Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen und Risikomanagement

Das Projekt in Stichworten:

• Harmonisierte Kernprozesse für Angebotserstellung und Projektabwicklung eingeführt
• Trainingsprogramm mit Seminaren und eLearning-Modulen entwickelt
• Risikomanagement konzipiert und eingeführt
• PMO-Organisation aufgebaut und etabliert
• Unternehmen findet mit einheitlichen Geschäftsprozessen und Risikomanagement wieder in die Spur

Eine international tätige Unternehmensgruppe für Ingenieur- und Beratungsdienstleistungen im Bereich Infrastruktur und industrieller Anlagenbau war durch den weltweiten Zukauf kleinerer und mittlerer Unternehmen stark gewachsen. Zunächst wurden diese Unternehmen im Wesentlichen als eigenständige Einheiten weitergeführt. Die fehlende Integration erschwerte aber die bereichsübergreifende Zusammenarbeit signifikant, was zu erheblichen Kostensteigerungen in den betroffenen Projekten führte. Zusätzlich hatten einige Geschäftsbereiche Projekte mit nicht beherrschbaren Risiken akquiriert. Diese Situation führte in der Folge zu einer Erosion des Unternehmensergebnisses. Deshalb betraute die Unternehmensleitung den Interim-Manager – seinerzeit in Festanstellung - als Group-PMO (Projektmanagement Officer) mit der Aufgabe, ein Programm zur Einführung vereinheitlichter Geschäftsprozesse (Projektmanagement-Richtlinien) und eines unternehmensweiten Risikomanagements zu leiten.

Harmonisierte Kernprozesse für Angebotserstellung und Projektabwicklung eingeführt

Nachdem im Vorwege in intensiven Workshops die Basis für harmonisierte Prozesse gelegt worden war, erstellte der Interim-Manager in enger Abstimmung mit den Beteiligten Projektmanagement-Richtlinien für die verschiedenen Aspekte eines professionellen Projektmanagements. Darin sind die nunmehr definierten Kernprozesse zur Angebotserstellung und Auftragsabwicklung für die verschiedenen Projektarten detailliert beschrieben. Nach Freigabe durch die Unternehmensleitung fasste der Interim Manager die Richtlinien in einem Handbuch zusammen. Das Handbuch wurde dann im Intranet und klassisch als gedruckte Ausgabe veröffentlicht. Zusätzlich wurden die wesentlichen Inhalte kaskadenförmig bei Veranstaltungen im Unternehmen kommuniziert.

Trainingsprogramm mit Seminaren und eLearning-Modulen entwickelt

Um die Akzeptanz weiter zu erhöhen und eine möglichst flächendeckende Durchdringung in der täglichen Projektarbeit zu erreichen, konzipierte der Interim Manager darüber hinaus ein umfangreiches Trainingsprogramm. Dieses Programm beinhaltete Präsenztrainings mit einer Serie von Seminaren. Zur Vertiefung einzelner Themen entwickelte der Interim Manager eLearning-Module. Ein gezieltes Monitoring stellte sicher, dass der Großteil der relevanten Mitarbeitenden an den jeweiligen Trainingsmaßnahmen teilnahm.

PMO Organisation aufgebaut und etabliert

Um die Umsetzung dieses Programms im Unternehmen organisatorisch zu verankern und eine nachhaltige Anwendung der Projektmanagement-Richtlinien zu gewährleisten, baute der Interim Manager eine konzernweite PMO-Organisation auf. Er sorgte dafür, dass für jeden Geschäftsbereich ein Project Management Officer (PMO) ernannt wurde, die er in einem virtuellen Team führte. Die PMO haben unter Anleitung des Interim-Managers dafür Sorge getragen, dass in dem jeweiligen Geschäftsbereich die notwendigen Maßnahmen zur Umsetzung des Programms umgesetzt wurden.

Risikomanagement mit Risikoclustern und Reportings konzipiert und eingeführt

Ein weiterer Schwerpunkt des Programms lag im Aufbau eines Risikomanagement-Systems. In enger Abstimmung mit dem für Risikomanagement zuständigen Vorstandsmitglied definierte der Interim Manager eine Kategorisierungsmatrix, mit der Projekte verschiedenen Risikoclustern für den Genehmigungsprozess zugeordnet werden konnten. Damit ist klar geregelt, auf welcher Management-Ebene ein Projekt zum Passieren der jeweiligen Quality-Gates während der Angebotsphase freigegeben werden muss. Für die Projektabwicklung etablierte der Interim Manager ebenfalls unter Nutzung der Risikocluster monatliche Reportings und Reviews. So ist sichergestellt, dass auf allen Management-Ebenen die relevanten Risiken so früh wie möglich bekannt werden. Reportings und Reviews schaffen die Möglichkeit, Veränderungen zeitnah zu erkennen und Korrekturmaßnahmen frühzeitig zu ergreifen, um so negative Auswirkungen auf das Unternehmensergebnis so weit wie möglich zu vermeiden. 

Unternehmen findet mit einheitlichen Geschäftsprozessen und Risikomanagement wieder in die Spur

Nach zwei Jahren war die Umsetzung erfolgreich abgeschlossen: Die Projektmanagement-Richtlinien waren flächendeckend ausgerollt und die neuen Prozesse fest im Unternehmensalltag verankert. Durch die konsequente Anwendung der Governance-Prinzipien bzgl. Projektfreigabe und -Review konnte die Risikosituation des Unternehmens signifikant verbessert werden. Alles in allem hatte dieses Programm maßgeblichen Anteil daran, dass sich das Unternehmensergebnis positiv entwickelte.