Wie kann die Performance von Auftragsprojekten im Anlagenbau verbessert werden?

Wie optimiert man sein Projektmanagement?

Wenn Projekte aus dem Ruder laufen und das Unternehmen mit dem Projektgeschäft unbefriedigende Ergebnisse erzielt, liegt die Ursache nicht selten an einem unzureichenden Projektmanagement.

Ich unterstütze Sie bei der Ursachenforschung und der Erstellung einer Roadmap zur Verbesserung Ihrer Projektmanagement-Systematik. Diese beinhaltet

• eine strukturierte Beschreibung von optimierten Projektmanagement-Prozessen und Methoden als auch
• einen Plan für deren Umsetzung.

Dazu helfe ich Ihnen bei der Auswahl geeigneter Werkzeuge und Tools sowie vor allem bei der Schulung der verantwortlichen Projektleiter und Teammitglieder.

1. Erstellen Sie eine zuverlässige Projektstatus-Analyse

Am Beginn eines jeden Beratungsprojektes sollte immer eine offene und ehrliche Analyse des aktuellen Zustands Ihrer Projekte im Vordergrund stehen, denn nicht selten ist mangelnde Transparenz im Projekt-Berichtswesen eine wesentliche Ursache für schlechte Performance.

Dazu sollten Sie alle verfügbaren Daten der Aufträge hinsichtlich Aufgaben und Zielen, also

• Leitungserbringung,
• Terminsituation,
• Fortschritt,
• Kosten und Ertrag sowie
• Projekt-Cash Flow

auswerten.

Die daraus abgeleiteten Erkenntnisse müssen Sie dann durch zielgerichtete Interviews mit den Schlüsselpersonen des Projektes verifizieren, d.h. im Gespräch mit dem Projektleiter und den wichtigsten Teammitgliedern des Projektes sollten Sie herausarbeiten, wie die Daten im Hinblick auf den tatsächlichen Zustand des Projektes, z.B. auf der Baustelle zu interpretieren sind.

Zur Abrundung sollten Sie abschließend Gespräche mit dem Management des Unternehmens führen.

Als Ergebnis erhalten Sie eine zuverlässige und transparente Beschreibung über den Staus Ihres Projekt-Portfolios.

2. Stellen Sie Abweichungen von der Projektplanung fest

Vergleichen Sie dann die Beschreibung des aktuellen Zustands der einzelnen Projekte mit der bei Projektbeginn erstellten Planung in Bezug auf Leistungserbringung, Terminen und Kosten bzw. Erlöse.

Bei komplexen, langlaufenden Projekten ist es nicht unüblich, dass sich dabei Abweichungen zeigen. Ist das der Fall, sollten Sie diese analysieren, um insbesondere die Ursachen herauszufinden. Dabei geht es vor allem darum zu erkennen, ob es sich um einen einmaligen Vorfall handelt, der zudem evtl. außerhalb der eigenen Kontrolle liegt, wie z.B. die Beschädigung von Ausrüstungen während des Transports.

Möglicherweise liegt aber auch ein Muster vor, dass auf einen systematischen Mangel deutet, wenn z.B. immer wieder der gleiche Fehler in bestimmten Engineering-Dokumenten auf der Baustelle festgestellt wird.

Im Anschluss sind mögliche Maßnahmen für jedes einzelne Projekt zu identifizieren, mit denen negative Auswirkungen auf das Projektergebnis vermieden oder zumindest minimiert werden können. Falls eine Abweichung durch einen Vertragspartner verursacht wurde, gehört dazu auch Schritte einzuleiten, mögliche negative Auswirkungen im Wege eines Vertragsnachtrages zu kompensieren.

Bei systematischen Mängeln und Problemen liegen die Ursachen meist in den angewandten Abläufen und Methoden. Somit erhalten Sie hiermit wichtige Informationen, an welchen Stellen Sie bei der Optimierung Ihrer Projektmanagement-Systematik ansetzen müssen.

3. Führen Sie eine realistische Projekt-Risikoanalyse durch

Projekte im Maschinen- und Anlagenbau sind typischerweise durch eine lange Laufzeit gekennzeichnet.

In einem Umfeld, das immer mehr durch den Begriff VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) geprägt ist, resultiert daraus eine verstärkte Unsicherheit – für den Projektleiter, die Projektbeteiligten und für die Projektabwicklung selbst.

Umso wichtiger ist es, nicht nur zum Zeitpunkt des Projektstarts eine klare Projektabwicklungsstrategie zu entwickeln, sondern im Verlauf der Projektdurchführung die Risiken und Chancen für das Projektergebnis immer wieder neu unter Berücksichtigung der aktuellen Gegebenheiten zu identifizieren.

Dazu ist es unabdingbar, eine realistische Risikoanalyse auf der Basis von Risikoworkshops und -assessments mit den relevanten Fachbereichen aus Ihrem Hause durchzuführen. Dabei hat es sich als hilfreich in der Praxis erwiesen, mit Checklisten zu arbeiten, mit denen sichergestellt werden kann, dass alle relevanten Aspekte bei der Diskussion adressiert werden. Zudem können die Risiken so nach Themenblöcken geclustert werden, z.B. technologische, kalkulatorische oder vertragliche Risiken, wodurch sich auch das Risikomanagement strukturieren lässt.

Als Ergebnis erhalten Sie eine Risikomatrix, die die Basis für ein pro-aktives Risikomanagement für das jeweilige Projekt bildet, einschließlich geeigneter Maßnahmen, um mögliche negative Auswirkungen auf das Projektergebnis so weit wie möglich zu vermeiden.

Denn in der Praxis ist das größte Risiko für Ihre Anlagenbau-Projekte, die Risiken nicht „auf dem Schirm“ zu haben.

4. Erstellen Sie eine Projektmanagement-Roadmap mit Korrekturmaßnahmen

Aus den Ergebnissen der Projektstatus-Analyse ergeben sich auch Erkenntnisse über den Zustand Ihres Projektmanagement-Systems. Daraus können Sie eine Analyse der Methoden, Prozesse und Strukturen ableiten, die zur Steuerung der Projekte angewendet werden.

Beispielhaft einige Fragestellungen, die in diesem Zusammenhang analysiert werden sollten:

• Wie erfolgt die Projektselektion im Rahmen der Geschäftsanbahnung?
• Wie stellen Sie eine realistische Planung hinsichtlich Kosten und Termine während der Angebotserstellung sicher?
• Wie sind die Verantwortlichkeiten für Vertragsverhandlung und die Freigabe zur Unterschrift geregelt?
• Wie steuern Sie die Projektabwicklung und das Risikoprofil des Projekt-Portfolios?
• Wie erfolgt die Auswahl der Mitarbeiter und Personalzuordnung für die einzelnen Projekte?

Diese Analyse bildet dann die Basis für die Entwicklung zielgerichteter Korrekturmaßnahmen, die darauf ausgerichtet sind, das Management Ihres Projektportfolios zu optimieren und durch ein „State-of-the-Art“-Projektmanagement die Ergebnisse Ihrer Projekte zu verbessern.

Diese können Sie dann in einen Plan einfließen lassen, in dem Sie den Weg für die konkrete Umsetzung der einzelnen Maßnahmen beschreiben.

5. Formulieren Sie Projektmanagement-Richtlinien zur Optimierung des Projektmanagements

Ein professionelles Projektmanagement bildet das Fundament für eine erfolgreiche Projektabwicklung. Gleichzeitig ist es von entscheidender Bedeutung, dass die angewendeten Methoden an den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ausgerichtet sind.

Das umfasst mindestens zweierlei:

1. Die Definition effizienter und einheitlicher Abläufe für die Planung und Durchführung Ihrer Projekte: In der Praxis hat es sich bewährt, zunächst die einzelnen Phasen eines typischen Projektablaufs festzulegen, und dann die Prozesse entlang dieser Projektphasen für die einzelnen Projektmanagement-Wissensgebiete (z.B. Terminmanagement, Kostenmanagement, Dokumentenmanagement, Kommunikationsmanagement, Risikomanagement etc.) zu beschreiben.
2. Die Entwicklung von Projektmanagement-Strukturen für die zielgerichtete und erfolgreiche Steuerung Ihres Projekt-Portfolio: Hierunter fallen Regelungen für eine strukturierte Projekt-Selektion mit klarer Projekt-Governance, z.B. durch einen Stage-Gate-Prozess mit klaren Freigaberegeln durch verschiedene Management-Ebenen auf der Basis einer Risiko-Kategorisierung der Projekte. Diese Kategorien können dann in der Projektabwicklung auch als Basis für einen regelmäßigen Review-Zyklus des Projekt-Portfolios auf den verschiedenen Management-Ebenen dienen.

Das alles fließt ein in ein Projektmanagement-Handbuch mit praxisnahen Richtlinien für eine optimierte Projektmanagement-Systematik.

6. Stellen Sie eine maßgeschneiderte Projektmanagement-Toolbox zusammen

Für eine erfolgreiche Projektarbeit benötigen alle Projektbeteiligten Projektmanagement-Tools, die abgestimmt sind auf die definierten Prozesse und Methoden.

Um diese Toolbox zusammenzustellen, kann es sinnvoll sein, zunächst Einzellösungen für verschiedene Aufgaben bzw. Aufgabenstellungen während der Projektplanung und -durchführung auszuwählen, mit dem Ziel, möglichst schnell für Ihr Unternehmen passende Werkzeuge zum Einsatz zu bringen, z.B. MS-Project für die Terminplanung oder Projektberichte auf EXCEL-Basis.

Die Erfahrungen aus der Anwendung dieser Tools kann dann später genutzt werden für die Implementierung einer umfassenden Projektmanagement-Software, mit der Sie den gesamten Projektmanagement-Prozess ganzheitlich abbilden können.

7. Richten Sie Schulungen und Trainings ein

Der letzte, aber entscheidende Schritt in der Umsetzung einer optimierten Projektmanagement-Systematik besteht darin, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die definierten Prozesse und Methoden zusammen mit den darauf abgestimmten Tools in ihrer Tagesarbeit bei der Planung und Durchführung der Projekte nutzen und einsetzen.

Um dieses Ziel zu erreichen, sollten Sie ein zielgruppenorientiertes Projektmanagement-Curriculum entwickeln.

Dies beinhaltet die Beschreibung der Lerninhalte sowie die Definition der anzuwendenden Lehrmethoden. Hierunter fallen sowohl klassische Formate wie

• Roadshows,
• Seminare oder
• Workshops,

aber auch die Nutzung moderner Kommunikationsmittel wie

• Online-Trainings oder
• eLearning-Module,

zumal infolge der Pandemie Webinare und andere Online-Formate eine breite Akzeptanz gefunden haben.  

Erfahrungsgemäß lohnt sich spätestens an dieser Stelle der Rückgriff auf einen externen Berater, der Sie bei der Konzeption der einzelnen Elemente des für Sie definierten Schulungsprogramms sowie als Trainer für die Durchführung von entsprechenden Seminaren zur Verfügung steht.