Agiles Coaching und Digitalisierung der HR-Prozesse

Das Projekt in Stichworten:

• Agiles Coaching und Digitalisierung der HR-Prozesse
• Ausgangslage: HR-Arbeit beschränkt sich auf Beherrschung des täglichen Chaos
• Fachlicher Leiter von Evaluation bis zum Go-Live von SAP SuccessFactors 
• SAP SuccessFactors in 4 Monaten erfolgreich eingeführt
• Qualifizierung von Führungskräften und Teams durch agiles Coaching

Der Interim Manager wurde von einem IT-Dienstleistungsunternehmen als Berater des HR-Leiters beauftragt, die HR-Digitalisierung voranzutreiben. Das Familienunternehmen ist auf die IT-Wertschöpfungskette der Automobilhersteller spezialisiert. Es hatte 5 Jahre nacheinander exponentielles Wachstum verzeichnet und war zu einem Mittelständler mit mehreren Niederlassungen in Deutschland und ca. 800 Beschäftigten (2020) gewachsen. Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen waren aber hinter diesem Wachstum zurückgeblieben. Der neu ernannte Bereichsleiter und Mitglied der Geschäftsleitung des Human Resources Managements war fachfremd und nun mit dem Auftrag des Auf- und Ausbaus der sehr jungen und kleinen Abteilung des Unternehmens betraut.

Ausgangslage: HR-Arbeit beschränkt sich auf Beherrschung des täglichen Chaos

Zum Startpunkt des Projektes im Juni 2017 betreute die Stabsstelle HR mit 3,5 Vollzeitstellen ca. 550 Mitarbeiter. Die HR-Beschäftigten arbeiteten mit 6 MS Exceltabellen, 1 MS Access Datenbank, DATEV Lodas sowie einer Eigenentwicklung für die Zeiterfassung und das Bewerbermanagement. Schon die sich daraus ergebende fehlende Datenklarheit mit ihren zahlreichen Fehlerquellen stellte HR vor ganz erhebliche Herausforderungen. Erschwert wurde die Situation darüber hinaus, dass Prozesse nur manufakturhaft auf Papier beschrieben waren. Bei Gehältern, Rollen und Kompetenzen gab es ebenso wenig klare Strukturen wie bei Recruiting, Employer Branding, Personalentwicklung und -controlling. Kurzum: Die tägliche Arbeit in der Personalabteilung beschränkte sich darauf, das Chaos zu beherrschen und HR war weit davon entfernt, als strategischer Partner für Geschäftsleitung und Führungsebene fungieren zu können.

Fachlicher Leiter von Evaluation bis zum Go-Live von SAP SuccessFactors 

Der Interim Manager übernahm als enger Berater des Bereichsleiters die Funktion des Ideen- und Strukturgebers sowie Umsetzers bei der Digitalisierung der HR-Prozesse durch Einführung eines niederlassungsübergreifenden Personalmanagementsystems. Dabei hat der Interim Manager methodisch einen Agile-Coaching-Ansatz gewählt, mit dem Ziel den HR-Bereich selbstbestimmt und selbstorganisiert in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu führen. In der Rolle des fachlichen Projektleiters stand er in engem Austausch mit der gesamten Geschäftsführung des Unternehmens und führte das Projekt von der ersten Evaluation der Bedürfnisse, über die Auswahl eines geeigneten Softwareanbieters (SAP SuccessFactors), bis hin zum deutschlandweiten Go-Live des Systems zum Erfolg. Dabei setzte er seine fachliche und technische Expertise in den 4 System-Bereichen „Recruiting/Marketing“, „Onboarding“, „Employee Central“ und „Learning Management“ über folgende Projektschritte erfolgreich ein:

• Datenerhebung und Bereinigung
• Festlegung und Realisierung der Rechtelandschaft in SuccessFactors
• Gestaltung der Use Cases
• Anbindung an die internen Systemlandschaften (Zeiterfassung, Projektsteuerung)
• Zusammenarbeit mit internen Schnittstellenabteilungen (Controlling, IT, Gehaltsabrechnung)
• Aufbereitung und Umsetzung von Key- und End-User-Trainings
• Eskalationsinstanz nach Einführung sowie Unterstützung der internen Support-Rolle

Personalmanagementsystem SAP SuccessFactors in 4 Monaten erfolgreich eingeführt

SAP SuccessFactors wurde durch die fokussierte Führung des Interim Managers in nur 4 Monaten produktiv. Bewerber, Führungskräfte und Mitarbeiter erleben die HR Prozesse nunmehr deutlich effizienter als vorher und sparen wertvolle Zeit. In der Geschäftsführung herrscht jetzt vollständige Information und Transparenz über die wesentlichen Metriken des Personals.

In der Retrospektive auf das Projekt und mit Blick auf die HR Roadmap initiierte der Interim Manager im Anschluss folgende Projekte: die Optimierung des fachlichen Rekruiting Prozesses, die Einführung der digitalen Personalakte, die Strukturierung von Rollen und Vergütung sowie die Einführung People Analytics mit Retrospektive und Prognose.

Qualifizierung von Führungskräften und Teams durch agiles Coaching

Im Rahmen seiner Rolle als Agile Coach unterstützte der Berater den Leiter HR sowie die Teamleiterin HR beim Aufbau und der Entwicklung des HR-Teams mit agilen Methoden in den Schwerpunkten Rollen- und Prozessgestaltung. Er leitete mehrere fachliche Rollenentwicklungsworkshops zur Ausgestaltung des Abteilungsaufbaus, der nach agilen Prinzipien immer wieder reflektiert und reorganisiert wurde. Auf diese Weise begleiteter der Interim Manager erfolgreich die emotionale und persönliche Entwicklung des von 2 auf 15 Personen wachsenden Teams.

Jährliche Teambuilding-Events fernab vom normalen Arbeitsalltag, bestehend aus 3-tägigen Workshops an unterschiedlichen Standorten, sowie laufende Coachings und Supervisionen im Arbeitsalltag verhalfen Teamleitungen und -mitgliedern zu mehr Selbstorganisation, Reflexionsstärke, Zusammenhalt und Vertrauen.