Interim-CDO für eine gesetzliche Krankenkasse in Sachsen-Anhalt

Das Projekt im Überblick:

• Interim-CDO für eine gesetzliche Krankenkasse in Sachsen-Anhalt
• Ursachen für den ausbleibenden Erfolg der Digitalisierung analysiert
• Silo-Denken aufgebrochen und agile Arbeitsweisen eingeführt
• Schulungen für agile Methoden wie KANBAN, MVP und SAFe
• Erfolgreicher Aufbau von digitaler „Bodenplatte“ und Digitalisierungs-Zentrum
• Agile Arbeitsweisen auf alle Vorhaben mit IT-Beteiligung ausgedehnt

Der Interim-Manager wurde von einer gesetzlichen Krankenkasse mit ca. 2.500 Mitarbeitern als Interim Chief Digital Officer beauftragt. Die Krankenkasse hatte es in 3 Jahren nicht geschafft, verschiedene Geschäftsprozesse sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost mit befriedigenden Ergebnissen zu digitalisieren.

Ursachen für den ausbleibenden Erfolg der Digitalisierung analysiert

In den Gesprächen mit Vorstand und Führungsmannschaft zeigte sich, dass die Führung die Komplexität der Aufgabe stark unterschätzt hatte. Der Interim Manager analysierte die Ursachen für die schleppende Vorgehensweise anhand einer Stärke-Schwächen-Analyse. Dabei stellte sich heraus: Einerseits gab es kaum Expertise zur Digitalisierung. Andererseits war die Organisation nicht dafür aufgestellt, ambitionierte unternehmensübergreifende Projekte zu stemmen. Auch die starren Projektmuster verhinderten bessere Ergebnisse.

Silo-Denken aufgebrochen und agile Arbeitsweisen eingeführt

In Einzelgesprächen mit Führungskräften sowie Mitarbeitern konkretisierte der Interim Manager die Schwachstellen und Reibungsverluste zwischen den Unternehmensbereichen und der IT im Detail. Dabei stellte sich schnell heraus, dass die Prozesse zwischen den Unternehmensbereichen sehr formalisiert waren. Die Mitarbeitenden waren in starren Vorgehensmodellen gefangen. Ferner agierten die Mitarbeiter risikoavers. Aufgrund dieser Ergebnisse wurde der Interim Manager mit weitreichenden Kompetenzen ausgestattet, um die Digitalisierungsinitiative voranzubringen.

Der Interim Manager begann die Reorganisation, indem er für die föderal organisierten Projekte eine übergeordnete Programm-Struktur etablierte, um Kompetenzen zu bündeln und dezentrale Entscheidungsfindungen in der Matrix-Organisation zu fördern.

In Anlehnung an das agile Rahmenwerk von SAFe (Scaled agile Framework) bildete er cross-funktionale Teams. Er etablierte Product Owners und ersetzte die Wasserfall-Prozesse durch ein agiles Vorgehensmodell. Um mehr Flexibilität in der Umsetzung entlang der Notwendigkeiten und der Mehrwerte sicherzustellen, stellte der Interim Manager auf eine rollierende Planung um.  

Der Erfolg ließ nicht lange auf sich warten. Schon nach den ersten 3 Monaten konnten sehr gute Ergebnisse eingefahren werden.

Intensive Schulungen für agile Methoden wie KANBAN, MVP und SAFe

Parallel startete der Interim Manager eine umfassende Qualifizierungsoffensive. Er schulte intensiv das SAFe-Vorgehensmodell und agile Arbeitsweisen wie Product Owner, Scrum Master, MVP, EPICS-Steckbriefe, Features und KANBAN. Ferner trainierte er die Führungskräfte in agiler Leadership.

Insgesamt organisierte und hielt der Interim Manger mehr als 40 Trainings über sämtliche Führungsebenen.

Erfolgreicher Aufbau von digitaler „Bodenplatte“ und Digitalisierungs-Zentrums

In einem weiteren Teilprojekt strukturierte der Interim Manager die mit der Digitalisierung befassten Teile der IT entlang der Wertschöpfungskette. Er versetzte die gut 40 Mitarbeitenden in die Lage, Teil der cross-funktionalen agilen Teams zu werden und Projekte gemäß den Prioritäten transparent abzuarbeiten. Als Software führte er KANBAN (JIRA) ein, um Transparenz herzustellen und die Ressourcen zielgerichtet einzusetzen, ohne sie zu überlasten.

Damit konnten wesentliche Ergebnisse realisiert werden

Aufbau einer digitalen Bodenplatte: digitale Kundenkommunikation mit Eingangs- und Ausgangspost, elektronischen Akten für sämtliche Sachbearbeiter, 360 Grad Sicht auf die Kunden und Bereitstellen verschiedenster Kanäle für die Kunden

Aufbau eines neuen Digitalisierungs-Zentrums, das ein eigenständig betriebenes Scan-Zentrum mit modernster Technologie beheimatet

Agile Arbeitsweisen auf alle Projekte und Vorhaben mit IT-Beteiligung ausgedehnt

Aufgrund der sehr guten Ergebnisse wurde der Interim Manager nunmehr beauftragt, agile Methoden für das gesamte Haus zu skalieren, insbesondere für alle Projekte und Vorhaben mit IT-Beteiligung.

Der Interim CDO beauftragte sämtliche Unternehmensbereiche, alle Projekte, Vorhaben, Change Requests und IT-Bedarfe aufzulisten. Innerhalb von 5 Monaten entstand ein vollständiger Überblick über mehr als 500 Vorhaben für die nächsten 5 Jahre.

Die Umsetzung dieser Projekte liegt in den Händen des neuen CDO, der nunmehr auf agil gestaltete Prozesse und ein sehr gut qualifiziertes Team zugreifen kann.