neuen Mitarbeiter optimiert.

Das CRM-Berichtssytem wurde nur übergangsweise im MVP genutzt. Sämtliche CRM- und ERP-Berichte werden firmenübergreifend aus dem BI-System geliefert.

Releaseplanung für schrittweise Einführung der Systeme

Eine Releaseplanung für die schrittweise Einführung von CRM, BuHa, MaWi, HR, BI, DMS lag vor. Der reduzierte Funktionsumfang für das CRM-Most Valuable Product war dokumentiert. Für CRM waren acht weitere Releases und neun Testfälle definiert. Die Umsetzung erfolgte agil mit Fragen-Antworten- und Show & Tell-Werkstätten, komplett remote.

Der Projektleiter hat seinen Sitz in Spanien und ist vom Zeittyp Nachtigall. Der Interim Manager ist vom Zeittyp Lerche und Projektsteuerer sowie Testmanager, wobei er für beides eine eigene Methode einsetzt, die auf PRINCE2 basiert.

Lastenheft und Pflichtheft inklusive Wissensdatenbank

Das Lastenheft inklusive Wissensdatenbank, wurde in 15 Projekttagen erstellt. Für Lieferanten-Pitching und Gap-Analyse Pflichtenheft sind zwei Projekttage angefallen. Der erste MVP-Testfall (Migration der Stamm- und Bewegungsdaten) wurde bereits 14 Tage nach Auftragserteilung getestet (agil).

Nach dem CRM wird das erweiterte ERP ausgerollt. Hierbei müssen nur die Buchhaltungsdaten migriert werden. Die Migrationsprozesse sind bis dahin etabliert.