Verlagerung und Fusion einer OEM-Autovermietung

Das Projekt in Stichworten:

• Verlagerung und Fusion einer OEM-Autovermietung
• Schulung neuer Mitarbeiter und Austausch mit den Fachabteilungen
• Ausführliche Prozessdokumentation und Schließen von „Lücken“
• Neue Kompetenzregelung und Anwendung eines professionellen Methodenpools
• Erfolgreicher Standortwechsel deutlich schneller als geplant
• Basis für eine erfolgreiche Autovermietung geschaffen

Eine OEM-Autovermietung stand vor der Herausforderung, den Standort zu verlegen. Im Anschluss an die Verlegung sollten das Pkw-Vermietgeschäft der Autovermietung und die Lkw-Vermietung einer anderen Marke verschmolzen werden. Für das Unternehmen waren neue Büroräume für bis zu 100 Mitarbeiter auszubauen. Ferner galt es, ein einheitliches IT-System für die Vermietung von Pkw und Lkw zu entwickeln. Das Investitionsvolumen für die Standorterweiterung beläuft sich auf 2,5 Millionen Euro. Der Interim Manager wurde als Transformationsmanager für dieses Projekt engagiert. Dabei hatte er unter anderem folgende Teilprojekte zu bearbeiten:

• Geschäftsbereich Langzeitmiete mit ca. 50 Mitarbeitern von der alten Geschäftsstelle in Braunschweig an den neuen Standort nach Sittensen zu transferieren.
• Neue Mitarbeiter einzuarbeiten, die rund 80 % der Belegschaft ausmachten.
• Das Geschäft und Prozesse am neuen Standort etablieren und stabilisieren – von Personalmanagement bis zur IT.
• Zum Schluss musste die Verschmelzung gut vorbereitet und schließlich durchgeführt werden.

Schulung neuer Mitarbeiter und Austausch mit den Fachabteilungen

Nach einer umfassenden Bestandsaufnahme stellte der Interim Manager im ersten Schritt neue Mitarbeiter und Zeitarbeitnehmer ein. Durch den Einsatz externer Trainer erfolgte ein strukturierter und praxisorientierter Wissenstransfer. Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter machte wiederum den Aufbau einer Hierarchie zum notwendigen nächsten Schritt. Der Interim Manager erstellte ein Organigramm und gewährleistete sowohl den Aufbau als auch die Prüfung aller Prozesse mit und durch einen Lean Management Trainer. Im Austausch mit den Fachabteilungen entwickelte er schließlich gemeinsame Prozesse und brachte die Mitarbeiter aus beiden Unternehmen zusammen. Teile der Zusammenführung der Geschäftsbereiche stehen noch aus.

Ausführliche Prozessdokumentation und Schließen von „Lücken“

Für den Bereich Langzeitmiete erstellte der Interim Manager eine ausführliche Prozessdokumentation. Dabei zog er Mitarbeiter hinzu, die den Fachbereich aufgrund des Standortwechsels verlassen mussten. Durch die mangelnde Transparenz und die unterschiedlichen Unternehmenskulturen konnte sich der Interim Manager die Gebäude-, IT- und Personalplanung nicht ohne Weiteres aus der bestehenden Organisation ableiten. Da viele Aufgaben als Dienstleistung von anderen Abteilungen in Braunschweig mit übernommen wurden, entstanden kurzfristige „Lücken“. Beispielsweise fehlten am neuen Standort neue Drucker; definierte Ablaufpläne für Fahrzeugbriefe und Fahrzeugrechnungen waren nicht vorhanden. Auch bei den Arbeitnehmervertretungen waren die Zuständigkeiten unklar. Bei gleichzeitigem operativen Tagesgeschäft „verklumpen“ derartige Widerstände und es wird hektisch.

Neue Kompetenzregelung und Anwendung eines professionellen Methodenpools

Der Interim Manager musste kurzfristige Entscheidungen treffen und sich mit der Geschäftsführung sowie auch mit der IT und dem Einkauf bzgl. der Kompetenzregelung abstimmen. Hierzu wählte er etablierte Methoden aus dem Projektmanagement (Scrum, Confluence / Jira) sowie fundierte CRM-Systeme (Microsoft Dynamics).

Erfolgreicher Standortwechsel deutlich schneller als geplant

Bereits nach vier Wochen war der Transfer von Braunschweig nach Sittensen erfolgreich abgeschlossen. Sowohl die Umsetzung als auch die Optimierung und Stabilisierung der neuen Strukturen und Prozesse erfolgte deutlich schneller als geplant. Dadurch, dass der Interim Manager das „Back-up-Team“ vorzeitig auflöste, konnten in erheblichem Maße Kosten reduziert werden. Durch die Zuweisung von Verantwortungsbereichen schuf der Interim Manager eine klare Personalhierarchie, die die gesamte Belegschaft handlungssicherer machte.

Basis für eine erfolgreiche Autovermietung geschaffen

Mit dieser Verlagerung und anschließenden Verschmelzung ist die Basis für eine erfolgreiche Autovermietung geschaffen. Die nächste Hürde ergibt sich aus der noch ausstehenden Aufgabe, die Gesellschaft mit den Konzernmarken (PKW, LKW) zu vernetzen, um Synergien im Verkauf und in der Vermietung zu erzeugen. Die Produkte der Autovermietung sind skalierbar und können auch digital abgebildet werden.