Konzeption und Erstellung eines E-Commerce Marktplatzes

Das Projekt in Stichworten:

• Projektleitung nach Scheitern einer ersten Konzeption übernommen
• Projektteam für E-Commerce schnell auf 50 Mitarbeiter aufgestockt
• Organisation und Aufgabenzuordnung im Projektteam neu aufgesetzt
• Scrum und Kanban als agile Methoden beschleunigen die Umsetzung
• Viele Synergieeffekte mit hohem Kosteneinsparpotenzial gehoben
• Kundenfokus und Vermarktung basierend auf Zielgruppenbedarfen sichergestellt
• Quality Assurance erfüllt Compliance-Anforderungen für Finanztransaktionen
• Fristgerechter und erfolgreicher Launch des Online-Marktplatzes

Das beauftragende Unternehmen zählt zu Europas größten Einkaufs- und Marketingverbünden im Produktionsverbindungshandel. Neben Einkaufs- und Marketing Dienstleistungen stellt es mehr als 1.000 Handelspartnern auch Finanz- und Logistikdienstleistungen zur Verfügung. Um die Verbindung mit mittelständigen Handelspartnern langfristig zu erhalten, hatte sich das Unternehmen zum Ziel gesetzt, einen Online-Marktplatz zu betreiben. Über diese Plattform sollten die verbundenen Handelsunternehmen ihre Produkte an ihre Endkunden vertreiben. Typischerweise sind diese Handelsunternehmen zu klein bzw. besitzen nicht die notwendige Expertise, um eigenständig erfolgreichen E-Commerce zu betreiben.

Projektleitung nach Scheitern einer ersten Konzeption übernommen

Der Interim Manager wurde beauftragt, nachdem ein erster Konzeptionsentwurf für den Online-Marktplatz nicht von der Geschäftsführung des Familienunternehmens freigegeben worden war. Die bis zu diesem Zeitpunkt mit der Aufgabe betraute interne Projektleitung wurde von der Aufgabe entbunden. Das Team wurde dem Interim-Projektleiter unterstellt.

Projektteam für E-Commerce schnell auf 50 Mitarbeiter aufgestockt

Zum Zeitpunkt der Übernahme bestand das Projektteam aus 10 externen sowie 5 internen Mitarbeitern. Eine Skalierung des Projektteams in den Bereichen Anforderungsmanagement, IT-Entwicklung und Qualitätssicherung war bereits absehbar. Der Interim Manager plante und koordinierte dieses Wachstum gemeinsam mit den Führungskräften. Zwischenzeitlich hatte das Kernprojektteam mehr als 50 (zumeist externe) Mitarbeiter.

Organisation und Aufgabenzuordnung im Projektteam neu aufgesetzt

Unmittelbar nach Übernahme der Leitungsfunktion ordnete der Interim Manager die bereits vorhandenen Teammitglieder in eine transparente Teilprojektstruktur. Jedem Teilprojektteam wurde ein Project Office (PO) zugewiesen und eine klare Aufgabenstellung pro Team aufgesetzt. Der Interim Manager stellte sicher, dass Ressourcenlücken und fehlende spezifische Skills erfasst wurden, um mit Hilfe der Personalabteilung passende interne oder externe Kräfte zu rekrutieren.

Scrum und Kanban als agile Methoden beschleunigen die Umsetzung

Eine wesentliche Erhöhung der Umsetzungsgeschwindigkeit wurde durch die Einführung agiler Arbeitsmethoden erzielt. Hierzu zählten vornehmlich Scrum-Rituale wie Daylies, Planning, Reviews und Retrospektiven sowie die Überführung der wesentlichen Aufgabenstellungen in eine Kanban-Umgebung. Neben der schnelleren Umsetzung ergab sich auf diese Weise auch mehr Transparenz für alle Projektbeteiligten.

Viele Synergieeffekte mit hohem Kosteneinsparpotenzial gehoben

Das Projekt war zum Start wie ein externes Start-up aufgesetzt. Entsprechend gab es beim Mutterkonzern immer wieder Widerstände, wenn eine Supportleistung aus einer der internen Abteilungen angefragt wurde. Durch die Einführung regelmäßiger Lenkungskreise sowie eines Management-Beirats konnte der Interim Manager das Start-up näher an die Kernfunktionen des Unternehmens heranführen. Im Ergebnis ergaben sich daraus viele Synergieeffekte mit hohem Kosteneinsparpotenzial.

Kundenfokus und Vermarktung basierend auf Zielgruppenbedarfen sichergestellt

Die vom Interim Manager zunächst vorgefundene Konzeption beruhte ausschließlich auf intern definierten Bedarfseinschätzungen zu den Zielgruppen. Einer der wichtigsten Impulse zum Neustart des Projektes bestand darin, Zielgruppenbedarfsanalysen bei Endkunden und den Verbundpartnern anzustellen. Die auf diesem Wege generierten Erkenntnisse führten zu wesentlichen Konzept- und Positionierungsänderungen. Sie dienten darüber hinaus als Basis für das Branding und die Vermarktungsstrategie des neuen Marktplatzes.

Quality Assurance erfüllt Compliance-Anforderungen für Finanztransaktionen

Ein IT-intensives Projekt wie ein Online-Marktplatz mit angebundenen Finanzdienstleistungsfunktionen stellt höchste Anforderungen an die Funktionsfähigkeit der IT-Lösung. Insbesondere die BtB-Faktoring-Dienstleistungsfunktion gegenüber den anzubindenden Handelspartnern unterlag hohen Risiken im Fall von fehlerhaften Prozessen. Durch eine sehr umfangreiches Quality Assurance – zum Teil voll automatisiert – stellte der Interim Manager sicher, dass alle Compliance-Anforderungen eingehalten werden konnten.

Fristgerechter und erfolgreicher Launch des Online-Marktplatzes

Der neue Online-Marktplatz wurde nach 15 Monaten zum Jahresende gelauncht. Die Geschäftsführung hat damit ihr Versprechen gegenüber den Verbundpartnern einlösen können und einen digitalen Vertriebskanal der modernsten Art bereitgestellt.

Die nahezu 50 externen Mitarbeiter waren zum Ende des Projektes Zug um Zug durch festangestellte Mitarbeiter ersetzt worden. Mit dem fristgerechten und erfolgreichen Launch wurde das Geschäftsmodell von einem voll funktionsfähigen Team in den Betrieb übernommen.